Results: 

如今,麦考瑞不再产生物理纸质记录。现在所有的学生记录都是电子文件,并且Alfresco服务器作为学校的中央内容存储库而存在。当学生记录被扫描的那一刻,例如,管理员可以移动文件直接到制定的文件夹,以被自动路由到正确的学生记录文件夹。类似的电子工作流程已为发票创建。

“相比较扫描物理文档来说,这份工作要轻松得多,”Nguyen说。“让大学远离以纸张为基础的工作流,转入纯粹是电子的工作流,对于我们来说是十分重要的。”

麦考瑞的Alfresco平台现包含超过160万份电子资产,以及超过2,500名用户。每一星期,大约有10,000到15,000的新电子资产将被创建和上传到Alfresco里。

第一步是数字化内容。目前,大学的重点在于深入理解其内容。例如,分析学生记录,以更好的了解导致学生留级的因素,以及哪些信息是和法定报告相关的。

虽然当前该平台的一些方面可以在平板电脑上使用,向前发展,学校希望利用Alfresco移动应用程序,让用户远程访问Alfresco变得更加简单容易。

在不久的将来,麦考瑞还希望使用Alfresco的云基础架构。作为主要服务的客户,麦考瑞受益于与Alfresco技术客户经理一起工作,他们的内部管理员接受了一些Alfresco大学培训课程,以快速在大学的多个业务院系利用平台进行工作。

“基于我们的经验,我十分推荐Alfresco的咨询服务给任何新的客户,”Nguyen说。“Alfresco已经成为大学里十分重要的系统。很难想象,还有其他产品可以像Alfresco一样满足众多不同的使用案例,尤其是在大学环境里,你有着许多自治院系,每一个院系都有着自己独特的需求。”

About: 

位于澳大利亚悉尼的麦考瑞大学,侧重于转化型学习(transformative learning)和世界一流的研究。久负盛名的麦考瑞大学,在它的四大学院里,现拥有50,000名学生和2,800名员工,其在教育,研究,毕业生就业能力和设施获得了高度广泛的认可。

Challenge: 

在Alfresco之前,麦考瑞大学一直希望解决大体积的物理记录和纸质信息。交予政府的法定报告,以及所管理的记录需要符合大学学生文件,员工记录和财产记录(关于建筑维护)的要求。

这些纸质文档都被手动管理并存储在档案管里,在几年前被淹没了,造成了极大的损失。

“这导致纸张大量发霉,我们不得不为每一张纸脱霉,” Chi Nguyen说,麦考瑞的电子信息管理人。“这时我们开始了数字化旅程。”

麦考瑞需要一个更好的方式,以管理其关于记录和文档的数字资产,以及促进更好的电子工作流,以提高大学多处过程的效率。

Solution: 

在评估多种解决方案后,麦考瑞选择了Alfresco,主要是因为其充满活力的用户社区和开放式架构。

“其中一个驱使我们选择Alfresco的最重要的原因是Alfresco允许我们访问代码,这让我们可以根据我们的需求,自我定制解决方案,”Nguyen说。“我们能够实现大量的集成,不但是其他系统集成到Alfresco,而且Alfresco也可以集成到其他系统上。”

麦考瑞部署Alfresco,并开始迁移其电子内容到该平台上。很快,Alfresco用例增长,该大学不仅是在其中心记录区管理记录,并且在其他自治院系管理记录,例如人力资源记录,财产记录和其管理研究生院等。

除了记录以外,学校还使用Alfresco进行文档管理,让委员会成员能够快速访问议程和会议纪要。

“在Alfresco之前,我们有一个用户用来更新的共享驱动器,但是在一段时间后,你不知道哪一个版本才是权威版本了,”Nguyen说。“使用Alfresco,我们能够集中到一个中央区,人们现在肯定可以确认任何信息的正确的信息源。”

Country: 
Australia
Industry: 
Chinese, Simplified