Background: 

超过10年以来,在西班牙,Corporación Hijos de Rivera独立运营着一个100%的家族式公司。该公司面对未来,提供一个广泛的产品组合,其包括:啤酒,矿泉水,葡萄酒,苹果酒,桑格利亚,和烈性酒。这导致在过去的5年中,该公司的收入增加了一倍,并稳固了其作为著名西班牙制造商,有着强大国际存在的地位。如今,该公司的产品遍及整个西班牙,并销往世界上超过30多个国家。

该公司的历史始于啤酒。在1906年成立,Corporación Hijos de Rivera超过了其旗舰品牌,Estrella Galicia,并推出新的产品,如1906 Reserva Especial和Estrella Galicia 0.0,最终创建了一个品种齐全的,高质量的驰名商标。在过去的20年中,这家创新公司的增长已经远远超过行业平均水平,其品牌已在西班牙和巴西,澳大利亚,中国,俄罗斯,菲律宾,美国等许多国家具有相当稳定的地位。

Challenge: 

在实施Alfresco之前,Estrella Galicia缺乏一个单一的企业级文档管理解决方案,而不是依赖于一个专有的系统来管理供应商发票与存储在网络驱动器,硬盘驱动器和其他系统的所有文件。

该项目的最初目的是为了管理供应商发票,然后扩展该文档管理平台到其他部门。应付账款部门大概每月需处理平均4,000新文件,但是随着集团里越来越多的部门和企业纷纷加入,该数量还在持续增长。

“在选择新的文档管理平台的时候,我们就知道我们需要的是一个开源的,可伸缩的,并且能够很容易的扩展到其他部门的,这样一个平台。对于这样一个解决方案,有着合作伙伴网络,并有着像Alfresco这样公司的保证是至关重要的。” José Manuel Santiso说,Estrella Galicia ICT业务经理。

他们在作出决定前,研究、探讨了其他的技术选择,例如Documentum, SharePoint, 和KnowledgeTree,但最终选择了实施Alfresco企业版 3.3.4。

在最初的六个月引导期,Estrella Galicia与Queres Tecnologías并肩工作,Queres Tecnologías是所有实施在Alfresco文档管理系统解决方案的整合商。

Solution: 

发票审批过程涉及许多人,从个人向财务部门负责人发出请求开始。该部门负责人和主管通常有着繁重的工作,大概每天需要管理30到40个发票。

因此,引入新的文档管理平台的关键原因是其具有加速发票管理的能力,通过实现快速发票访问和审批。

此外,Queres解决方案通过iPad和iPhone的移动apps管理发票工作流,这允许管理人员在任何时间,任何地点访问程序,从而管理(同意/拒绝)这些文档通过four screens。“眼下,大约有40个管理者受益于新的系统,” Carlos Figueiras说,Estrella Galicia ICT主管。“检查如此多的发票花费太多时间了,即使这些发票没有任何问题。这种单一的平台和移动方面,让我们可以维护发票的流程,避免瓶颈,并成功地在任何时间和地点管理它们。”他补充说道。

作为新解决方案的一部分,Alfresco目前与许多不同的技术相集成,包括以下:IPhone和iPad的iOS移动应用程序;一个使用CMIS的供应商发票门户;一个专有的ERP系统,其使用Web Services 和 Web Scripts;还有使用Web Scripts的众多专有应用程序。

技术堆栈包括作为数据库管理器的MySQL,作为应用程序管理器的Tomcat,作为操作系统的Redhat,全部按照Alfresco的合作伙伴说明和建议。

建立发票工作流管理的基础,这为该部门以及定制文档管理的其他部门,带来了革命性改变,例如质量管理和健康与安全,至少每一年有一个部门被整合。事实上,今天系统管理着超过150,000份文档,存储库容量已接近24Gb。

Conclusion: 

“当我们开始的时候,我们有着一个非常清晰的想法:将供应商发票从一个极端混乱、不灵活的专有系统,迁移到一个单一的文档存储系统中,并可以在未来继续发展和改进。”ICT业务经理说。

Queres制定的Alfresco文档管理平台满足了可扩展性需求,能够逐步增长并整合其他部门,并且是提供移动服务的。正如Figueiras所说,这意味着“我们的主管可以工作的更快。我们能够更轻松地处理每日任务,从而花费更多的时间创造价值和商务战略。”

其他Estrella Galicia所经历的定性收益包括易用性,并大大节省了花在重复任务的时间,两个优点都改善了内部和外部的服务。

“我们和我们的合作伙伴都坚定的将自己交托给Alfresco文档管理平台,并且我们计划推进该工具,并扩展到其他更多的部门当中。” Carlos Figueiras总结说。

Country: 
Spain
Industry: 
Chinese, Simplified