什么是档案:档案是指有意收藏的人们活动的原始记录,比如国家档案,企业档案等。

什么事档文:档文(record)是指以数字化形式保存的一些特殊内容的原始记录,这些内容,如发票,合同,EMail等,它们的内容不允许修改,有一定的保存规范,并具有各自的生命周期。档文具有“质证”能力。

Alfresco档文及档案管理系统适用于 档案馆、医院、保险公司、银行和企业中要求依法留存一定时间,并需要管理内容信息的生命周期的场景。

更严格的法规以及更高水平透明度的要求推动着公司采用档文管理解决方案,从而帮助公司实现信息治理和一致性方案。但是,由于用户接受水平低,往往不能兑现预期。
Alfresco One与档文管理是不同的。内置于Alfresco,这些信息治理解决方案便于最终用户处理文件,且及时记录档文,无需改变用户的工作方式。


简单的档文备案

用户可以从他们的Web浏览器,从他们的电子邮件,或者从他们的桌面上传档文。


就地档文声明

用户可以在Alfresco系统中的任何位置申报档文。就地即时访问文件,无需浏览复杂的文件计划。


自动化申报

Alfresco自动把文件归档,并基于简化原则配置业务规则申报档文。


动态档文文件夹

动态文档方案根据业务规则自动把档文归档到适当的文档方案文件夹里,该文件夹将根据需要进行创建。


文件计划

易于配置的文件计划允许信息管理人员对系统进行建模,以满足他们准确的信息管理和一致性的需求。


档文处置

档文的类别可以应用到文档方案的任何阶段,来加强所需处置时间表的管理。


快速的电子检索

强大的搜索功能允许用户根据档文的内容和属性来查找相应的档文。


完整的审计跟踪记录
一个完整的审计跟踪记录显示谁何时曾访问哪些文件。审计报告也将作为档文存档。


冻结并保持
档文管理员可以冻结或保持档文,以防止更改并暂停默认保留时间表。


Alfresco档文管理方法的优势

Alfresco One与档文管理具有显著的优势:

  • 提高用户使用率 : 一个解决方案支持所有的内容,具有简单的申报程序,最终用户使用简洁,从而带来更高的用户使用率。
  • 单一的储存库 : 实现对所有电子文件的管理(文件、网页、 电子邮件、图像,公司档文、社交和移动文件等)。
  • 简明易用 : 单一的用户界面,同时用于标准内容和公司档文的管理。
  • 降低成本和降低风险: DoD 5015.02认证的开源解决方案不存在预付的牌照费用。同时支持ISO-15489