Results: 
  • 允許在3個國家的8個部門之間,安全的進行文檔共享和協作
  • 在關鍵業務領域能自動化的處理以內容為中心的工作流,減少紙質文檔需求
  • 便捷的構建和快速的啟用並提供更好的團隊協作能力
  • 讓文檔的存儲和管理中心化和安全化
Challenge: 

亞洲最大的廉價航空公司,想要把現有的紙質文檔數字化,讓員工可以以電子方式瀏覽和使用,從而改善工作流程。該公司希望減少人工的文書工作,以及在跨越3個國家的8個部門之間建立文檔共享。其目的在於精簡流程,和其他商務系統相集成,和讓管理者可以更快地制定決策。

例如,該客戶每天收到上百張紙質發票,需要壹個系統可以以電子方式抓取和存儲發票,並且可以與自動化的工作流程相集成,從而提高處理效率。擁有壹個中央存儲庫讓文檔可以很容易的被共享和管理,例如發票跨部門傳遞不是使用email或紙質文檔,而是用中央存儲庫進行文檔共享。

對於這個項目,客戶的IT團隊基於他們的需求,評估了整個文檔管理系統:

  • 有能力建造壹個用於文檔審批的強大工作流程
  • 基於開放式的,標準架構建立,能夠與舊有系統輕松集成
  • 與用於文檔抓取的現有Kofax software相集成
  • 成為壹個中央存儲庫,因此在不同國家的用戶都可以進行訪問與使用
Solution: 

在分別評估了Oracle,IBM和Alfresco後,客戶選擇了Alfresco,因為其是最具可擴展性和成本有效性的解決方案,可以很容易地進行定制,以滿足航空公司的需求。從壹開始,該公司就對Alfresco平臺的用戶友好度留下深刻印象,這允許員工可以從他們現有的Windows環境中連接到文檔存儲庫。使用Alfresco,用戶無需學習新的發布方式(publication methods),這讓從舊系統過渡到Alfresco變得容易而簡單。

對於實施,客戶選擇了Alfresco的全球合作夥伴Tech Mahindra來建立系統,以及和Kofax相集成,以抓取(capture)和攝取(ingestion)內容。實施,定制和集成階段在18個月內被完成。系統需要被配置和定制為可以在多個國家的辦事處支持單點登錄(single sign-on)的形式。中央存儲庫的建立,讓不同國家的用戶,可以基於權限的不同,安全訪問文檔。

壹旦新系統到位,Tech Mahindra映射文檔創建,審查和批準到工作流上。壹個帶有公司logo的界面被創建,這允許員工可以看到哪些文檔是需要他們審查或是批準的。

報告功能還能夠讓管理層清楚地看到哪些文檔正處於審查階段,或是哪裏有可能是效率低下的。

Alfresco平臺與許多部門舊有系統相集成,例如公司的財務管理系統,以精簡包括發票管理在內的工作流。

這種集成提供跨多個系統的單壹用戶界面,這讓部門可以很容易地在他們所有的系統中搜索,檢索和保存結果。基於每個部門的獨特要求和需求,該部門額外的定制工作流也已經被開發出來。

Conclusion: 
  • 客戶現在擁有壹個功能豐富的內容平臺,可自動化跨越多個國家的文檔工作流程
  • 自動化的發票處理變得簡單容易,由於其與Kofax文檔抓取和Alfresco工作流相互集成
  • 超過700個的活躍用戶,現在可以安全共享和訪問文檔,從而提高決策制定
  • 現在,Alfresco存儲庫掌管著超過50GB的數據(使用Kofax/Alfresco解決方案,用戶每天抓取和數字化大約80-100個紙質文檔)
Next Steps: 

客戶計劃擴展他們的實施範圍,並正在考慮實施Alfresco的知識管理系統(Knowledge Management System).

Country: 
Malaysia
Chinese, Traditional