Results: 
  • 为1,300多家酒店和15,000客户建立一个强大的,可扩展的DM系统
  • 简化发布内容流程
  • 所有内容都纳入管理,并易于检索
  • 开发自定义元数据模型,以改善搜索结果
  • 和Carlson Rezidor酒店集团现有安全模型相集成
  • 自动化工作流通过生命周期帮助管理内容
  • 用户可以选择当文档被更新或添加时得到提醒
Challenge: 

Carlson Rezidor酒店集团是全球规模最大,最具活力的酒店集团之一。该集团在全球运营管理着1,300多家酒店,其足迹覆盖全球80个国家,并拥有一系列强大的全球品牌:Radisson Blu, Radisson, Park Plaza, Park Inn by Radisson, Country Inns & Suites By Carlson and Hotel Missoni。运营在80个国家,因此对于Carlson Rezidor酒店集团的员工来说,在全球各地任何时间都能够访问公司政策,酒店规程和企业文档是至关重要的。

最初,该公司为管理数字文档,使用Microsoft .NET开发了自己的系统。随着时间的推移,Carlson Rezidor酒店集团的系统变得缓慢,让没有经验的用户查询内容十分困难。用户只能通过文档最初发布时输入的几个关键词进行匹配搜索。他们失去了检索文档整体内容的能力。另外,该系统的安全模式不能够跟上卡尔森Rezidor酒店集团不断发展的业务模式。最后,为了通过生命周期管理内容,有几个脱节和手动的流程。

很显然,Carlson Rezidor酒店集团需要实施一个企业级文档管理(DM)系统。对于该系统的关键要求包括改善文档搜索,强大的安全性,能够添加元数据到文档,易于发布的能力,以及通过生命周期管理文档的能力。

Solution: 

Carlson Rezidor酒店集团开始评估和测试Google Docs。然而,在开发概念验证(POC)后,IT团队意识到它并没有提供足够的定制能力,并没有觉得这是一个合适的选择。Carlson Rezidor酒店集团然后调查Apache Jackrabbit和可以支持JCP规格的DM产品。Carlson Rezidor酒店集团目前支持Alfresco运行在Linux/Weblogic 11/Oracle,因为其提供完整的文档管理功能,支持开放式标准,并可轻松定制,以满足其特定需求(现在和未来的发展)。

使用webscripts和一个定制的java前端,Carlson Rezidor酒店集团现在可以轻松发布和管理在Alfresco存储库里的文档,确保文档是当前且有效的。企业文档是由一组分配的发布者进行发布,并且每一个文档在发布时会被自动分配有效期限。该系统能够会定期扫描即将到期的文档,并将其通知给文档所有者。发布者可以选择更新内容,和/或批准“不予改变”,将截止日期推迟一年。如果不采取任何措施,该文档会被允许“过期”,在搜索中或在系统里不在可见。如果用户不注意使其过期,管理员可以检索出文档。在6个月后,系统中所有的过期文档将被清除。

单独的酒店文件被成批组合成zip(压缩)文档,并将其作为组发布到服务器上,内部使用一个manifest包含每一个文档的元数据。自定义java代码以zip文档方式发布每一个文档到Alfresco,使用manifest数据来设置每个文档的特定属性。酒店文档在两年后会被自动清除——这样就让未失效的文件按照这样的周期不断地滚动。

文档管理系统的用户想要一个“谷歌式”搜索体验,在这里他们可以搜索整个文档—包括阶段使用通配符输入。要做到这一点,Carlson Rezidor酒店集团创建一个定制的Alfresco内容模型,其可扩展每个文档的元数据属性,并实施Lucene,以改善搜索。定制的元数据模型让Carlson Rezidor酒店集团可以自定义搜索功能,基于特定用户所搜索的特定文档带回结果。Carlson Rezidor酒店集团基于为用户和文档所设置的安全权限,建立系统来匹配文档。例如,如果一份文档只限定于一个区域或是一个酒店,那么只有在该区域或酒店被授权的用户可以查看它。

今天,Carlson Rezidor酒店集团的用户可以订阅文档和文件夹。当有新的文档被发布或特定文档被更新,他们会收到一封电子邮件。文件夹也是同样的道理。如果他们订阅文件夹,那么任何文件夹内的内容发布或更新,也将触发电子邮件通知。

用户可以标记文档为“收藏夹(Favorites)”,这将把链接放到我的收藏夹列表(My Favorites list)里,用户可以快速回到他们的收藏夹。

Conclusion: 
  • 开发了一个强大的,可扩展的文档管理系统,提供高价值公司文档给超过1,300家酒店和15,000名用户
  • 简化多个脱节过程,包括:文档修剪,过期和订阅通知,都变为了一个精简的解决方案,让用户发布,管理和批量上传文档变得简单而容易
  • 文档可以从站点里被快速发布,管理或删除,让内容永远保持最新和有效状态
  • 用户能够快速学习新的文档管理系统,IT部门几乎没有就这个问题接到电话
  • Alfresco存储库保管超过150,000份文档,其中系统每月还有着6,000份新文档(和到期文档删除)
Country: 
United States
Industry: 
Chinese, Simplified