Results: 
  • 迁移做的既快速又安全
  • 降低成本非常可观,而且稳定性和通用性都非常高
  • 很成功的用现代化的开放标准的ECM平台替代了旧的管理系统
  • 用户认可度异乎寻常的高
Challenge: 
当一个归档系统的技术已经很陈旧,是很难维护并且维护成本非常高,它完全无法支持大量新的应用需求,这让IT部门很有挫败感——公司上下一致认为:是到了应该改变的时候了。
 
Mannheimer Insurance Group是运营在欧盟国家,并主要为德国和瑞士的一家大型保险公司。在保险行业,可靠性和稳定性是十分重要的因素,这两样都涉及到客户关系和公司IT系统。Mannheimer旧有的归档系统已经不再完全满足这些基本原则。与之前供应商之间的高成本的维护协议,不灵活的许可证还有系统稳定性也不够。Mannheimer IT部门几乎不能满足新的应用需求,因此不得不拒绝来自于其他部门关于新的文档管理应用的需求。这导致不管是IT部门还是用户都不满意。
 
Mannheimer Insurance Group寻求一个替代的解决方案,可以提供稳定性,投资的长期安全和自由灵活的许可证选项。新的系统需要是不会过时的,高效的,具有成本效益的,并可以通过IT和终端用户提高整体ECM。
Solution: 
在2010年,Mannheimer Insurance Group选择了Alfresco企业版。基于Mannheimer的评价,Alfresco已经证明了自身是能够满足其他大型企业对于可靠性,高性能和安全的需求。使用CMIS连接Alfresco与其他的系统,Mannheimer就可以向其本身的用户继续提供不变的,熟悉的应用程序。
 
一旦战略决定迁移到Alfresco中,公司整体有1400万的文件资料需要转移到Alfresco里。这些文件定期被840名员工中的700名在案例和文件管理系统中访问。Mannheimer和WeWebU管理整个迁移过程。旧有系统的维护协议截止日期前,在有限的时间内,完成迁移决非易事。WeWebU广泛的知识和迁移经验,是让系统可以继续被员工运营的同时,让项目可以成功完成的保证。
 
Mannheimer在使用Alfresco ECM平台建立归档的时候,同时暂时性的维持着旧有的归档系统。所有文档,包括从公司SAP系统(占大多数文档体积)的销售代理清算,以及传统的纸质文档,都通过中心和当地扫描仪传入了Alfresco系统里。这些文档已经作为旧有数据转移的一部分同步到新的系统中。通过这个过程,数以百万计的文档被转换被TIFF和PDF文档格式。
 
当旧的和新的系统平行运行,WeWebU的事务保存(transaction-save)文档迁移解决方案确保所有所有活动总是可复写的,并会记录下全部过程。在出错的情况下,文档堆栈(document stack)的恢复可以是在任何时间。
 
为了确保修订安全性,一位审计师认证了迁移路径。在计划的截止日期前,全部1400万的文档堆栈(document stack)被成功转移到了Alfresco企业版服务器中。另外,大多数员工所使用的收件箱系统,在没有任何中断的情况下,也被成功转移到新的系统中了。
Conclusion: 
  • 成功取代了旧有的系统,并将1400万文档转移到中央Alfresco存储库中
  • 使用CMIS集成Alfresco内容与现有的Mannheimer系统,确保了公司的700名用户可以使用他们所熟悉的系统访问文档资料
  • Mannheimer现在有一个灵活的文档库,其可与组织一同成长,并可加以利用其他与文档为中心的业务流程
  • 相较于旧有的系统,Alfresco提供Mannheimer更为显著的成本优势和效益
Next Steps: 

使用一个现代化的,强大而灵活的Alfresco系统取代Mannheimer旧有的系统,让公司可以为所有组织新的使用案例使用文档管理功能。现在,Mannheimer正在考虑使用以Alfresco为基础的工作流,以及Alfresco Workdesk电子文档管理。

Country: 
Germany
Chinese, Simplified