Results: 
  • 允许在3个国家的8个部门之间,安全的进行文档共享和协作
  • 在关键业务领域能自动化的处理以内容为中心的工作流,减少纸质文档需求
  • 便捷的构建和快速的启用并提供更好的团队协作能力
  • 让文档的存储和管理中心化和安全化
Challenge: 
亚洲最大的廉价航空公司,想要把现有的纸质文档数字化,让员工可以以电子方式浏览和使用,从而改善工作流程。该公司希望减少人工的文书工作,以及在跨越3个国家的8个部门之间建立文档共享。其目的在于精简流程,和其他商务系统相集成,和让管理者可以更快地制定决策。
 
例如,该客户每天收到上百张纸质发票,需要一个系统可以以电子方式抓取和存储发票,并且可以与自动化的工作流程相集成,从而提高处理效率。拥有一个中央存储库让文档可以很容易的被共享和管理,例如发票跨部门传递不是使用email或纸质文档,而是用中央存储库进行文档共享。
 
对于这个项目,客户的IT团队基于他们的需求,评估了整个文档管理系统:
 
  • 有能力建造一个用于文档审批的强大工作流程
  • 基于开放式的,标准架构建立,能够与旧有系统轻松集成
  • 与用于文档抓取的现有Kofax software相集成
  • 成为一个中央存储库,因此在不同国家的用户都可以进行访问与使用
 
Solution: 
在分别评估了Oracle,IBM和Alfresco后,客户选择了Alfresco,因为其是最具可扩展性和成本有效性的解决方案,可以很容易地进行定制,以满足航空公司的需求。从一开始,该公司就对Alfresco平台的用户友好度留下深刻印象,这允许员工可以从他们现有的Windows环境中连接到文档存储库。使用Alfresco,用户无需学习新的发布方式(publication methods),这让从旧系统过渡到Alfresco变得容易而简单。
 
对于实施,客户选择了Alfresco的全球合作伙伴Tech Mahindra来建立系统,以及和Kofax相集成,以抓取(capture)和摄取(ingestion)内容。实施,定制和集成阶段在18个月内被完成。系统需要被配置和定制为可以在多个国家的办事处支持单点登录(single sign-on)的形式。中央存储库的建立,让不同国家的用户,可以基于权限的不同,安全访问文档。
 
一旦新系统到位,Tech Mahindra映射文档创建,审查和批准到工作流上。一个带有公司logo的界面被创建,这允许员工可以看到哪些文档是需要他们审查或是批准的。
 
报告功能还能够让管理层清楚地看到哪些文档正处于审查阶段,或是哪里有可能是效率低下的。
 
Alfresco平台与许多部门旧有系统相集成,例如公司的财务管理系统,以精简包括发票管理在内的工作流。
 
这种集成提供跨多个系统的单一用户界面,这让部门可以很容易地在他们所有的系统中搜索,检索和保存结果。基于每个部门的独特要求和需求,该部门额外的定制工作流也已经被开发出来。
Conclusion: 
  • 客户现在拥有一个功能丰富的内容平台,可自动化跨越多个国家的文档工作流程
  • 自动化的发票处理变得简单容易,由于其与Kofax文档抓取和Alfresco工作流相互集成
  • 超过700个的活跃用户,现在可以安全共享和访问文档,从而提高决策制定
  • 现在,Alfresco存储库掌管着超过50GB的数据(使用Kofax/Alfresco解决方案,用户每天抓取和数字化大约80-100个纸质文档)
Next Steps: 

客户计划扩展他们的实施范围,并正在考虑实施Alfresco的知识管理系统(Knowledge Management System).

Country: 
Malaysia
Chinese, Simplified