Results: 
  • 放弃使用OpenText,转移到Alfresco Content Platform
  • 迁移到开源的ECM解决方案从而长期地降低了ECM成本
  • 改善了用户文件和设计上的合作
  • 中央资料库管理文件像共享的驱动器一样容易
  • 安全可扩展的文件系统迎合长期业务发展的需求
  • 预计将Alfresco资料库升级至15TB
  • Alfresco Premium Support反应时间迅速,一对一技术支持,提供Miller ECM优先级迅速解决问题 
Challenge: 
Miller Group(米勒集团)在英国屡获殊荣,业务涉及房屋建筑,房地产开发,建筑工程及采矿。Miller Group的总部设在爱丁堡,业务遍及英国,员工超过1000人。
 
Miller Group跨业务管理文件可不是一项简单的任务。在过去的10年里,该集团一直使用OpenText作为它主要的文件管理系统。 2009年,Miller Group希望削减支出,随之将注意力转向IT许可证和维护成本的削减。 OpenText每年维护费用是IT预算的一个重要部分,集团认为是时候来评估其他文档管理系统了,新的系统要与目前的系统功能持平,即使没有更多的新功能,至少要把所有权成本降下来。
 
虽然成本是重新评估系统的主要驱动力,Miller仍旧非常关注产品本身,主要从产品的特性集和功能性进行了详细的评估。他们所需要的产品包括强大的文件管理功能,同时能提供先进的架构和用户界面。Miller也关注产品的社会化合作功能,这将使它更容易为用户文件提供共享和合作。
Solution: 
每个评估产品的分数接近,然而,Alfresco平台作为一个强大的文件管理系统优势明显,它提供了更大的灵活性和更多整合的机会。作为一个开放源代码产品,Alfresco还具有显著的成本优势,是能够适应Miller Group长期需求的最佳平台。
 
为了帮助加快Alfresco的实施并保证平台的不间断使用,Miller签署购买了Alfresco Premier Support支持,Alfresco将为Miller配备专门的技术客户经理,协助解决任何问题,并提出最佳解决方案。客户经理为Miller提供一对一服务,充分了解他们的具体需求和优先级。Premier Support确保Miller能最大限度地利用Alfresco平台,充分利用将该系统功能的优势。
 
今天,Miller的每个业务组都使用定制的Alfresco平台来满足特定的文档管理需求和流程。IT部门定制的Alfresco以确保用户可以将CAD图纸上传到系统,正确使用和管理修订。房屋建筑和物业管理部门使用Alfresco作为设计、法律文件和其他文件的核心资料库。Alfresco就像一个共享的驱动器,用户可以轻松地拖拽文件放到资料库中。Alfresco同时提供文件版本控制,其操作和使用也同样容易。
 
建筑部门使用Alfresco Share管理每个独立建设项目的文档。Miller为承包商和合作伙伴提供项目现场文件的访问,允许他们查看并合作设计。利用安全权限,Miller可以确保用户只能访问相应的文件。 与先前的系统相比,Alfresco Share的仪表板视图和内容活动种子使得文件合作变得更加容易。当文件已添加或修改,用户可以快速查看文件,并允许他们重新审阅或添加评论。
 
Miller的HR部门占尽Alfresco的优势成为无纸化办公的部门。使用Kofax文档捕获解决方案,人力资源相关的纸质文件扫描后存入Alfresco系统。使用自定义的Web脚本,元数据附加到文档中,同时系统自动创建相应的电子记录。这样节省了HR部门的时间和物理空间,减少了错误并简化了审计过程。
 
随着Alfresco的全面实施,Miller在从OpenText的资料库迁移到Alfresco的过程中,有超过800万个文件。Miller归档了一些文件,但仍预计将Alfresco的资料库扩展到15 TB。
Conclusion: 
  • 取代OpenText以经济实惠、功能丰富的文件管理和合作平台,横跨公司的四大业务部门
  • Alfresco Share的仪表板优化了用户合作,更容易查找和访问文件
  • 使用Premier Support支持尽快解决问题,提供Miller一对一的服务,致力于他们的成功
  • Miller整体的ECM成本立刻减少了40%,预计在系统整体安装完毕时,减少至50% 
Next Steps: 

Miller Group的IT部门一直在试图改善他们的文档管理流程,并争取最大限度地利用Alfresco系统。一旦他们完成了从OpenText的迁移,IT部门计划考虑实施Alfresco 4.0,这个版本包括一些新的移动功能,例如为移动设备定制Alfresco Share应用程序。Miller也在期待实现额外的工作流功能来改进业务流程,减少纸张的使用。该公司非常期待成为无纸化办公的公司。

Country: 
United Kingdom
Industry: 
Chinese, Simplified