全方位的合同控制,让安全和收益同时伴随您的企业

您的采购和法务人员经常因为合同工作而超负荷工作吗?您是否曾经忘记注意某份应该续签而却没有续签的合同?您是否曾经错失了通过重新谈判而获得更好条件的机会?您在起草合同的时候经常在“需要从头制定合同条款”和“从旧的合同中粘贴复制”之间做选择,因为您担心一致性,及时性,合法性没办法得到安全保障?您的合同信息是不是仅仅管理在特定部门的电子表格中,数据库或本地文件系统中?

对于上述任何一个问题,如果您的回答是肯定的,那么我们断定您已经处于对所有合同无法完全掌控的状态。而所有这一切都需要您花费更多时间和金钱,甚至有可能会带来无法预知的法律后果。

以高效和合规的方式创建和管理合同

Alfresco Workdesk合同管理通过Alfresco One内容平台,透明和高效地创建、管理、监控合同,以不同种类的方式,加上与业务相关性和一致性等因素对合同进行归档。您不再需要将这些工作分配到特定部门去做,也不再受限于一个个孤岛式的应用程序。取而代之的是,您的任何业务管理员(经理或主管)都可以通过快速的配置来生成各种您公司业务要求的合同。

带有预先定义好结构的电子合同文件,只要您按一下按钮就会为您生成。一系列已经经过审批的模板,里面会实时的包含不同办事员已经在其创建的合同相关文档中获得批准的条款。只需要在Microsoft Word文档字段填充元数据,如一个来自Alfresco的合同编号。这种方法快捷方便,并确保了数据的一致性。此外,一致性是通过与Alfresco One档文管理(Records Management)模块集成,通过跟踪和审计合同的变化,并自动存档来实现的。

加快合同审批,并提供一致的全局控制

Alfresco Workdesk合同管理解决方案中的预定义的工作流程以快速高效的方式协助处理、审批和监控合同,并根据合同内容和类型,自动包含来自公司各部门的需求。 Alfresco Workdesk“智能业务角色”概念保证办事员使用该解决方案在创建和审批合同的过程中,只能看到和使用到指定的信息和功能,这些信息和功能是在角色设计时就定义好的。

报告合同状态和对过期合同进行搜索,使得监督合同的有效期限变得更加轻松和透明。这使您可以及时终止合同,或者及时进行重新谈判以获得更好的合同条款。

缩短创造价值的时间,赋予企业用户更多权限

Alfresco Workdesk合同管理,已经包含了能满足您的企业在合同的生命周期管理中的所有需求。使用专用的合同管理界面,企业用户通过简单的配置就可以根据客户指定的结构和属性集创建新的合同模板。并且根据合同模板把这些公司指定的属性内嵌到新的合同范本中。负责管理、创建、审批和监测合同的预定义业务角色和工作流程可以让企业用户根据自己的职责拥有专属的权限。预定义的工作流程可以扩展用来完成更复杂的审批程序。这有助于您的合同管理解决方案快速启动和运行。

充分利用Alfresco软件套件的优势

Alfresco Workdesk合同管理是基于Alfresco One的内容平台和Activiti业务流程引擎的。它利用您在这些平台上的投资和获得的专业知识,这满足了您对合同管理的所有需求。

为什么要用Alfresco Workdesk合同管理

  • 提高效率 —— 简化创建和管理合同的过程
  • 短时间内创造价值 —— “智能业务角色”确保您快速实施和用户的快速启用,它与Microsoft Office无缝集成
  • 完全控制 —— 完全掌控您所有合同生命周期的管理
  • 省钱 —— 决不会错失一个合同重新谈判的时机
  • 整合 —— 将Alfresco One内容平台应用到您所有的核心采购和法务工作中
  • 合规性 —— 通过Alfresco One档文管理(Records Management)模块确保使用中的审计和跟踪