Results: 
  • 目前,由于Alfresco,有着2,500个用户受益于增强的搜索,查找和内容连接能力
  • Alfresco管理着大约195,000份文档
  • 改进的文档管理功能,让大学可以减少对纸张的依赖,符合其绿色战略
  • 安全的数据存储和协作工作流,精简了工作实践
  • Alfresco与大学的web发布系统相集成,精简和改善web内容管理
  • 移动访问意味着工作者现在不管在哪里,都可以安全访问文档
  • 每个服务单位都可以灵活运行其个人的业务环境
  • 与Google Apps集成,让员工可以通过Google OAuth安全登录到Alfresco
About: 
威斯敏斯特大学(University of Westminster)拥有一个充满活力的学习环境,吸引了来自超过150个国家,2万多名学生在这里学习。其基于实践的课程旨在满足毕业生对于职业生活的需求,以及赢得国际上的卓越认可。
 
一所有着175年杰出历史的大学,这意味着其引领着很多领域上的研究,例如政治,媒体,艺术与设计和生物医学。威斯敏斯特大学学术活动被分为五个院系,这包括45个部门和65个研究中心。
 
该大学的总部和原有的校园位于伦敦中心的Regent街道,和位于伦敦Fitzrovia, Marylebone和 Harrow区域的其他校区。此外,威斯敏斯特大学还运营位于乌兹别克斯坦 Tashkent的威斯敏斯特国际大学,以及通过伦敦外交学院,位于巴黎的卫星校区。
Challenge: 
作为一个多元化和充满活力的国际教育机构,威斯敏斯特大学需要用集成的企业内容管理(ECM)系统取代其第一代intranet平台,这让管理复杂信息变得更加有效和高效。
 
引入ECM将有助于大学超越其目前使用的共享网络驱动器,以支持和改善学术和专业员工团队的内部协作,并通过web-enabled服务,增强与外部机构之间的合作能力。
 
除了满足范围广泛的机构要求,新的解决方案还必须提供和多项核心事务系统相集成。
 
强大和安全,新的ECM解决方案需要确保关键业务文档和支持定制工作流的完整性,使大学的各种社区和实践领域能够容易地开发和共享材料。
 
最大程度减少总成本是一个关键性要求,以及需要落实的知识工作者-无论他们在哪里-以提高生产力。
Solution: 
在审查过各种商业系统后,该大学选择了Alfresco,由于Alfresco是市场上满足其需求的,最好的开源解决方案,这包括安全的文档管理,易使用性以及在协作信息环境内传递信息。
 
“我们的大学拥有广大而分散的员工总数,在任何地点安全访问内容的能力,有助于实现真正的移动办公。” Hiten Vaghmaria这样说道,数字化发展主管,信息服务,威斯敏斯特大学。
 
作为开放是解决方案,Alfresco让该大学的IT团队可以去推行其发展战略和支持一个新的企业内容管理系统,这可以更好地支持内部协作并提高与外部机构之间的合作。
 
“一个重要的企业系统迁移到一个开源平台,这是一个十分重大的决定。” Vaghmaria 解释说,“但我们正在寻找解决方案的时候,我们是可以自我发展和运营,但是Alfresco是最好的选择。”
 
继最初的测试,实施的新的ECM系统已经被分阶段地管理超过两年。这个方式让整个组织的学术和专业员工用户进行磋商,以确定他们的需求,并支持任何全套(turnkey)应用程序的需求。如今,Alfresco由一个可扩展伸缩的云平台进行交付,这些被完全托管给Alfresco的合作伙伴Zaizi来运营管理。
 
“Zaizi在保证运营时间的情况下交付了解决方案,并且没有间接成本和正在运行的系统维护和发展的麻烦。” Vaghmaria 解释说,“他们的订阅式软件即服务(SaaS)模式,莫我们能够灵活地扩展,以满足未来用户需求的同时,保持成本是一致和可预测的。他们还以几乎无缝连接到终端用户的方式,管理迁移我们的内容到他们的基础架构中。”
Conclusion: 
新的ECM系统与大学的web内容管理系统相集成,现在支持文档,记录和知识管理,并提高搜索,查找和内容链接能力。
 
如今,2,500名用户可以访问到195,000份文档,并且新的ECM系统减少了对不安全的email附件的依赖性,同时提高该机构员工的协作能力。
 
“数据现在被存储在一个ISO27001彼岸准的数据中心,并被一个有着支持和安全性政策的组织所管理,我们现在能够自信地使用基于云的服务。” Vaghmaria肯定地说。
 
Alfresco还促进了无纸化的业务流程,与该大学的绿色行动的承诺相得益彰。
 
此外,信息检索,访问和管理已被精简并且以经济和始终如一的方式交付,如同Vaghmaria所说:“在使用Alfresco之前,我们经常会遇到版本控制和文档命名这种类型的的问题——这有时会导致人们更新或共享错误的文档版本。”
 
威斯敏斯特大学现在向它的本科生和研究生提供充满活力的以web为基础的服务。未来的学生可以注册,以接收个性化主题信息和更新,开放日和事件邀请,提供未来的学生一个会面其他学生和听取他们的经验的机会。
 
作为一所公立研究型大学,威斯敏斯特大学致力于提供世界一流的设施,使广泛的社区用户,不管是专业还是个人用户得到发展。新的ECM系统在精简企业级信息管理和访问,以及支持在线项目空间协作起到核心的作用。