Results: 

如今,New Brunswick公共安全部门100%的员工都使用Alfresco的一些功能来访问信息,并且有超过5,000份文档已经被上传进来。

使用Alfresco,让用户可以更加快速的找到信息。冗余信息被减少,并且改善了协作。Alfresco部署到终端用户是十分容易的,并且正稳步去除对于其他内容存储库的需求。

Alfresco加强了New Brunswick公共安全部门内部网站的基础,并作为存储库,服务于大多数发布到以Drupal为基础的站点的内容。

作为额外的奖励,Alfresco能够取代该部门手动的缩微胶卷流程,去除购买两个新的缩微胶卷相机的需求,节省了预计200K美金。

在未来,该部门计划利用Alfresco作为外部网的基础,让所有的合作伙伴可以进行访问,让这些合作伙伴可以——特别是那些紧急事件管理的部门——能够相互协作。

“我们现在是在Alfresco外联网版本领航的早期阶段,这让一组选定的合作伙伴能够在线访问文档。” Weismann说,“我们还有共享报告和非结构化数据给其他机构的需求,因此拥有安全共享信息的能力对于我们来说,是十分重要和有价值的。”

对于Alfresco记录管理模块的评估已经结束了,与现有站点的整合即将开始。最终,该部门计划一旦所有内容都被清洗并转移到Alfresco后,将消除共享的网络文件夹。

“Alfresco改善了协作能力,并且让我们的员工能够更容易的找到重要的信息。”Weismann说,“这节省了我们的时间,让我们的工作变得更加高效,从而提高生产效率。”

About: 

Alfresco让 New Brunswick Public Safety管理关键信息变得更为容易

New Brunswick Department of Public Safety (DPS),即New Brunswick公共安全部门为加拿大New Brunswick省对公共秩序和社会安全的负担领导责任。除了提供以社区为重点的项目,该部门还负责监管视察,提供惩教和法律实施的服务。该部门在全省共有26个分处,超过1,100名员工。

Challenge: 

因为其广泛的职权,New Brunswick公共安全部门在New Brunswick政府内部和外部有许多的利益相关者。大部分的关系都是经历大量的修改和多次的审批周期后,通过正式协议进行处理。

其结果是,文档和合同难以被有效的管理。例如监控审查和截止日期,或定位最终签署的文档副本,这些简单的活动都复杂而耗时的需要手动进行处理。

信息很难被查找,频繁冗余,并且容易意外被泄露。35%文件服务器上的内容是重复的,另外有23%文件服务器上的内容是无索引的数字媒体文档(音频,视频和图像)。电子邮件备份占所有文件服务器内容的7%,大约有300万封邮件存储在员工的收件箱里。

该部门需要一个存储库来放置合同和协议,一个自动化流程来更好地管理文档的生命周期,以及一种方式能够让员工在线协作。

“在使用Alfresco之前,每一个分处都有不同的存储库,这让信息几乎不可能被找到,并且无法获得协议和合同即将需要续签的信息。” Franz Weismann说,New Brunswick公共安全部门信息管理和技术主管助理。“我们需要一个共享的存储库,从而我们能够更好的追踪即将到期的合同,使合同不会失效。”

Solution: 

在评估过多个企业内容管理方案之后(包括Microsoft SharePoint 和OpenText),该部门选择了Alfresco One,因为Alfresco具备开源平台,安全态势,并且能够将不同的内容领域隔离开,使企业所有者可以直接控制信息的访问。

作为加拿大唯一的官方语言为双语的省份,该部门还要求其ECM平台可以支持使用法语和英语,并且希望用户界面是直观的,以易于文档检索,搜索和存储。

他们还需要一个拥有强大的记录管理功能的平台。“除了其所有高价值的功能,Alfresco真正的优势在于能够提供全面的记录管理能力。” Weismann说,“一旦我们的用户使用该解决方案来进行协作和文档管理,那么相对,同样使用熟悉的Alfresco Share界面进行声明文档成为一个记录,也是十分容易的。”

Country: 
Canada
Industry: 
Chinese, Simplified