Results: 
  • 在公司總部的人力資源部門可以如同分布在全國各地的區域經理壹樣,使用相同的方式訪問文檔。
  • Alfresco解決方案的實施導致了對用戶的顯著改變:減少了紙質文檔處理量,實時信息提供,安全訪問數據(從人力資源管理軟件包)。
Challenge: 

Gétaz Miauton在1910年成立於瑞士法語區。該公司提供範圍廣泛的家用產品。木材,瓷磚,建築和景觀材料,浴室,廚房設備和家用電器 - Gétaz Miauton專營和建築,裝修和家裝相關的業務。

從壹個家庭企業起步至今,Gétaz Miauton現在是擁有2,500名員工,營業額達16億瑞士法郎的CRH Group的壹部分。

在2008年,Gétaz Miauton決定購買電子文檔管理(Electronic Document Management)解決方案,以歸檔和管理其所有人力資源文檔。進行市場調查,研究能夠解決文檔存儲問題的產品。事實上,該公司不僅要儲存在職員工的相關檔案,也需要儲存離職員工的壹些特定文檔。以及歸檔問題,目標是實現快速和方便地訪問所有文件,特別是那些機密的,被儲存在安全櫃裏,能夠在保護狀態下訪問的文檔。

此外,信息需要可以從不同地點進行訪問。事實上,除了總部,該公司還堅持在所有活躍的國家都有辦事處。區域經理必須和公司總部的人力資源部門壹樣,可以以相同的方式訪問他們需要管理的員工檔案。

Solution: 

作為市場研究的壹部分,有幾種解決方案被進行了分析。Alfresco是被評估的解決方案之壹。大體上,這得益於Alfresco已經被安裝在集團的實體中的事實。

在調查研究了各個計劃書和報價後,Alfresco被選中了。Alfresco具有易實施,允許快速部署的優點。其靈活性允許在有需求的時候,可以開發定制的功能。最後,盡管這不是壹個絕對的選擇標準,但是歸功於Alfresco的開源模式,這讓運營成本大大降低。這些可見的好處對於Gétaz Miauton來說是十分有說服力的。需要6到8個月來實施這個項目。

當前的大量數據需要被集成到Alfresco方案中,這沒問題。但是,有大量的歷史數據需要被包括進來。這些涉及到數字化文檔的工作是十分繁重的。其由Kofax software執行。上面所提到的數字化,這對於通過確定文檔類別進行分組,從而分類文檔是十分必要的。文檔是否與培訓、假期、缺勤有關等等。

目前,訪問文檔是通過標簽進行組織的。壹個標簽指代培訓,另壹個指代假期……訪問特定的標簽,是由人力資源部門,根據崗位不同,職位需要,將權限授予員工或是區域經理的。

例如,在被視為機密的情況下,和病假相關的文檔,就只有人力資源部門有權訪問。另外,任何與員工培訓相關的文檔,可以被人力資源部門和區域經理所訪問。除了人力資源部門和區域經理,所有的團隊經理有權訪問與其團隊成員相關的壹些文檔,例如培訓文檔,雇傭合同,雇傭證明,各種協議等等。所有的員工也都有權訪問壹些與他們自己相關的文檔。這些文檔可以從Allegro tool中常看,這也被Alfresco稱作在某種程度上對用戶透明。

Conclusion: 

最後,所有新進職員相關的文檔都可以完全使用Alfresco平臺來進行管理。

Country: 
Switzerland
Industry: 
Chinese, Traditional