Results: 
  • 以Alfresco取代传统软件和文档共享
  • 改进文档协作
  • 元数据标记,以提高搜索
  • 工作流提高了NES员工的效率
  • 文档生命周期控制
  • 文档能以文本和多媒体格式进行共享
Challenge: 

National Health Service’s (NHS) Education for Scotland (NES),即国民健康服务(NHS)苏格兰教育(NES),是NHS苏格兰的国家教育和培训委员会。其负责开发,提供教育和培训给所有在NHS苏格兰工作的人。NES办事处遍布整个苏格兰,其中心办事处位于爱丁堡和格拉斯哥,地区办事处位于格拉斯哥邓迪,阿伯丁和因弗内斯。NES与苏格兰区域的健康委员会一起工作,以支持他们的需求,并提供广泛的教育活动,以满足政府的政策。

在2010年,NES认为有必要改善其信息管理,并向各公司征求建议书(RFP),来提供NES企业文档和记录管理,内部网和协作服务。NES希望寻求一个全方位集成的企业内容管理系统(ECM)系统,在NESS网络上进行托管,并取代其传统的,基础的且只能提供单独功能的软件。

以前,NES将文档单独存储在共享驱动器上和一个独立的企业内部网/内容管理系统(CMS)。因此,员工共享大多数文件不得不通过电子邮件。该公司拥有超过700名全职和兼职员工,遍布13个地区,NES认识到它们需要一个ECM系统,以改善生产效率,工作流和信息访问。以及对纸质文档扫描和存储的需求。

征求建议书(RFP)被发布在United Kingdom’s Office of Government Commerce (OGC)上,Buying Solutions Framework,Ixxus赢得了胜利,其是Alfresco的白金合作伙伴。Ixxus曾多次获得公共部门的Alfresco合同,包括合作院校和威斯敏斯特大学项目。由于成功交付此类项目的成功记录,Ixxus成为提供解决NES需求的理想合作伙伴。

Solution: 

Ixxus提案使用Alfresco赢得了合同。该解决方案相较于很多专有的解决方案,包括Microsoft SharePoint更具成本有效性,更能满足NES的需求。Ixxus基于Alfresco ECM平台及周边提供一个开源,高度可扩展和成本有效的架构。

Ixxus负责端到端(end-to-end)的实施。Ixxus利用其成熟的6D实施方法,使用采用敏捷的Scrum技术和PRINCE2项目管理的混合。每日scrums被用于跟踪sprints迭代进度,与普通sprint审查演示(就地或通过远程设备)执行。

新的Alfresco解决方案让NES能够创建,管理和以文本与多媒体格式来共享电子文档。该解决方案提供了强大的数据和元数据标记能力,大幅度提高了搜索和定位,能够让用户轻松,容易的找到所需内容。

在Alfresco里设计的新的工作流,提高了NES员工的效率,并让NES可以完全掌控其内容的生命周期。该解决方案还让NES可以在粒度级别管理权限。使用Alfresco,NES可以快速设置新的安全的团队工作空间环境,在一个统一的存储库进行文档和内容协作,并在整个ECM解决方案中,使用统一的用户界面。

Conclusion: 
  • Alfresco已成功部署在NES,并提供易于使用的文档管理,记录管理和协作功能。
  • Alfresco的合作伙伴,Ixxus为NES进行了一项名为“train-the-trainer and administrator”的培训,以获取需要的知识来培训和支持终端用户
  • NES预计,其Alfresco实施方案中,将增长用户到近750名,以及文档到200万份
Country: 
United Kingdom
Industry: 
Chinese, Simplified