Results: 
  • 自动化应付账款发票审批流程
  • 开发灵活的工作流程
  • 集成Alfresco,Ephesoft,Pronto ERP
  • 结合OCR提取发票数据
  • 缩短发票处理时间
  • 提高员工工作效率
  • 50,000份文档共计55GB数据
Challenge: 

BSA Limited (ASXcode:BSA)是澳大利亚全境杰出的(通信)卫星,并向广播行业免费提供安装的公司,其向电信业提供大量的服务。拥有1,000名员工和超过1,400名合同工,BSA需要一个更为简单的方法来维护和管控遍布全国8个分支机构的所有文档。

BSA一直在寻找实施一个文档管理系统,以解决燃眉之急,但也需要一个系统,能够实现其长期目标,提供全面的企业内容管理(ECM),以帮助管理公司内部以文件为基础的业务流程。

在评估Microsoft SharePoint和其他专用系统后,BSA选择和实施了Alfresco企业版,因为它提供了更大的可用性,可扩展性,互操作性和灵活性。使用Alfresco,BSA能够快速提供文档管理功能,并且以一个极低的进入成本开发了公司内部网。更为重要的是,Alfresco提供了丰富的功能,让BSA可以拓展更为广阔的ECM战略,并且创建了一个应付账款发票审批的解决方案。

Solution: 

BSA选择ZIA咨询公司,ZIA是Alfresco的白金合作伙伴和Ephesoft合作伙伴,进行开发,实验,测试和实施一个综合的Alfresco解决方案,而Ephesoft解决方案则是应用在应付账款部门这里。Zia的顾问和BSA一起工作,以更好的了解其应付账款流程,从而开发出自动化的工作流,以加快审批和处理速度。使用Alfresco和Ephesoft所配备的功能,Zia能够利用规则功能和定制工作流快速建立一个解决方案。

Zia与BSA一起实施Ephesoft,以管理发票信息抓取和创建具有元数据标签的可搜索的PDFs。为了做到这一点,发票被扫描,通过电子邮件发送或上传到Ephesoft系统,然后进行OCR提取发票数据。使用CMIS标准,数据和全部的元数据标签被导出到Alfresco存储库里。一旦到达Alfresco系统,工作流会被自动触发,使用Microsoft Outlook发送一封具有文档地址的电子邮件给应付账款部门。然后,在最终批准之前,发票会被审查;评论;添加额外的信息。

Zia帮助从Pronto通过Web-scripts集成Alfresco和BSA的ERP系统。一旦发票被批准了,它会变成Pronto记录,并被移动到最终的发票文件夹。可以使用元数据轻松搜索发票,以及根据预定义的保留政策进行存储。在2011年,BSA将全新的应付账款发票解决方案推出到公司的100名用户中。目前,Alfresco存储库中存有50,000份文档,共计超过55GB的数据。BSA预测,Alfresco和Ephesoft将会开发出额外的模块,以自动化其他以内容为中心的商务流程。

Conclusion: 

根据BSA的反映,Zia咨询公司就Alfresco和Ephesoft表现出了无与伦比的知识能力。有了新的解决方案,BSA已经自动化应付账款发票和相关数据的采集,以减少整个业务的处理时间。新的系统允许将发票提供给授权人,以最小化延迟时间,加速审批流程。

Next Steps: 

BSA计划继续扩展其ECM解决方案,以确保在Alfresco存储库中管理所有的企业内容。该公司将专注于整合工程设计图纸(Engineering Drawings)和电子邮件管理到Alfresco存储库中。BSA还在寻找更多的Ephesoft能够帮助自动化抓取文档到ECM系统的其他领域。

Country: 
Australia
Use Case: 
Chinese, Simplified