Results: 
  • 精简和自动化客户投标过程
  • 改善内部协作和文档共享
  • 增强工作流和业务效率
  • 实施严格的审计和质量控制
  • 提供即时扩展——80名专家活跃在位,并且多达200名专家可以瞬间参与到投标过程
  • 创建一个单一的,集中的存储库,以改进协作
 
Challenge: 
作为Docapost的一部分(法国邮政总局(La Poste法国邮政)的附属),Docapost DPS为超过12,000蓝筹组织和机构提供外包的文档管理服务。其终端到终端(end-to-end)的管理服务,包括数字出版,制作和托管电子档案,电子文件传输和直接营销的安全管理。
该部门拥有18个生产基地,并且去年,单独管理了超过8亿封信件,处理了15亿页,以及使35亿页存档材料可以在线查看和使用。
每一年Docapost DFS产生数千份商业提案,其中有许多是非常复杂的标书。商务经理需要协调多个复杂的流程,以及各个领域的专家,包括生产,软件规划,IT和财务。保持投标过程中每一个阶段的良好管控是商务上至关重要的。
部开发的文档管理过程阻碍团队无缝协作的能力。宝贵的时间被丢在生成审批工作流和建立内部网络的文件共享上。Docapost DPS希望希望精简和自动化其全球招投标生成过程。
为了满足其业务目标,Docapost DPS需要一个能够让专家们可以轻松,容易的共享和协作的解决方案。解决方案的关键标准包括:
  • 中央存储库,在这里用户可以存储,搜索和协作
  • 文档权限控制
  • 关于明确什么人,在什么时间,做了什么,所做出的决定又是什么的详细审计记录
  • 与Salesforce的无缝集成
  • 强大的文档管理功能,包括版本控制,权限/角色,和工作流
  • 元数据管理和内容搜索能力
  • 易扩展的基础架构
  • 与现有的ISO90001质量体系文档库完全兼容

Solution: 
Docapost DPS选择Alfresco作为其唯一的解决方案,是因为 Alfresco提供Docapost DPS所需的灵活性,文档管理和集成能力。随着使用Alfresco,时间密集的人工流程和数据输入将成为过去的事情;参与者参与个人投标提案,可以轻松协作处理文档,并维护编辑的完全控制,权限和版本控制。快速查询信息存储库,这意味着用户对可以特定咨询持续而高效地做出反映。
 
Alfresco解决方案是由EI-Technologies所实施的,其是Alfresco的合作伙伴,专精于Salesforce集成。负责开发,包括基于Salesforce的一些接口创建,也包括LDAP和SSO架构的实现。EI-Technologies开发信息架构,并配置Alfresco,以正好满足Docapost DPS的需求。
 
目前,商业经理可以使用Salesforce上的相关字段,从Salesforce直接发起投标响应, 专家们会被自动提醒,并且一个定制的工作流会被启动。投标团队会被给予一个即时访问权到所有相关的文档,由被选择的人来进行版本控制。生产和财务专家可以对每一个项目生成报价,再加上建立和运行故障的详细成本。每一个提案在最终提交给客户之前,通过一个预定义的审批工作流进行管理。
 
当一个客户“许可(green light)”提案,商业项目经理可以即时生成一个新的工作流,并分配指定项目指定的项目主管来管理任务。所有相关文档会被归档,但仍然提供给所有的利益相关者,以供参考。
 
现在Docapost DPS有一个完全自动化的投标提案流程,其允许各地的人员无缝的聚集在一起,并在投标响应发展中进行协作。每一步操作都会被记录和审计,基于数千份过去的提案的详细知识和信息,会为全体人员在决策上带来帮助。使用Alfresco,无需再通过内部网分享文档,专家们可以将其的时间和专业知识更多地关注于手头的工作。
 
Country: 
France
Industry: 
Chinese, Simplified