记录(档文)管理

当开始选择能够支持欧洲之星的复杂信息共享需求的平台时，实用性证明了一个关键要求。在选择平台的早期终端用户测试中——当时还包括SharePoint和Documentum——Alfresco迅速成为一个受人喜爱的产品。

“Alfresco一开始就在用户处取得了高分。”Smith。“他们喜欢和感受Alfresco的界面，并发现Alfresco是非常直观和易于使用的。”从一个用户采用的角度来看，人们已经自然地接受了产品，而无需少量或大量的培训。

在Alfresco平台最初推出到工程和运营部门后，越来越多的的部门现在使用Alfresco，Alfresco已成为生活和工作的重要部分。在1800名员工中，只有200多人被评为活跃的用户，大多数的员工在不知不觉中使用，并间接从中得到好处。

“首次实施Alfresco作为一个具体的解决方案来管理技术和工程文档，我们在每个部门拥有一个负责发布所有在内部网上政策文档的本地文档管控员。”Smith解释说。“我们同样使用Alfresco来实现公司各层次包括董事会的访问控制和机密材料的共享。”

Carlson Rezidor酒店集团开始评估和测试Google Docs。然而，在开发概念验证（POC）后，IT团队意识到它并没有提供足够的定制能力，并没有觉得这是一个合适的选择。Carlson Rezidor酒店集团然后调查Apache Jackrabbit和可以支持JCP规格的DM产品。Carlson Rezidor酒店集团目前支持Alfresco运行在Linux/Weblogic 11/Oracle，因为其提供完整的文档管理功能，支持开放式标准，并可轻松定制，以满足其特定需求（现在和未来的发展）。

使用webscripts和一个定制的java前端，Carlson Rezidor酒店集团现在可以轻松发布和管理在Alfresco存储库里的文档，确保文档是当前且有效的。企业文档是由一组分配的发布者进行发布，并且每一个文档在发布时会被自动分配有效期限。该系统能够会定期扫描即将到期的文档，并将其通知给文档所有者。发布者可以选择更新内容，和/或批准“不予改变”，将截止日期推迟一年。如果不采取任何措施，该文档会被允许“过期”，在搜索中或在系统里不在可见。如果用户不注意使其过期，管理员可以检索出文档。在6个月后，系统中所有的过期文档将被清除。

在评估过多个企业内容管理方案之后（包括Microsoft SharePoint 和OpenText），该部门选择了Alfresco One，因为Alfresco具备开源平台，安全态势，并且能够将不同的内容领域隔离开，使企业所有者可以直接控制信息的访问。

作为加拿大唯一的官方语言为双语的省份，该部门还要求其ECM平台可以支持使用法语和英语，并且希望用户界面是直观的，以易于文档检索，搜索和存储。

他们还需要一个拥有强大的记录管理功能的平台。“除了其所有高价值的功能，Alfresco真正的优势在于能够提供全面的记录管理能力。” Weismann说，“一旦我们的用户使用该解决方案来进行协作和文档管理，那么相对，同样使用熟悉的Alfresco Share界面进行声明文档成为一个记录，也是十分容易的。”

Sussex Partnership NHS Trust Foundation决定使用Alfresco One作为headless存储库，这样就省去了培训，并且可以与用户熟悉的Carenotes界面无缝集成。这让过渡（transition）变得尽可能简单。

实施阶段会按阶段执行，首先， Trust将迁移现存储于电子病历系统中的250万份文档。

在现有纪录的成功迁移之后了，Trust将着手于数字化项目，扫描和存储所有当前纸质临床记录，与NHS英格兰更广泛的数字化发展蓝图和无纸化2018（NHS England’s wider digital roadmap and paperless 2018）承诺相一致。

该项目生命周期的下一阶段将扩展内容管理功能到其他非临床系统中，例如人力资源和管理。使用Alfresco的云解决方案，Trust可以还扩展内容管理平台功能到企业网络外部的合作伙伴企业中，并且这样做是安全可靠的。

在评估过数个解决方案（包括MindTouch）后，Genesys选择Alfresco作为其企业内容管理平台。

不仅使用Alfresco作为内容存储库，该公司还利用其同步到云的能力，将数以千计的文档从防火墙内部交付给客户，让客户可以轻松容易的从web上下载这些文档。

对于供应商，Genesys技术刊物团队在防火墙内部的Alfresco中创建文件夹，然后将这些文件夹中的内容同步到云端。供应商可以访问和下载文档，查看，并再次上传回云端，让技术刊物团队进行操作。所有的副本版本都会被保持和记录下来。

对于客户，Genesys通过Alfresco的开放式架构开发出一个脚本，允许网站的匿名访问者可以从云端直接拖文档。文档在防火墙内部被创建，上传到Alfresco，然后自动同步到云端。

“我们的工作完全是在防火墙后面。我们将所有的内容放置在Alfresco的企业实例里，它是在一个就地的私有云中，然后让选择的站点自动将内容同步到我们为供应商和客户设置的各种各样的云站点里。” Katten说。

Ixxus提案使用Alfresco赢得了合同。该解决方案相较于很多专有的解决方案，包括Microsoft SharePoint更具成本有效性，更能满足NES的需求。Ixxus基于Alfresco ECM平台及周边提供一个开源，高度可扩展和成本有效的架构。

Ixxus负责端到端（end-to-end）的实施。Ixxus利用其成熟的6D实施方法，使用采用敏捷的Scrum技术和PRINCE2项目管理的混合。每日scrums被用于跟踪sprints迭代进度，与普通sprint审查演示（就地或通过远程设备）执行。

新的Alfresco解决方案让NES能够创建，管理和以文本与多媒体格式来共享电子文档。该解决方案提供了强大的数据和元数据标记能力，大幅度提高了搜索和定位，能够让用户轻松，容易的找到所需内容。

在Alfresco里设计的新的工作流，提高了NES员工的效率，并让NES可以完全掌控其内容的生命周期。该解决方案还让NES可以在粒度级别管理权限。使用Alfresco，NES可以快速设置新的安全的团队工作空间环境，在一个统一的存储库进行文档和内容协作，并在整个ECM解决方案中，使用统一的用户界面。

在评估过数个解决方案之后，Baldwin & Lyons选择Alfresco作为其新的企业内容管理平台。该公司和科罗拉多州的Zia咨询公司一起合作，以帮助他们将全部内容从Oracle迁移到Alfresco平台，并交付一个新的智能采集解决方案。

“我们告诉Zia，如果他们能够在30天内迁移1000万份文档，我们就和他们签署整个项目实施的合同。”Gray说。“结果，他们仅仅在7天内就迁移了1000万份文档——并且全部都是在非高峰时段。”

在接下来的几周，Zia处于评估阶段，从远程和公司内部学习Baldwin & Lyons的业务。他们还和平台的内部用户讨论关于他们对于内容管理的特别需求。

Ryan McVeigh，ECM解决方案和销售的VP（副总裁）说：“通过我们的初步咨询约定（ICE）我们深入研究了他们是如何的日常工作，从而创建一个个性化的解决方案。因为我们十分了解系统是如何执行的，因此我们能够使整个解决方案适当，在提高用户采用的同时，给予他们最大的成效。”