Results: 
  • 使得阿萨巴斯卡大学将超过700门课程的资料迁移到Alfresco上
  • 改善了课程资料的在线管理
  • 设计了Minor Correction, Minor Revision/Exam Revision,和Major Revision/New Course的工作流程
  • 实施了Minor Correction的工作流程
  • 建立了档文(记录)管理的基础
  • 为改善的管理在Alfresco中建立了分类构架
  • 创建了一个管理文档生命周期的系统
  • 为整个大学建立了一个可升级的内容环境
About: 

Zia是一样工具,帮助我们确认如何最佳利用Alfresco来满足文档和档文(记录)管理的需要。 Zia无比开诚布公地和我们的技术团队分享自己的专业知识,从而我们能继续开发自己的Alfresco工作流程和内容流程。 我们起到在未来Alfresco的项目中和Zia共事。“ —凯伦·斯托佛(Karen Stauffer),阿萨巴斯卡大学程序分析员

Challenge: 
做为加拿大的顶尖开放式大学,阿萨巴斯卡大学(英文简称AU)提供了700多个在线的远程或实体课程。 有着38000多名学生和1200名教育教学人员,管理课程内容并不是一项简单的任务。
 
AU的技术基础设施建立在开源平台上,将Moodle做为它的学习管理系统(英文简称LMS)或在线学习环境。 Moodle成功地解决了课程内容、作业和课堂互动,但是并没有着眼于内容的完整生命周期:从创建到编辑到储存。
 
2007年,AU实施了 Alfresco Enterprise,用于储存和管理课程内容。 该大学迅速地看到了Alfresco的优势,但是也意识到他们并没有对其全部的强有力功能进行使用。 到2009年为止,AU希望扩展其对Alfresco的使用,能包括到管理性的工作流程:针对的是课程内容、档文(记录)管理和所有教室课程的数字化/储存。
 
为了实现这个目标,AU需要外界的帮助,能迁移至最新发布的Alfresco,设计一个分类构架、建立工作流程、安装Alfresco平台,从而围绕着文档和档文(记录)管理,满足该大学现行和未来的需求。
Solution: 
在洛杉矶的Alfresco会晤上,和Alfresco的代表交谈了以后,他们将AU介绍给了Zia Consulting,,一家Platinum Partner。 Zia建议,对大学的技术基础设施、业务目标、工作流程要求和档文(记录)管理需求,使用详细的路线图评估。 在六周之内,Zia的咨询员和AU的各团队进行了会面,了解了现行的业务流程,概括了工作流程的模式,也评估了AU对分级文档的分类构架。
 
该评估将AU的需求分为3个工程——升级和安装Alfresco3.3;设计档文(记录)管理策略;以及建立工作流程。 评估的关键是帮助AU了解Alfresco是如何前后相连建立的流程的。
 
Zia和技术团队共事,为Alfresco的升级安装了强有力的基础。Zia开发了此构架,开展了代码审查,也确定了储存库的需求。 Zia确保了新的Alfresco环境能与Moodle进行整合,实现无缝式工作流程。
 
AU在Alfresco中实施了一个文件和分类构架,做为大学的档文(记录)管理基础。 这也确保了正将档文(记录)管理政策使用在课程资料中。 质量控制(英文简称QC)报告包括在其中,帮助AU的人员了解文档什么时候添加进入或者迁移到Alfresco的储存库中。 Zia也准备为AU将700多个课程的课程资料迁移到使用新式分类构架的Alfresco储存库中。
 
这个细节的准备,使该大学能在未来的几年内方便地实施Alfresco的档文(记录)管理模式,围绕着所有的内容设立留存政策和管理。
 
Zia和AU的IT小组共事,对AU的学习设计和开发中心(英文简称CLDD)的Minor Corrections工作流程进行了开发和测试,这是课程开发和修订的一部分。 该工作流程被频繁地使用,建立了一个在线的审批流程,纠正活跃的课程资料。 通过测试流程,该小组能够对工作流程进行精简,同时符合CLDD和课程设计者的预期。 新的工作流程也能提供审计跟踪,使学校更好地管理其流程。
 
AU的IT小组跟踪着Zia的咨询员,进行该工作流程的开发和测试。 这个合作伙伴关系,让IT小组在第一手地学习了如何将工作流程有效地开发和展现。 AU现在能独立地创建额外的复杂工作流程。
Conclusion: 
  • 通过和Zia Consulting的共事,AU现在能充分利用Alfresco中的所有功能,将其做为中央数据库扩展至整个大学,用于内容的创建、编辑和管理。
  • 使用档文(记录)管理政策和工作流程,文档的生命周期和它同大学LMS的无缝式整合,让文档的管理变得更容易。
  • 新的文档和档文(记录)管理系统的用户超过1000人,很容易进行升级,从而能方便地应对现在和未来的需求。
  • AU的IT小组拥有工具,能成功地维护Alfresco,开展剩余的工作流程和档文(记录)管理模式。
Next Steps: 
AU的IT小组如今拥有工具,能成功地维护Alfresco,开展剩余的工作流程和档文(记录)管理模式。
 
在未来的18个月内,该大学着眼的是,围绕着整个校园的测试修订和扩展自己的分类系统,实施额外的工作流程。
Country: 
Canada
Industry: 
Chinese, Simplified