Results: 
  • 節省時間和文檔搜索方面遠遠優於以前的系統。
  • 開源平臺的具體性質提供了新的應用程序的發展前景。
  • 根據保密需求,使戰略交流在壹個安全的環境裏。
Background: 
天氣和氣候的守望者,法國氣象局(Météo-France)是壹個與生態,可持續發展,運輸和住房各個部門掛鉤的科學和技術機構。
 
其主要作用是提醒公眾和當局災害性天氣現象。這個任務需要365天,每天24小時不間斷的監控大氣層,積雪和洋流表面。法國氣象局評估過去的氣候行為和未來的發展。
 
法國氣象局已經自2006年2月通過ISO 9001認證。因此,就處理文檔而言,該公共機構受某些責任或義務所約束。
 
然而,到目前為止,文檔管理只是簡單的從“文檔分類管理”這個觀點被思考過。因此每個國家的中央和跨區域組織都是被獨立管理,並且自己開發了其自己的工具。例如文檔在質量管理系統(QMS)之中,只是能夠被訪問,或是知道在哪裏訪問。另外,就搜索而言,現有的工具是低效的,因為只有文檔標題被用於執行關鍵詞搜索。他們沒有考慮在文檔中處理不同標題以外或涉及主要題材的情況。
Solution: 

在2008年,質量部認為這是需要改進的領域。於是決定推出招標,以便采購高性能的,可以跨部門共享的文檔管理系統。為了確保所有的需求都被囊括其中,工作組起草了壹份招標規格書。

招標書是在2010年被發布的。在分析過收到的投標書後,Alfresco被采用了,由Atol Conseils et Développements所實施,其為Alfresco的金牌合作夥伴和法國氣象局的服務提供商。完全符合法國氣象局的需求,該解決方案可以讓任何法國氣象局的員工(其中有3000)匿名查看任何非機密的文檔,不論文檔是否與質量管理體系相關聯。同樣,它允許壹定數量的授權員工訪問“流通受限或機密”文檔。

它提供了壹個高效的搜索引擎,其基於壹組條件包括關鍵詞和純文本搜索,改善文檔搜索。

它允許壹定數量的法國氣象局員工來定義和修改分類計劃,元數據以及附加在文檔上的搜索條件。

法國氣象局的每壹個部門,大約10到15個員工被確定作為負責文檔管理的人員。該解決方案的實施讓他們可以“整理(file)”操作和非機密文檔在不同的法國氣象局質量管理系統中,以確保他們可以訪問到局裏的任何壹個文檔。這些管理人員還負責刪除數據庫中過期的文檔。這同樣適用於“流通受限”或“機密”的文檔。過期的文檔會被歸檔,並在5年內可被訪問。

於2011年11月1日開始將10,000個現有文檔轉移到Alfresco的解決方案。到今年年底,7,500個文檔會移入新的數據庫中。預計,在2012年6月之前,所有的文檔都會被包含在Alfresco數據庫裏。

兩種文檔類型被集成到Alfresco文檔數據庫中。首先,經營證件。例如,程序定義了如何起草天氣報告。這些文檔被定期地更改。事實上,根據地方當局所提出的新要求,程序可以進行更改。目前這些大概有壹千件。除了能夠存儲和訪問這種類型的文檔,Alfresco解決方案的實施讓用戶還可以訪問這些文檔的歷史版本;換句話說,他們可以訪問任何壹個被取代的過往版本。

第二種文檔類型包括“休眠(dormant)”文檔,被稱為記錄,其反映了在給定時間點的狀態,例如,在上午9點由Roissy站發出的許多天氣信息。這種類型的文檔是不可更改的。這樣的信息的更新會構成新的紀錄。

Conclusion: 

在企業在不同地點有分公司或是辦事處等的情況下,這是壹個獨特的文檔管理和存儲解決方案。

Alfresco程序根據用戶權限,讓不同的用戶可以歸檔,引用,搜索,查看以及根據他們的權限,從壹個WEB界面下載各種媒體資料。

該解決方案的合作維度讓貢獻者(參與者)之間可以交換不同的理念。

Perspectives: 

Atol Conseils et Développements還開發了協同工作模塊,其可以被法國氣象局的壹個預定義用戶組進行訪問。這種專用的工作流讓這個預定義用戶組可以起草工作文檔。很快,最終版本被法國氣象局管理團隊批準實施。

由於這種工作方式就工作組織方面會有很大的改變,因此現在選擇了壹些文檔還有少數人進行部署和測試。

由於Alfresco解決方案是壹個開放式解決方案,只意味著新的應用程序也可以被考慮。例如,法國氣象局的質量部門讓他們的管理團隊接洽有關應用程序,讓他們能夠通過Web接口,在完全保密的情況下,交換意見和討論戰略主題,而不必在操作文檔中結束。

Country: 
France
Industry: 
Chinese, Traditional