Results: 
  • 遷移做的既快速又安全
  • 降低成本非常可觀,而且穩定性和通用性都非常高
  • 很成功的用現代化的開放標準的ECM平臺替代了舊的管理系統
  • 用戶認可度異乎尋常的高
Challenge: 

當壹個歸檔系統的技術已經很陳舊,是很難維護並且維護成本非常高,它完全無法支持大量新的應用需求,這讓IT部門很有挫敗感——公司上下壹致認為:是到了應該改變的時候了。

Mannheimer Insurance Group是運營在歐盟國家,並主要為德國和瑞士的壹家大型保險公司。在保險行業,可靠性和穩定性是十分重要的因素,這兩樣都涉及到客戶關系和公司IT系統。Mannheimer舊有的歸檔系統已經不再完全滿足這些基本原則。與之前供應商之間的高成本的維護協議,不靈活的許可證還有系統穩定性也不夠。Mannheimer IT部門幾乎不能滿足新的應用需求,因此不得不拒絕來自於其他部門關於新的文檔管理應用的需求。這導致不管是IT部門還是用戶都不滿意。

Mannheimer Insurance Group尋求壹個替代的解決方案,可以提供穩定性,投資的長期安全和自由靈活的許可證選項。新的系統需要是不會過時的,高效的,具有成本效益的,並可以通過IT和終端用戶提高整體ECM。

Solution: 

在2010年,Mannheimer Insurance Group選擇了Alfresco企業版。基於Mannheimer的評價,Alfresco已經證明了自身是能夠滿足其他大型企業對於可靠性,高性能和安全的需求。使用CMIS連接Alfresco與其他的系統,Mannheimer就可以向其本身的用戶繼續提供不變的,熟悉的應用程序。

壹旦戰略決定遷移到Alfresco中,公司整體有1400萬的文件資料需要轉移到Alfresco裏。這些文件定期被840名員工中的700名在案例和文件管理系統中訪問。Mannheimer和WeWebU管理整個遷移過程。舊有系統的維護協議截止日期前,在有限的時間內,完成遷移決非易事。WeWebU廣泛的知識和遷移經驗,是讓系統可以繼續被員工運營的同時,讓項目可以成功完成的保證。

Mannheimer在使用Alfresco ECM平臺建立歸檔的時候,同時暫時性的維持著舊有的歸檔系統。所有文檔,包括從公司SAP系統(占大多數文檔體積)的銷售代理清算,以及傳統的紙質文檔,都通過中心和當地掃描儀傳入了Alfresco系統裏。這些文檔已經作為舊有數據轉移的壹部分同步到新的系統中。通過這個過程,數以百萬計的文檔被轉換被TIFF和PDF文檔格式。

當舊的和新的系統平行運行,WeWebU的事務保存(transaction-save)文檔遷移解決方案確保所有所有活動總是可復寫的,並會記錄下全部過程。在出錯的情況下,文檔堆棧(document stack)的恢復可以是在任何時間。

為了確保修訂安全性,壹位審計師認證了遷移路徑。在計劃的截止日期前,全部1400萬的文檔堆棧(document stack)被成功轉移到了Alfresco企業版服務器中。另外,大多數員工所使用的收件箱系統,在沒有任何中斷的情況下,也被成功轉移到新的系統中了。

Conclusion: 
  • 成功取代了舊有的系統,並將1400萬文檔轉移到中央Alfresco存儲庫中
  • 使用CMIS集成Alfresco內容與現有的Mannheimer系統,確保了公司的700名用戶可以使用他們所熟悉的系統訪問文檔資料
  • Mannheimer現在有壹個靈活的文檔庫,其可與組織壹同成長,並可加以利用其他與文檔為中心的業務流程
  • 相較於舊有的系統,Alfresco提供Mannheimer更為顯著的成本優勢和效益
Next Steps: 

使用壹個現代化的,強大而靈活的Alfresco系統取代Mannheimer舊有的系統,讓公司可以為所有組織新的使用案例使用文檔管理功能。現在,Mannheimer正在考慮使用以Alfresco為基礎的工作流,以及Alfresco Workdesk電子文檔管理。

Country: 
Germany
Chinese, Traditional