Results: 
  • 規劃了約為150萬美元的五年存款
  • 改善了和市民的合作
  • 縮短了城市合同審批的時間
  • 用Alfresco替換了丹佛的合同記錄系統
  • 將多業務流程進行了自動化和簡化
  • 改善了城市合同和財務文檔的審計
  • 開發了可使用的Web服務
  • 用靈活的工作流程來管理文檔的審批
About: 

“Zia Consulting是真正的合作夥伴! 他們幫助我們鞏固技術,將重要業務流程自動化,利用技術更好地和我們的市民合作。 他們傳達的結果迅速,又能有效地利用成本,為丹佛城提供了真正的價值。 有了Alfresco,我們能對業務流程自動化,便於向我們的用戶展現新型的應用,簡化了城市的服務。 對於這座城市來說,Zia和Alfresco是贏家組合!“ ——恰克·弗雷德裏克(Chuck Fredrick),丹佛城首席信息官

Challenge: 
丹佛城鎮的人口為60多萬,是美國第21大城市,以10億美元的操作預算雇傭了1萬人。 像許多城市那樣,此前丹佛的信息技術功能與70多家獨立的機構合作,有14個獨立的文檔管理系統——相互之間沒有連接。
 
2005年,市長創建了壹個中央化的IT小組,叫做技術服務(Technology Services),在為城市提供了統壹的技術策略的同時,也促進了IT成本的管理。 該小組馬上意識到,它需要鞏固的是壹個文檔管理系統,能做為很多以文檔為中心的業務流程和應用的支柱。 首先,該技術服務小組(Technology Services Group)必須著眼於丹佛的合同記錄系統,裏面儲存了所有的城市合同和相關的財務記錄。 該系統已經過時了,搜索困難,缺乏足夠的安全性,每天晚上都需要重啟。
 
由於該市面對很多財務壓力。技術投資必須做到有策略性,能有效利用成本,容易與PeopleSoft 和Oracle Enterprise Service Bus (ESB)進行整合,堅固可升級,基於開源標準,以及實施迅速。 該市選擇了Alfresco Enterprise Content Management
Solution: 
2009年,丹佛求助於壹家當地的技術公司和Alfresco Platinum Partner,Zia Consulting,協助實施事宜,支持新的鞏固式內容管理策略。 他們壹起設計壹個多步驟的方式,在不破壞城市服務的情況下,實施Alfresco ,將業務流程自動化。
 
兩位Zia的咨詢員和技術服務小組合作了15個月,實施了Alfresco,將其與PeopleSoft和其他使用Oracle ESB的關鍵應用實現了整合。 兩位咨詢員就實施具體的項目工作了6至12周,他們配置系統,設計工作流程和用戶界面,起草新式網絡服務,也包括測試新式應用,用於啟用和執行遷移。 這個方式使該市的IT服務團隊能經常向雇員展現新式服務,增加用戶的采納,融合用戶的反饋。
 
第壹階段是用Alfresco的應用替換丹佛市過時的合同記錄系統,從而實現對審批合同的儲存和管理。 此應用成功的關鍵在於它和PeopleSoft的整合,使該市的雇員能從PeopleSoft 中直接搜索和觀看合同,看到附帶的內容元數據。
 
再次,由於使用CMIS內容管理標準,丹佛市能輕易起草網絡服務,在Alfreco和PeopleSoft Financials之間進行文檔的交流和遷移。 數周之內,該市就展現了壹個新式的整合化采購流程,包括了壹個Alfresco內容儲存庫,對所有財務文件的留存政策進行儲存、追蹤和管理。
 
為改善市民的參與,Zia制作了丹佛311服務,讓市民容易報告非緊急事件,如坑洞、狗叫或塗鴉,可通過iPhone, iPad和iPod設備在線進行。 Zia對已經建立的Web服務重新使用,將Alfresco同該市的呼叫中心和CRM技術進行整合,創造了元數據表格,能在線或者通過iPhone/iPad應用進行填寫。
 
該市通過新的合同記錄系統(Contract Records System)接受積極的反饋,希望將此流程完全自動化,實現對合同的申請、起草和審批。 為了實現這個目的,丹佛市增加了Zia的直接處理(Fresh Process)產品,在Alfresco中創建了壹個“引導協議”的工作流程,能夠直接融合PeopleSoft。 了解到工作流程會迅速改變,或是不同合同之間的流程是不同的,Zia在不給技術服務小組和預算增加負擔的情況下,設計了壹個靈活的合同工作流程。 Zia在使用Alfresco單點登錄的應用中建立數字簽名,確保流程中的每壹步都得到相應的審批。
Conclusion: 
  • Alfresco的使用,使他們將關鍵業務流程實現了自動化和簡化,丹佛市馬上從中看到了成本效益。
  • 該在線和移動應用,改善了市民的參與,非緊急事件得到了更迅速的解決。
  • 通過該流程,城市合同的轉移更迅速,不會出現滯後。
  • 通過提供壹個安全又遵循審計標準的統壹系統,節省了雇員的時間。
Next Steps: 
對於使用Alfresco, PeopleSoft和Oracle ESB 基礎設施的其它業務流程,丹佛市決定繼續對其自動化。 通過在311應用中的技術,Zia計劃將該市的在線和移動設備上的執照、監察和許可流程進行擴展,供市民和城市雇員同時使用。 此外,Zia正通過將Documentum內容遷移至Alfresco,幫助丹佛市進壹步鞏固其內容管理系統。
 
該市估計,此舉措能鞏固內容管理系統,減少多執照和維護的成本,因此會在五年內節省150萬美元。 其他即將開展的項目有Human Services Case Management,其包括了同Ephesoft掃描和傳真技術的整合。
 
Country: 
United States
Industry: 
Chinese, Traditional