Results: 
  • 规划了约为150万美元的五年存款
  • 改善了和市民的合作
  • 缩短了城市合同审批的时间
  • 用Alfresco替换了丹佛的合同记录系统
  • 将多业务流程进行了自动化和简化
  • 改善了城市合同和财务文档的审计
  • 开发了可使用的Web服务
  • 用灵活的工作流程来管理文档的审批
About: 

“Zia Consulting是真正的合作伙伴! 他们帮助我们巩固技术,将重要业务流程自动化,利用技术更好地和我们的市民合作。 他们传达的结果迅速,又能有效地利用成本,为丹佛城提供了真正的价值。 有了Alfresco,我们能对业务流程自动化,便于向我们的用户展现新型的应用,简化了城市的服务。 对于这座城市来说,Zia和Alfresco是赢家组合!“ ——恰克·弗雷德里克(Chuck Fredrick),丹佛城首席信息官

Challenge: 
丹佛城镇的人口为60多万,是美国第21大城市,以10亿美元的操作预算雇佣了1万人。 像许多城市那样,此前丹佛的信息技术功能与70多家独立的机构合作,有14个独立的文档管理系统——相互之间没有连接。
 
2005年,市长创建了一个中央化的IT小组,叫做技术服务(Technology Services),在为城市提供了统一的技术策略的同时,也促进了IT成本的管理。 该小组马上意识到,它需要巩固的是一个文档管理系统,能做为很多以文档为中心的业务流程和应用的支柱。 首先,该技术服务小组(Technology Services Group)必须着眼于丹佛的合同记录系统,里面储存了所有的城市合同和相关的财务记录。 该系统已经过时了,搜索困难,缺乏足够的安全性,每天晚上都需要重启。
 
由于该市面对很多财务压力。技术投资必须做到有策略性,能有效利用成本,容易与PeopleSoft 和Oracle Enterprise Service Bus (ESB)进行整合,坚固可升级,基于开源标准,以及实施迅速。 该市选择了Alfresco Enterprise Content Management
Solution: 
2009年,丹佛求助于一家当地的技术公司和Alfresco Platinum Partner,Zia Consulting,协助实施事宜,支持新的巩固式内容管理策略。 他们一起设计一个多步骤的方式,在不破坏城市服务的情况下,实施Alfresco ,将业务流程自动化。
 
两位Zia的咨询员和技术服务小组合作了15个月,实施了Alfresco,将其与PeopleSoft和其他使用Oracle ESB的关键应用实现了整合。 两位咨询员就实施具体的项目工作了6至12周,他们配置系统,设计工作流程和用户界面,起草新式网络服务,也包括测试新式应用,用于启用和执行迁移。 这个方式使该市的IT服务团队能经常向雇员展现新式服务,增加用户的采纳,融合用户的反馈。
 
第一阶段是用Alfresco的应用替换丹佛市过时的合同记录系统,从而实现对审批合同的储存和管理。 此应用成功的关键在于它和PeopleSoft的整合,使该市的雇员能从PeopleSoft 中直接搜索和观看合同,看到附带的内容元数据。
 
再次,由于使用CMIS内容管理标准,丹佛市能轻易起草网络服务,在Alfreco和PeopleSoft Financials之间进行文档的交流和迁移。 数周之内,该市就展现了一个新式的整合化采购流程,包括了一个Alfresco内容储存库,对所有财务文件的留存政策进行储存、追踪和管理。
 
为改善市民的参与,Zia制作了丹佛311服务,让市民容易报告非紧急事件,如坑洞、狗叫或涂鸦,可通过iPhone, iPad和iPod设备在线进行。 Zia对已经建立的Web服务重新使用,将Alfresco同该市的呼叫中心和CRM技术进行整合,创造了元数据表格,能在线或者通过iPhone/iPad应用进行填写。
 
该市通过新的合同记录系统(Contract Records System)接受积极的反馈,希望将此流程完全自动化,实现对合同的申请、起草和审批。 为了实现这个目的,丹佛市增加了Zia的直接处理(Fresh Process)产品,在Alfresco中创建了一个“引导协议”的工作流程,能够直接融合PeopleSoft。 了解到工作流程会迅速改变,或是不同合同之间的流程是不同的,Zia在不给技术服务小组和预算增加负担的情况下,设计了一个灵活的合同工作流程。 Zia在使用Alfresco单点登录的应用中建立数字签名,确保流程中的每一步都得到相应的审批。
Conclusion: 
  • Alfresco的使用,使他们将关键业务流程实现了自动化和简化,丹佛市马上从中看到了成本效益。
  • 该在线和移动应用,改善了市民的参与,非紧急事件得到了更迅速的解决。
  • 通过该流程,城市合同的转移更迅速,不会出现滞后。
  • 通过提供一个安全又遵循审计标准的统一系统,节省了雇员的时间。
Next Steps: 
对于使用Alfresco, PeopleSoft和Oracle ESB 基础设施的其它业务流程,丹佛市决定继续对其自动化。 通过在311应用中的技术,Zia计划将该市的在线和移动设备上的执照、监察和许可流程进行扩展,供市民和城市雇员同时使用。 此外,Zia正通过将Documentum内容迁移至Alfresco,帮助丹佛市进一步巩固其内容管理系统。
 
该市估计,此举措能巩固内容管理系统,减少多执照和维护的成本,因此会在五年内节省150万美元。 其他即将开展的项目有Human Services Case Management,其包括了同Ephesoft扫描和传真技术的整合。
Country: 
United States
Industry: 
Chinese, Simplified