Results: 

估计当前进程要比其先前的解决方案快10到20倍。学术秘书处和学生都十分满意结果。EPFL也利用该项目的优势重组学术秘书处。指定的员工将处理来自于学生和校友的信息请求,同时其他的员工可以处理管理上的事务。两个团队的效率都有所提高。
新的解决方案经久耐用的,因为现在所有的数据都被存储和备份。没有必要了解一个秘书是如何组织文件的了,因为现在Alfresco处理了所有的索引和搜索。

用户很欣赏新的,用户友好的文档管理解决方案。加快进程,对于学生和校友的服务质量改善,EPFL的形象也随之增高。

Pierre Mellier,EPFL的KIS(知识信息系统)经理,评论:“我们已经做好了全部测试,但一个新的项目总有一些不确定性。令人高兴的是,感谢于Alfresco有能力满足我们任务的目标,同时还能够提供扩展的能力,这让我们十分满意。”

IS部门正在考虑由Alfresco One 3.3迁移到Alfresco最新的版本,Alfresco One 4.2,以便在不久的将来能够采用新的功能。

EPFL正在进行一项新的研究,去探索扩展应用在EPFL秘书处的Alfresco文档管理的功能的新用途的机会。为了确保项目的成功,需求需要被清晰界定,以建立精确的主体。这是Alfresco解决方案成功的考虑因素,现在正在实施中。

Background: 

瑞士工程学院,EPFL(洛桑联邦理工学院),使用Alfresco处理成千上万的学生和校友请求,并提高员工的满意度。

École Polytechnique Fédérale de Lausanne (EPFL) 是世界上顶尖的工程学校之一。于1853年成立,活跃在教育和研究的许多科学和技术领域。在2014年,其5个学院拥有近10,000名学生,两所学院,27个研究机构和340个实验室。它的总部位于瑞士的洛桑。

Challenge: 

EPFL需要使学生档案管理现代化,实施一个能够提供无纸化文档管理并最终减少教务处响应时间的解决方案。

学生注册过程如下:

  • EPFL开发了一个门户网站—叫做“IS-Academia”—让新的学生注册到学校
  • 一旦注册被确认,新的文档会被添加到学生的文件夹贯穿他的整个入学(考试成绩,学生与EPFL之间的交流,学历等等)
  • 校友文件被归档在光盘上,只有专家可以进行访问
  • 一些文件被存储为单个文件拷贝,没有备份,以防丢失

EPFL的学生数量从2002年的5,500名增长到如今的9,868名。该系统再也无法应对不断增加的来自于学生和校友的信息请求。秘书处不再有足够的时间进行其他管理任务,对于学生请求的响应时间也让人十分不满意。

EPFL需要一个现代化的,集中的文档管理解决方案,并且数据需要能够被学术部门的全体员工还有100个其他被授权的个人即刻在线访问。

Solution: 

初步研究发现Alfresco是最佳设计和建造方案,一个IT服务提供商,ELCA,因为他们的技术和沟通技巧,被选中协助EPFL项目。

Alfresco与EPFL的单点登录解决方案相集成,Tequila,与LDAP目录进行同步,并与Kofax(文档抓取解决方案)相配合。所有之前存储在旧的光盘中的数据都使用scripts成功转移了。文档现在依据EPFL新的数据模板进行索引,并支持全文检索。

Alfresco通过web服务与IS-Academia进行交流。每当有新的学生注册,Alfresco里会自动创建一个文件夹和相关联的结构。学生提交的纸质文档被抓取如下:由IS-Academia打印的条形码,文档和相关的条形码会被Kofax扫描,最后由Alfresco自动化索引并归档到相应的学生文件夹中。

Jean-Paul Tomasi,ELCA的大客户经理,观测到“因为Alfresco可以个性化和定制化;我们总是能够满足EPFL的需求。如今,如今同样的功能在Alfresco当前的版本4.2能够立即使用。”

信息可以在只读,读写或管理模式被安全访问,这取决于用户权限的设置。机密文档是由与少数用户配置文件相关联的特定权利来保护的。秘书处的每一个人只能访问自己的数据。

用户很容易的就适应了新的解决方案。在80&的时间里,信息是经由IS-Academia来进行访问。其余的时间里,文档是在Alfresco里被查看,此时跨库搜索是需要的。用户体验保持相似,只有一处显著不同:所有的文件都能够通过所有和高级搜索立即进行访问,并可以执行所有的数据。

集群确保该解决方案处于工作状态,并在故障发生时,自动切换到备份服务器(主动-被动)。

Alfresco与CoSign的深度集成将精简外部赞助商的审批流程,让ERT在组织内部保持完全的电子工作流程,并同时与外界利益相关者无缝连接。数字签字只需简单一步就可应用和验证,确保ERT能够证明客户认定(client cognizance)和运营协议与变更单的批准。

Country: 
France
Industry: 
Use Case: 
Chinese, Simplified