Results: 
  • 96%提高按时完成标准操作程序(SOPs)审查率
  • 100%减少数据输入所需时间
  • 减少不合规的风险性
  • 能够更好地控制文档
  • 有潜力随同未来的发展而一同成长
  • 自动化且无缝的记录管理
Challenge: 

PhenoPath Laboratories,PLLC是一家医生所有的病理学参考实验室,向医院,医生办公室,手术中心,生物制药公司和全国的研究机构提供诊断和合同研究服务。

作为一个医疗机构,PLLC受到许多不断增加的政府和专业机构所规范的章程(条例)而管辖,这包括食品和药物管理局(Food and Drug Administration),医疗保险和医疗补助服务中心(CMS),美国病理学家学院(The College of American Pathologists),以及位于华盛顿,加利福尼亚州,佛罗里达州,纽约州,罗得岛州和马里兰州的卫生服务部(Departments of Health Services)。这些章程(条例)包括管理和控制公司标准操作程序(SOPs)就整个生命周期而言的严格要求,从创建,修改,定期(每年一次)审查到最终退休(不再被使用)。

自从PhenoPath成立以来,这一直是由文档控制协调员(Document Control Coordinator)手动处置管理,并涉及多个步骤,每一个步骤都需要相应的签字和编制。由于PhenoPath的任务变得越来越繁重,这种手动方式十分耗费时间,低效,而且没有考虑用户的移动需求。很明显,一个自动化的系统能够更好地适应公司的长期需求。

Solution: 

PhenoPath评估了多种文档管理系统,包括Documentum,Interwoven,Microsoft SharePoint和Alfresco。除了功能和用户需要被用作评估条件,是否能够与公司Macs,PCs和Linux系统无缝集成,也是重要的考虑因素。

在评估过后,PhenoPath认为开源的Alfresco能够为公司提供最佳的文档管理平台。其他的系统更为昂贵——大概要两倍的成本——而且并不提供同样的灵活性,移动支持能力和Apple支持。

Reva Solutions,Alfresco和合作伙伴,是移动应用开发上的专家,由他们帮助PhenoPath实施Alfresco,并推荐使用Apple iPads的移动解决方案。Reva公司的四个实施阶段包括:(1)自动化管理SOP;(2)开发一个移动员工的培训模块;(3)使用iPads管理评估;以及(4)使用Alfresco作为PhenoPath的企业内部网。

Reva为整个PhenoPath的标准操作程序实施Alfresco作为中央文档存储库,包括在流程中的不同步骤,对于文档审批的定制工作流。

Reva使用XML表单建立一个定制的移动程序,在Alfresco里与能力评估(能力绩效测评)相集成。这将取代PhenoPath以前由主管手动评估的局面。评估被作为模板开发,然后储存在Alfresco存储库里,这样能够随时通过iPad程序进行调用。使用这个移动解决方案,主管可以查看员工工作任务的执行,并在iPad上记录表现。在员工和主管都成功完成评估后,将能够直接在iPad上结束,然后记录会立即被储存到员工的培训文件里。这个系统将完全消除文书上的工作和确保适当的记录被保留,并易于确认任何一个员工是否有被测评过。这将是一个共赢的局面。

Alfresco在该解决方案上还采用了先进的工作流技术,用于创建和修改标准操作程序,以确保符合PhenoPath良好实验室规范(GLP),并通过提供审计,报告和安全性符合美国FDA’s 21 CFR11规定。

随着无纸化和自动化过程的发展,PhenoPath立即就注意到在SOPs每年按时审查率的改善;在实施后,从每周2%到60%;并且在6个月后达到了98%。

Conclusion: 
  • 自动化和精简文档管理标准操作程序,提高效率和法规遵从。
  • iPad上的企业级移动应用程序将帮助管理评估数据,以一个有意义的方式存放在Alfresco里。
  • 通过自动化,减少不合规风险。
Next Steps: 

为文档,自动化和精简标准操作程序,提高了效率和合规性。在iPad上的企业级移动应用将帮助以一种有意思的方式管理评估数据并存到Alfresco里,并由于自动化为非合规文档降低风险。在实施后的几周,SOPs年审查率;从2%跳到了60%;并且在6个月后达到了98%。

在Reva公司的帮助下,PhenoPath计划继续在Alfresco上建立投资。该公司正致力于培训模块,这将使实验室技术人才访问和跟踪培训变得简单容易;然后管理员来查看已经被分配到每一个技术人员的任务。特别是:

  • 用户工作职能和所需培训的交叉对照(包括正在培训和对具体SOPs的知识掌握)
  • 能够基于工作职能分配培训(SOPs)给用户,如果必要,则以一个特定的方式
  • 能够记录用户签出SOP
  • 能够记录培训的完成(主管审批)
  • 能够在用户培训文件中存储培训文档

使用Alfresco Share接口,PhenoPath和Reva建立一个将提供用户一个显示培训相关活动的仪表板。这将允许员工和主管查看他们每日的培训任务,以及需要被完成的相关文档和评估。

Reva还在与PhenoPath一同致力于他们的移动战略上。

Country: 
United States
Industry: 
Use Case: 
Chinese, Simplified