Results: 
如今,麥考瑞不再產生物理紙質記錄。現在所有的學生記錄都是電子文件,並且Alfresco服務器作為學校的中央內容存儲庫而存在。當學生記錄被掃描的那壹刻,例如,管理員可以移動文件直接到制定的文件夾,以被自動路由到正確的學生記錄文件夾。類似的電子工作流程已為發票創建。
 
“相比較掃描物理文檔來說,這份工作要輕松得多,”Nguyen說。“讓大學遠離以紙張為基礎的工作流,轉入純粹是電子的工作流,對於我們來說是十分重要的。”
 
麥考瑞的Alfresco平臺現包含超過160萬份電子資產,以及超過2,500名用戶。每壹星期,大約有10,000到15,000的新電子資產將被創建和上傳到Alfresco裏。
 
第壹步是數字化內容。目前,大學的重點在於深入理解其內容。例如,分析學生記錄,以更好的了解導致學生留級的因素,以及哪些信息是和法定報告相關的。
 
雖然當前該平臺的壹些方面可以在平板電腦上使用,向前發展,學校希望利用Alfresco移動應用程序,讓用戶遠程訪問Alfresco變得更加簡單容易。
 
在不久的將來,麥考瑞還希望使用Alfresco的雲基礎架構。作為主要服務的客戶,麥考瑞受益於與Alfresco技術客戶經理壹起工作,他們的內部管理員接受了壹些Alfresco大學培訓課程,以快速在大學的多個業務院系利用平臺進行工作。
 
“基於我們的經驗,我十分推薦Alfresco的咨詢服務給任何新的客戶,”Nguyen說。“Alfresco已經成為大學裏十分重要的系統。很難想象,還有其他產品可以像Alfresco壹樣滿足眾多不同的使用案例,尤其是在大學環境裏,妳有著許多自治院系,每壹個院系都有著自己獨特的需求。”
About: 

位於澳大利亞悉尼的麥考瑞大學,側重於轉化型學習(transformative learning)和世界壹流的研究。久負盛名的麥考瑞大學,在它的四大學院裏,現擁有50,000名學生和2,800名員工,其在教育,研究,畢業生就業能力和設施獲得了高度廣泛的認可。

Challenge: 
在Alfresco之前,麥考瑞大學壹直希望解決大體積的物理記錄和紙質信息。交予政府的法定報告,以及所管理的記錄需要符合大學學生文件,員工記錄和財產記錄(關於建築維護)的要求。
 
這些紙質文檔都被手動管理並存儲在檔案管裏,在幾年前被淹沒了,造成了極大的損失。
 
“這導致紙張大量發黴,我們不得不為每壹張紙脫黴,” Chi Nguyen說,麥考瑞的電子信息管理人。“這時我們開始了數字化旅程。”
 
麥考瑞需要壹個更好的方式,以管理其關於記錄和文檔的數字資產,以及促進更好的電子工作流,以提高大學多處過程的效率。
Solution: 
在評估多種解決方案後,麥考瑞選擇了Alfresco,主要是因為其充滿活力的用戶社區和開放式架構。
 
“其中壹個驅使我們選擇Alfresco的最重要的原因是Alfresco允許我們訪問代碼,這讓我們可以根據我們的需求,自我定制解決方案,”Nguyen說。“我們能夠實現大量的集成,不但是其他系統集成到Alfresco,而且Alfresco也可以集成到其他系統上。”
 
麥考瑞部署Alfresco,並開始遷移其電子內容到該平臺上。很快,Alfresco用例增長,該大學不僅是在其中心記錄區管理記錄,並且在其他自治院系管理記錄,例如人力資源記錄,財產記錄和其管理研究生院等。
 
除了記錄以外,學校還使用Alfresco進行文檔管理,讓委員會成員能夠快速訪問議程和會議紀要。
 
“在Alfresco之前,我們有壹個用戶用來更新的共享驅動器,但是在壹段時間後,妳不知道哪壹個版本才是權威版本了,”Nguyen說。“使用Alfresco,我們能夠集中到壹個中央區,人們現在肯定可以確認任何信息的正確的信息源。”
Country: 
Australia
Industry: 
Chinese, Traditional