Results: 
  • 节省时间和文档搜索方面远远优于以前的系统。
  • 开源平台的具体性质提供了新的应用程序的发展前景。
  • 根据保密需求,使战略交流在一个安全的环境里。
Background: 
天气和气候的守望者,法国气象局(Météo-France)是一个与生态,可持续发展,运输和住房各个部门挂钩的科学和技术机构。
 
其主要作用是提醒公众和当局灾害性天气现象。这个任务需要365天,每天24小时不间断的监控大气层,积雪和洋流表面。法国气象局评估过去的气候行为和未来的发展。
 
法国气象局已经自2006年2月通过ISO 9001认证。因此,就处理文档而言,该公共机构受某些责任或义务所约束。
 
然而,到目前为止,文档管理只是简单的从“文档分类管理”这个观点被思考过。因此每个国家的中央和跨区域组织都是被独立管理,并且自己开发了其自己的工具。例如文档在质量管理系统(QMS)之中,只是能够被访问,或是知道在哪里访问。另外,就搜索而言,现有的工具是低效的,因为只有文档标题被用于执行关键词搜索。他们没有考虑在文档中处理不同标题以外或涉及主要题材的情况。
Solution: 
在2008年,质量部认为这是需要改进的领域。于是决定推出招标,以便采购高性能的,可以跨部门共享的文档管理系统。为了确保所有的需求都被囊括其中,工作组起草了一份招标规格书。
 
招标书是在2010年被发布的。在分析过收到的投标书后,Alfresco被采用了,由Atol Conseils et Développements所实施,其为Alfresco的金牌合作伙伴和法国气象局的服务提供商。完全符合法国气象局的需求,该解决方案可以让任何法国气象局的员工(其中有3000)匿名查看任何非机密的文档,不论文档是否与质量管理体系相关联。同样,它允许一定数量的授权员工访问“流通受限或机密”文档。
 
它提供了一个高效的搜索引擎,其基于一组条件包括关键词和纯文本搜索,改善文档搜索。
 
它允许一定数量的法国气象局员工来定义和修改分类计划,元数据以及附加在文档上的搜索条件。
 
法国气象局的每一个部门,大约10到15个员工被确定作为负责文档管理的人员。该解决方案的实施让他们可以“整理(file)”操作和非机密文档在不同的法国气象局质量管理系统中,以确保他们可以访问到局里的任何一个文档。这些管理人员还负责删除数据库中过期的文档。这同样适用于“流通受限”或“机密”的文档。过期的文档会被归档,并在5年内可被访问。
 
于2011年11月1日开始将10,000个现有文档转移到Alfresco的解决方案。到今年年底,7,500个文档会移入新的数据库中。预计,在2012年6月之前,所有的文档都会被包含在Alfresco数据库里。
 
两种文档类型被集成到Alfresco文档数据库中。首先,经营证件。例如,程序定义了如何起草天气报告。这些文档被定期地更改。事实上,根据地方当局所提出的新要求,程序可以进行更改。目前这些大概有一千件。除了能够存储和访问这种类型的文档,Alfresco解决方案的实施让用户还可以访问这些文档的历史版本;换句话说,他们可以访问任何一个被取代的过往版本。
 
第二种文档类型包括“休眠(dormant)”文档,被称为记录,其反映了在给定时间点的状态,例如,在上午9点由Roissy站发出的许多天气信息。这种类型的文档是不可更改的。这样的信息的更新会构成新的纪录。
Conclusion: 
在企业在不同地点有分公司或是办事处等的情况下,这是一个独特的文档管理和存储解决方案。
 
Alfresco程序根据用户权限,让不同的用户可以归档,引用,搜索,查看以及根据他们的权限,从一个WEB界面下载各种媒体资料。
 
该解决方案的合作维度让贡献者(参与者)之间可以交换不同的理念。
Perspectives: 
Atol Conseils et Développements还开发了协同工作模块,其可以被法国气象局的一个预定义用户组进行访问。这种专用的工作流让这个预定义用户组可以起草工作文档。很快,最终版本被法国气象局管理团队批准实施。
 
由于这种工作方式就工作组织方面会有很大的改变,因此现在选择了一些文档还有少数人进行部署和测试。
 
由于Alfresco解决方案是一个开放式解决方案,只意味着新的应用程序也可以被考虑。例如,法国气象局的质量部门让他们的管理团队接洽有关应用程序,让他们能够通过Web接口,在完全保密的情况下,交换意见和讨论战略主题,而不必在操作文档中结束。
Country: 
France
Industry: 
Chinese, Simplified