Results: 
  • 放棄Documentum使用Alfresco系統
  • 減少軟件許可證開銷和維護費用
  • 將文件管理費用降低了50%
  • 簡化學生貸款文件處理程序
  • 在學生貸款過程中更輕松地跟蹤文件
  • 將文件轉移到Alfresco資源庫 
About: 

使用Alfresco平臺和Micro Strategies減少昂貴的軟件許可證開銷,優化學生貸款流程 

Challenge: 

First Marblehead同貸款機構和學校壹起合作,滿足日益增長的學生個人貸款的需求。他們提供設計和實施國家和地區級別金融機構以及美國教育機構對私人教育的貸款計劃。First Marblehead已經成功地幫助超過六百萬的學生申請貸款,申請到的貸款額度超過165億美金。

First Marblehead助學貸款部門最開始使用Documentum存貯和管理所有的貸款文件。然而,文件創建過程大多數為手動操作並且極為費時。例如,壹個學生貸款的案例,其中包括多個文件,匯集成為壹個單壹的PDF文件,信貸員將其存儲在Documentum資料庫之前必須手動驗證和分離的PDF頁面和相關的元數據。

公司的IT團隊決定評估新的系統來簡化學生貸款的工作流程,同時降低相關的成本。正如許多企業受到信貸危機的影響,First Marblehead也需要降低成本,減少甚至消除昂貴的軟件許可證和維護費用。 

Solution: 

在咨詢了Micro Strategies之後,First Marblehead使用Alfresco取代了Documentum。Micro Strategies和First Marblehead進行合作,實施、定制並集成Alfresco和Kofax(文件捕捉應用)到他們現有的貸款管理系統。

Alfresco的開源方法,以及現代的、靈活的架構使得First Marblehead的業務流程輕松地完成了集成和定制。同時支持First Marblehead合並工作流,簡化了貸款文件的創建和管理。更重要的是, Alfresco的整體解決方案和軟件的成本低於Documentum總成本50%以上。

Micro Strategies的 MSI Profiler軟件配合Alfresco應用於貸款文件處理。通過MSI Profiler的性能,First Marblehead獲得了壹些額外的功能,例如,文件分隔(將合成的PDF中的多個文件或者網頁分離成為單獨的文件),並將這些文件或者網頁集成到現有系統中。Snowbound成像軟件嵌入MSI Profiler可以很容易地看到PDF電子分隔的每個頁面所包括元數據。例如,loan offers可以將20頁的PDF文件電子分隔成較小的2-3頁的個人文件,並進行路由選擇,批準並存放在Alfresco資料庫中。

在創建新文件的過程中,First Marblehead貸款管理系統需要驗證貸款信息,然後MSI Profiler才能應用到相關的文件。如果文件或者數據不能驗證通過,Alfresco工作流將文件發給Research部門審查並確認身份,使得該貸款申請可以順利進行。

Micro Strategies創建了儀表板幫助First Marblehead追蹤貸款,並且能夠很容易地看到審查步驟進行到哪裏。儀表板用戶可以查看活動列表、團隊成員、項目日歷、已修改的內容和各種文件的項目鏈接,同時可以將報告數據輸出成為excel文件。公司高管也可以使用儀表板跟蹤業務數據,例如處理中的貸款申請數額以及每個貸款申請所包含的文件數。

新的系統全面提高了員工的工作效率。First Marblehead現在能夠承擔峰值處理期間增長的文件管理數量,而僅需較少的額外資源。 

Conclusion: 
  • 簡化學生貸款文件的創建程序,與紙質文件的關聯降低到最小化。
  • 為配合審計和合規審查步驟改善貸款文件的追蹤
  • 用戶可以查看和使用只有壹個搜索條件的搜索,檢索結果查看所有相關文件,協助文件處理。
  • 即使在最繁忙的季節First Marblehead也可以輕松地在系統裏增加新用戶,並快速處理貸款文件。
  • 用戶可以輕松地集合並輸出文件,匯總到壹個文件夾或者壹個excel文件。
  • 當前Alfresco資料庫可以保存500萬個文件和壹個TB的數據。 
Next Steps: 

最初,First Marblehead只在其學生貸款部門使用Documentum。由於Alfresco低成本的所有權和可擴展性,以及啟用 MSI Profiler後所帶來的額外的功能,該公司希望將這種新的文件管理模式擴大應用到整個組織的其他部門。接下來,First Marblehead計劃開始在收賬和付款部門使用Alfresco。

Country: 
United States
Chinese, Traditional