新一代“企业内容管理(ECM)”在线研讨会:问题答复
 
作者:John Newton 时间:2015年6月30日
 
在本月月初,Alfresco举办了名为新一代“企业内容管理(ECM)”的在线研讨会。超过1000人就重塑ECM需求,以及为什么需要内容管理的新方法与我们一起进行了讨论。
 
这场研讨会产生了很多的兴趣与数十个问题。我们没有办法做到实时回答所有人的问题,因此在这篇博客中,我回答了其中的一些问题。我们还对每一个提出问题的人进行了跟进。
 
如果你错过了此次研讨会,这里支持用户按需获取。注册者还会收到我的白皮书:新一代的企业内容管理:为什么现在是迈入企业内容管理新方法的正确时机。
 
Q:Alfresco是否被用来取代旧有的ECM系统?如果是的话,这种变化的典型驱动力是什么?
 
A: 我们的客户想要从他们的ECM系统中获取价值,灵活性和可访问性,并且他们并不想因为品牌而额外付出更多。通常情况下,他们将他们最敏感和最重要的内容存 储在本地,不过也希望能够存储一些内容在云端,以支持协作。这让Alfresco的混合云ECM平台变得十分具有吸引力。其他对于ECM迁移的驱动力是改 进的搜索和法规遵从性(合规性)。我们能够为他们的需求提供最简单,最有效的平台。
 
Q:你如何看待Alfresco的竞争对手——或是你是否与之竞争——例如文件共享服务的Box?
 
A: 我们一般不和企业文档同步和共享的厂商竞争,例如Box,但我们往往相辅相成。一些公司使用Alfresco管理他们重要的业务内容,然后使用Box来管 理可以使用在公司外部的临时性,非正式性内容。尽管在功能上有所重叠,我们的使用案例往往是非常不同的。凭借我们的流程控制,高水平的安全,规则和丰富的 元数据,Alfresco处于业务流程的核心位置。与之相反,例如Box和Dropbox更多的是被用来进行合作互动。我们的一些合作伙伴已经创建了在 Alfresco和这些服务之间的集成。
 
Q:Alfresco和SharePoint就ECM来说,最主要的不同在哪里?你能不能给我们一些关于这两个应用程序如何集成的例子?
 
A:Alfresco 和SharePoint之间最主要的不同在于SharePoint主要是一个内容门户,而Alfresco更关注于ECM和BPM之间的集成。 Alfresco支持丰富的业务流程,更丰富的数据模型,动态搜索,更高的可扩展性和耐用性,以及集成的记录和数字资产管理。此外,用户通常会发现在 Alfresco中导航和搜索体验会更好,更简单。
 
一些用户同时使用Alfresco和SharePoint。我们的一个合作伙伴SeeUnity就提供从SharePoint到Alfresco之间的归档功能,以及在SharePoint门户中访问Alfresco内容的Web Parts。
 
Q:是否有可能在Alfresco里管理机密信息?是不是真的安全?
 
A:当然可以。Alfresco被许多需要最高安全水平的组织所信任。军事,情报和政府组织机构使用Alfresco来管理高度敏感的信息。Alfresco也被大型的企业用来存储受出口管制的机密知识产权。
 
Q:大型跨国组织经常面临当地管辖权规则,例如禁止信息跨境转移。在Alfresco是如何就部署模式和搜索功能进行处理的?
 
A:Alfresco 为你提供一些部署选项。这听起来你像是从中央存储库的角度来看这个问题。在这种情况下,存储库的每个部分可以具有不同的访问控制。我们的搜索功能通过 Solr评估所有文档相关的安全控制,因此用户只能看到他们有权限访问的信息。在分布式模型中,你对于从一个存储库复制到另一个存储库的内容拥有极大的控 制。这意味着你只可以在被复制的授权内容上设置和执行安全策略。
 
Q:Alfresco是否在云中提供数据中心的故障转移功能(例如,对于位于美国东、西海岸的数据中心)?
 
A: 是的。Alfresco云使用Amazon网络服务(AWS)进行数据存储。AWS在每个地区具有多个数据中心,但是我们也在西部地区具有灾难恢复。随着 时间的推移,我们会在高度重视我们的政府地区, 比如欧洲,添加新的Amazon节点。这取决于我们新的基于云的应用程序的发展情况。
 
Q:传统的文档管理系统例如Documentum很难从“商业变革”的角度来实施。你能够阐明Alfresco是如何容易实施的吗?类似内容整理,终端用户培训,新的业务流程等等。
 
A: 在Alfresco中有两个基本概念—切面和规则(Aspects and Rules)—这让管理信息变得十分容易。因为我参与过Documentum的全部设计,我不得不说, 当初有一个根本性的错误, 我们假设任何信息结构是可以被预先定义的。毕竟,这也是数据库的工作方式。但内容是不同的。通常是加载内容之后,才决定用它来做什么。切面 (Aspects)就像是元数据的乐高(Lego)块,能够在内容被加载后,再将元数据加入,因此你可以弄清楚什么数据是需要动态的。规则使用内容的上下 文, 包括文件夹,文件类型,甚至于在文档中的数据, 都可以应用切面,内容的移动和保护都是基于安全系统的权限级别。这些都被自动完成,而无需用户的干预。
 
Q:你怎样将元数据推销给那些习惯于以文件夹为界面的人?
 
A: 元数据能够让搜索和寻找东西更为容易, 这是一个卖点。文件夹规则让元数据可以被添加到内容,并且不会改变人们原先的工作方式。当用户添加文档到文件夹,元数据会被自动按照在搜索中发现的规则添 加进去。使用在Alfresco 5.0中的Office集成,你也可以直接在Office文档中添加元数据,并像SharePoint里一样挑出来。
 
工作流是另外一种提交文件的伟大方式。一个简单的表单可以抓取你需要的信息,然后工作流会自动处理元数据。用户不必再做任何东西。
 
Q:你怎么看待在应用程序中集成越来越多的内容的趋势?在过去,这个想法是集成应用程序到内容。
 
A: 内容是可以到处移动的;而应用程序不能。这里可能有一些我漏掉的问题,但这是一些我一直在思考的东西。内容可以同时存在于多个地方:在本地端,在云端,在 企业app或社交网站,在桌面或是移动存储库等等。而ECM是跟踪和处理这些内容的关键,用来确保内容是同步的,并能处理相互的冲突。
 
应用程序可以在任何地方,但在移动设备上是很难和内容集成的。但是内容可以被转移到任何需要的地方,并转化为应用程序可以使用的格式。
 
Q:在个性化内容交付方面,Alfresco有哪些能力?
 
A:Alfresco支持模板语言Freemaker,它在存储库中运行,并可处理全部的Alfresco data model。这允许Freemaker根据需要来修改,组装复杂,动态的内容。
 
Q:Alfresco为索引专有的二进制数据提供怎样的功能,假设数据结构是已知的或访问APIs存在?
 
A:我们支持Solr的open tokenizer和schema功能,并为元数据提取提供开放式架构。有了这两个功能,你可以具备从二进制数据中去提取可搜索信息的能力。如果需要,Alfresco咨询服务可以提供协助。
 
Q:你们如何与大数据技术,如MongoDB, HBase, HDFS和graph databases之间实现互操作?
 
A:Alfresco 社区和我们的工程团队一直在试验大数据技术,特别是MongoDB和HBase。Alfresco在这些技术中存储信息表现的相当不错。我们也与 Cassandra做了一些实验—虽然,我们已经能够实际上扩展更高,并使用新的内存-关系数据库,(它具有全面的事务控制)。这可能是根据不同的目的使 用不同的数据库的问题。至于graph databases,这将被用作非常不同的目的,例如跟踪关系和推导用户和内容之间的联系,以作推荐目的。这是一个长期的项目。