全方位的合同控制,讓安全和收益同時伴隨您的企業

您的采購和法務人員經常因為合同工作而超負荷工作嗎?您是否曾經忘記註意某份應該續簽而卻沒有續簽的合同?您是否曾經錯失了通過重新談判而獲得更好條件的機會?您在起草合同的時候經常在“需要從頭制定合同條款”和“從舊的合同中粘貼復制”之間做選擇,因為您擔心一致性,及時性,合法性沒辦法得到安全保障?您的合同信息是不是僅僅管理在特定部門的電子表格中,數據庫或本地文件系統中?

 

對於上述任何一個問題,如果您的回答是肯定的,那麽我們斷定您已經處於對所有合同無法完全掌控的狀態。而所有這一切都需要您花費更多時間和金錢,甚至有可能會帶來無法預知的法律後果。

以高效和合規的方式創建和管理合同

Alfresco Workdesk合同管理通過Alfresco One內容平臺,透明和高效地創建、管理、監控合同,以不同種類的方式,加上與業務相關性和一致性等因素對合同進行歸檔。您不再需要將這些工作分配到特定部門去做,也不再受限於一個個孤島式的應用程序。取而代之的是,您的任何業務管理員(經理或主管)都可以通過快速的配置來生成各種您公司業務要求的合同。

帶有預先定義好結構的電子合同文件,只要您按一下按鈕就會為您生成。一系列已經經過審批的模板,裏面會實時的包含不同辦事員已經在其創建的合同相關文檔中獲得批準的條款。只需要在Microsoft Word文檔字段填充元數據,如一個來自Alfresco的合同編號。這種方法快捷方便,並確保了數據的一致性。此外,一致性是通過與Alfresco One檔文管理(Records Management)模塊集成,通過跟蹤和審計合同的變化,並自動存檔來實現的。

加快合同審批,並提供一致的全局控制

Alfresco Workdesk合同管理解決方案中的預定義的工作流程以快速高效的方式協助處理、審批和監控合同,並根據合同內容和類型,自動包含來自公司各部門的需求。 Alfresco Workdesk“智能業務角色”概念保證辦事員使用該解決方案在創建和審批合同的過程中,只能看到和使用到指定的信息和功能,這些信息和功能是在角色設計時就定義好的。

報告合同狀態和對過期合同進行搜索,使得監督合同的有效期限變得更加輕松和透明。這使您可以及時終止合同,或者及時進行重新談判以獲得更好的合同條款。

縮短創造價值的時間,賦予企業用戶更多權限

Alfresco Workdesk合同管理,已經包含了能滿足您的企業在合同的生命周期管理中的所有需求。使用專用的合同管理界面,企業用戶通過簡單的配置就可以根據客戶指定的結構和屬性集創建新的合同模板。並且根據合同模板把這些公司指定的屬性內嵌到新的合同範本中。負責管理、創建、審批和監測合同的預定義業務角色和工作流程可以讓企業用戶根據自己的職責擁有專屬的權限。預定義的工作流程可以擴展用來完成更復雜的審批程序。這有助於您的合同管理解決方案快速啟動和運行。

充分利用Alfresco軟件套件的優勢

Alfresco Workdesk合同管理是基於Alfresco One的內容平臺和Activiti業務流程引擎的。它利用您在這些平臺上的投資和獲得的專業知識,這滿足了您對合同管理的所有需求。

為什麽要用Alfresco Workdesk合同管理

  • 提高效率 —— 簡化創建和管理合同的過程
  • 短時間內創造價值 —— “智能業務角色”確保您快速實施和用戶的快速啟用,它與Microsoft Office無縫集成
  • 完全控制 —— 完全掌控您所有合同生命周期的管理
  • 省錢 —— 決不會錯失一個合同重新談判的時機
  • 整合 —— 將Alfresco One內容平臺應用到您所有的核心采購和法務工作中
  • 合規性 —— 通過Alfresco One檔文管理(Records Management)模塊確保使用中的審計和跟蹤