Results: 

放棄使用OpenText,轉移到Alfresco Content Platform 遷移到開源的ECM解決方案從而長期地降低了ECM成本 改善了用戶文件和設計上的合作 中央資料庫管理文件像共享的驅動器壹樣容易 安全可擴展的文件系統迎合長期業務發展的需求 預計將Alfresco資料庫升級至15TB Alfresco Premium Support反應時間迅速,壹對壹技術支持,提供Miller ECM優先級迅速解決問題

Challenge: 

Miller Group(米勒集團)在英國屢獲殊榮,業務涉及房屋建築,房地產開發,建築工程及采礦。Miller Group的總部設在愛丁堡,業務遍及英國,員工超過1000人。 Miller Group跨業務管理文件可不是壹項簡單的任務。在過去的10年裏,該集團壹直使用OpenText作為它主要的文件管理系統。 2009年,Miller Group希望削減支出,隨之將註意力轉向IT許可證和維護成本的削減。 OpenText每年維護費用是IT預算的壹個重要部分,集團認為是時候來評估其他文檔管理系統了,新的系統要與目前的系統功能持平,即使沒有更多的新功能,至少要把所有權成本降下來。 雖然成本是重新評估系統的主要驅動力,Miller仍舊非常關註產品本身,主要從產品的特性集和功能性進行了詳細的評估。他們所需要的產品包括強大的文件管理功能,同時能提供先進的架構和用戶界面。Miller也關註產品的社會化合作功能,這將使它更容易為用戶文件提供共享和合作。

Solution: 

每個評估產品的分數接近,然而,Alfresco平臺作為壹個強大的文件管理系統優勢明顯,它提供了更大的靈活性和更多整合的機會。作為壹個開放源代碼產品,Alfresco還具有顯著的成本優勢,是能夠適應Miller Group長期需求的最佳平臺。 為了幫助加快Alfresco的實施並保證平臺的不間斷使用,Miller簽署購買了Alfresco Premier Support支持,Alfresco將為Miller配備專門的技術客戶經理,協助解決任何問題,並提出最佳解決方案。客戶經理為Miller提供壹對壹服務,充分了解他們的具體需求和優先級。Premier Support確保Miller能最大限度地利用Alfresco平臺,充分利用將該系統功能的優勢。 今天,Miller的每個業務組都使用定制的Alfresco平臺來滿足特定的文檔管理需求和流程。IT部門定制的Alfresco以確保用戶可以將CAD圖紙上傳到系統,正確使用和管理修訂。房屋建築和物業管理部門使用Alfresco作為設計、法律文件和其他文件的核心資料庫。Alfresco就像壹個共享的驅動器,用戶可以輕松地拖拽文件放到資料庫中。Alfresco同時提供文件版本控制,其操作和使用也同樣容易。 建築部門使用Alfresco Share管理每個獨立建設項目的文檔。Miller為承包商和合作夥伴提供項目現場文件的訪問,允許他們查看並合作設計。利用安全權限,Miller可以確保用戶只能訪問相應的文件。 與先前的系統相比,Alfresco Share的儀表板視圖和內容活動種子使得文件合作變得更加容易。當文件已添加或修改,用戶可以快速查看文件,並允許他們重新審閱或添加評論。 Miller的HR部門占盡Alfresco的優勢成為無紙化辦公的部門。使用Kofax文檔捕獲解決方案,人力資源相關的紙質文件掃描後存入Alfresco系統。使用自定義的Web腳本,元數據附加到文檔中,同時系統自動創建相應的電子記錄。這樣節省了HR部門的時間和物理空間,減少了錯誤並簡化了審計過程。 隨著Alfresco的全面實施,Miller在從OpenText的資料庫遷移到Alfresco的過程中,有超過800萬個文件。Miller歸檔了壹些文件,但仍預計將Alfresco的資料庫擴展到15 TB。

Conclusion: 
  • 取代OpenText以經濟實惠、功能豐富的文件管理和合作平臺,橫跨公司的四大業務部門
  • Alfresco Share的儀表板優化了用戶合作,更容易查找和訪問文件
  • 使用Premier Support支持盡快解決問題,提供Miller壹對壹的服務,致力於他們的成功
  • Miller整體的ECM成本立刻減少了40%,預計在系統整體安裝完畢時,減少至50%
 
Next Steps: 

Miller Group的IT部門壹直在試圖改善他們的文檔管理流程,並爭取最大限度地利用Alfresco系統。壹旦他們完成了從OpenText的遷移,IT部門計劃考慮實施Alfresco 4.0,這個版本包括壹些新的移動功能,例如為移動設備定制Alfresco Share應用程序。Miller也在期待實現額外的工作流功能來改進業務流程,減少紙張的使用。該公司非常期待成為無紙化辦公的公司。

Country: 
United Kingdom
Industry: 
Chinese, Traditional