Results: 
  • 使得阿薩巴斯卡大學將超過700門課程的資料遷移到Alfresco上
  • 改善了課程資料的在線管理
  • 設計了Minor Correction, Minor Revision/Exam Revision,和Major Revision/New Course的工作流程
  • 實施了Minor Correction的工作流程
  • 建立了檔文(記錄)管理的基礎
  • 為改善的管理在Alfresco中建立了分類構架
  • 創建了壹個管理文檔生命周期的系統
  • 為整個大學建立了壹個可升級的內容環境
About: 

Zia是壹樣工具,幫助我們確認如何最佳利用Alfresco來滿足文檔和檔文(記錄)管理的需要。 Zia無比開誠布公地和我們的技術團隊分享自己的專業知識,從而我們能繼續開發自己的Alfresco工作流程和內容流程。 我們起到在未來Alfresco的項目中和Zia共事。“ —凱倫·斯托佛(Karen Stauffer),阿薩巴斯卡大學程序分析員

Challenge: 

做為加拿大的頂尖開放式大學,阿薩巴斯卡大學(英文簡稱AU)提供了700多個在線的遠程或實體課程。 有著38000多名學生和1200名教育教學人員,管理課程內容並不是壹項簡單的任務。

AU的技術基礎設施建立在開源平臺上,將Moodle做為它的學習管理系統(英文簡稱LMS)或在線學習環境。 Moodle成功地解決了課程內容、作業和課堂互動,但是並沒有著眼於內容的完整生命周期:從創建到編輯到儲存。

2007年,AU實施了 Alfresco Enterprise,用於儲存和管理課程內容。 該大學迅速地看到了Alfresco的優勢,但是也意識到他們並沒有對其全部的強有力功能進行使用。 到2009年為止,AU希望擴展其對Alfresco的使用,能包括到管理性的工作流程:針對的是課程內容、檔文(記錄)管理和所有教室課程的數字化/儲存。

為了實現這個目標,AU需要外界的幫助,能遷移至最新發布的Alfresco,設計壹個分類構架、建立工作流程、安裝Alfresco平臺,從而圍繞著文檔和檔文(記錄)管理,滿足該大學現行和未來的需求。

Solution: 

在洛杉磯的Alfresco會晤上,和Alfresco的代表交談了以後,他們將AU介紹給了Zia Consulting,,壹家Platinum Partner。 Zia建議,對大學的技術基礎設施、業務目標、工作流程要求和檔文(記錄)管理需求,使用詳細的路線圖評估。 在六周之內,Zia的咨詢員和AU的各團隊進行了會面,了解了現行的業務流程,概括了工作流程的模式,也評估了AU對分級文檔的分類構架。

該評估將AU的需求分為3個工程——升級和安裝Alfresco3.3;設計檔文(記錄)管理策略;以及建立工作流程。 評估的關鍵是幫助AU了解Alfresco是如何前後相連建立的流程的。

Zia和技術團隊共事,為Alfresco的升級安裝了強有力的基礎。Zia開發了此構架,開展了代碼審查,也確定了儲存庫的需求。 Zia確保了新的Alfresco環境能與Moodle進行整合,實現無縫式工作流程。

AU在Alfresco中實施了壹個文件和分類構架,做為大學的檔文(記錄)管理基礎。 這也確保了正將檔文(記錄)管理政策使用在課程資料中。 質量控制(英文簡稱QC)報告包括在其中,幫助AU的人員了解文檔什麽時候添加進入或者遷移到Alfresco的儲存庫中。 Zia也準備為AU將700多個課程的課程資料遷移到使用新式分類構架的Alfresco儲存庫中。

這個細節的準備,使該大學能在未來的幾年內方便地實施Alfresco的檔文(記錄)管理模式,圍繞著所有的內容設立留存政策和管理。

Zia和AU的IT小組共事,對AU的學習設計和開發中心(英文簡稱CLDD)的Minor Corrections工作流程進行了開發和測試,這是課程開發和修訂的壹部分。 該工作流程被頻繁地使用,建立了壹個在線的審批流程,糾正活躍的課程資料。 通過測試流程,該小組能夠對工作流程進行精簡,同時符合CLDD和課程設計者的預期。 新的工作流程也能提供審計跟蹤,使學校更好地管理其流程。

AU的IT小組跟蹤著Zia的咨詢員,進行該工作流程的開發和測試。 這個合作夥伴關系,讓IT小組在第壹手地學習了如何將工作流程有效地開發和展現。 AU現在能獨立地創建額外的復雜工作流程。

Conclusion: 
  • 通過和Zia Consulting的共事,AU現在能充分利用Alfresco中的所有功能,將其做為中央數據庫擴展至整個大學,用於內容的創建、編輯和管理。
  • 使用檔文(記錄)管理政策和工作流程,文檔的生命周期和它同大學LMS的無縫式整合,讓文檔的管理變得更容易。
  • 新的文檔和檔文(記錄)管理系統的用戶超過1000人,很容易進行升級,從而能方便地應對現在和未來的需求。
  • AU的IT小組擁有工具,能成功地維護Alfresco,開展剩余的工作流程和檔文(記錄)管理模式。
Next Steps: 

AU的IT小組如今擁有工具,能成功地維護Alfresco,開展剩余的工作流程和檔文(記錄)管理模式。

在未來的18個月內,該大學著眼的是,圍繞著整個校園的測試修訂和擴展自己的分類系統,實施額外的工作流程。

Country: 
Canada
Industry: 
Chinese, Traditional