Background: 

全球和企业文档管理

Fluidra是一家致力于开发用于水资源可持续利用应用的跨国企业集团。Fluidra提供的服务涵盖了整个水循环,从运输和保护到水资源处理和使用,对于本地,公众,农业和工业目的。

公司总部位于萨瓦德尔(巴塞罗那),Fluidra自2007年上市,至今已有超过3,700名员工。该公司在遍及五大洲的41个国家,拥有150个代表团和生产中心。

该公司的经营理念及其对社会承诺的基础是对水的尊重和合理利用。

Challenge: 

自1969年创立,Fluridra经历了快速增长和领域扩张,这促进Fluidra将信息下放到其4个商务部门(泳池/健康,水处理,灌溉和流体处理)。

每个所产生的信息都有其特定需求,形成和保持了一定的内部和个人标准化信息孤岛;然而,该集团缺乏有效的全球文档管理解决方案。

“文档是在本地服务器被管理和托管的;集团的不同部门,规定了信息应该是什么,从商务部门发出请求,这将导致不断的数据转移,并且包含了巨大的潜在风险。” Joan Soriano形容说,Fluidra IT项目管理经理。“虽然版本控制在地方级存在,但在企业级并不存在。”

Fluidra希望解决这个情况,最终决定引进一个全球性文档管理平台,随着与其合作伙伴CSC(Computer Sciences España)之间合作,开始于2012年11月实施Alfresco项目。“我们选择Alfresco是因为其开源,无需额外的许可证要求,就有着巨大的潜力,将其扩展到公司其他领域;此外,作为企业级平台,我们保证Alfresco是可配置,可调整的,并可满足Fluidra文档和内容的需求的挑战。” Joan Soriano说。

Solution: 

由于其广泛的商业网络,Fluidra产品目前分布在170多个国家。超过50,000篇文章都托管在Alfresco文档管理解决方案中,并能够支持直到350,000的文章量。每篇文章都有多个相关文件,如图像,布局,技术特点,市场营销文档,视频等。

“我们与Alfresco实施这个项目的主要目标是中心化管理文档和Fluidra文章特点,创建一个文档管理和工作流的平台,并且能够同时与企业程序:ERPs(Movex and AS/400)和web services(intranet portal和 B2B webs)相集成。” Joan Soriano解释说。

这是一个多语言平台(西班牙语,英语,德语,法语和意大利语),尽管被设计用于3,000个用户,目前被200个人同时使用,这些人每天收益于此平台的两大优势:所有公司文档集中化;以及从ERP到文档管理器,甚至于对B2B门户网站和内部网的发布,其所有信息可追溯的程度。一切都是集成。

其次的实施过程中,Fluidra和CSC对于Alfresco平台做出了许多个性化设置,例如创建文档类型和属性文件到和文章相关的信息目录上;搜索配置,以快速,安全的访问文件;生成表单,文件结构和相关文档;预览列表中文档;最后,创建组,角色和用户,无论是功能还是技术,联系到文档和文件存储库。

Conclusion: 

“使用全新的Alfresco文档平台,我们取得了很多内部的改进,如使整个组织的文档流程的标准化,并可以从任何地理位置访问给定文档的最新版本。” Joan Soriano说。

Fluidra从使用Alfresco文档管理解决方案获取了以下优势:

  • 共享存储库:统一和集中每篇文章生成的相应文档和格式
  • 信息的真实性:每个文件只有唯一的正宗副本,和谁访问的,以及从哪一个流程访问的相互独立
  • 简单而直接的快速访问:搜索格式基于系统的编目或共同属性的定义
  • 标准化采用文章数据的检索
  • 文章状态的控制和可见性基于工作流
  • 电子邮件通知
  • 对系统进行完全的审计
  • 角色定义,安全访问和文档管理
  • 文档版本控制
  • 从任何地理位置轻松访问生成的文档

Fluidra坚定了其选择Alfresco的决心,事实上,该项目现在正被扩张到该组织的其他领域。

Country: 
Spain
Industry: 
Use Case: 
Chinese, Simplified