Results: 
如今,New Brunswick公共安全部門100%的員工都使用Alfresco的壹些功能來訪問信息,並且有超過5,000份文檔已經被上傳進來。
 
使用Alfresco,讓用戶可以更加快速的找到信息。冗余信息被減少,並且改善了協作。Alfresco部署到終端用戶是十分容易的,並且正穩步去除對於其他內容存儲庫的需求。
 
Alfresco加強了New Brunswick公共安全部門內部網站的基礎,並作為存儲庫,服務於大多數發布到以Drupal為基礎的站點的內容。
 
作為額外的獎勵,Alfresco能夠取代該部門手動的縮微膠卷流程,去除購買兩個新的縮微膠卷相機的需求,節省了預計200K美金。
 
在未來,該部門計劃利用Alfresco作為外部網的基礎,讓所有的合作夥伴可以進行訪問,讓這些合作夥伴可以——特別是那些緊急事件管理的部門——能夠相互協作。
 
“我們現在是在Alfresco外聯網版本領航的早期階段,這讓壹組選定的合作夥伴能夠在線訪問文檔。” Weismann說,“我們還有共享報告和非結構化數據給其他機構的需求,因此擁有安全共享信息的能力對於我們來說,是十分重要和有價值的。”
 
對於Alfresco記錄管理模塊的評估已經結束了,與現有站點的整合即將開始。最終,該部門計劃壹旦所有內容都被清洗並轉移到Alfresco後,將消除共享的網絡文件夾。
 
“Alfresco改善了協作能力,並且讓我們的員工能夠更容易的找到重要的信息。”Weismann說,“這節省了我們的時間,讓我們的工作變得更加高效,從而提高生產效率。”
About: 

Alfresco讓 New Brunswick Public Safety管理關鍵信息變得更為容易

New Brunswick Department of Public Safety (DPS),即New Brunswick公共安全部門為加拿大New Brunswick省對公共秩序和社會安全的負擔領導責任。除了提供以社區為重點的項目,該部門還負責監管視察,提供懲教和法律實施的服務。該部門在全省共有26個分處,超過1,100名員工。

Challenge: 
因為其廣泛的職權,New Brunswick公共安全部門在New Brunswick政府內部和外部有許多的利益相關者。大部分的關系都是經歷大量的修改和多次的審批周期後,通過正式協議進行處理。
 
其結果是,文檔和合同難以被有效的管理。例如監控審查和截止日期,或定位最終簽署的文檔副本,這些簡單的活動都復雜而耗時的需要手動進行處理。
 
信息很難被查找,頻繁冗余,並且容易意外被泄露。35%文件服務器上的內容是重復的,另外有23%文件服務器上的內容是無索引的數字媒體文檔(音頻,視頻和圖像)。電子郵件備份占所有文件服務器內容的7%,大約有300萬封郵件存儲在員工的收件箱裏。
 
該部門需要壹個存儲庫來放置合同和協議,壹個自動化流程來更好地管理文檔的生命周期,以及壹種方式能夠讓員工在線協作。
 
“在使用Alfresco之前,每壹個分處都有不同的存儲庫,這讓信息幾乎不可能被找到,並且無法獲得協議和合同即將需要續簽的信息。” Franz Weismann說,New Brunswick公共安全部門信息管理和技術主管助理。“我們需要壹個共享的存儲庫,從而我們能夠更好的追蹤即將到期的合同,使合同不會失效。”
Solution: 
在評估過多個企業內容管理方案之後(包括Microsoft SharePoint 和OpenText),該部門選擇了Alfresco One,因為Alfresco具備開源平臺,安全態勢,並且能夠將不同的內容領域隔離開,使企業所有者可以直接控制信息的訪問。
 
作為加拿大唯壹的官方語言為雙語的省份,該部門還要求其ECM平臺可以支持使用法語和英語,並且希望用戶界面是直觀的,以易於文檔檢索,搜索和存儲。
 
他們還需要壹個擁有強大的記錄管理功能的平臺。“除了其所有高價值的功能,Alfresco真正的優勢在於能夠提供全面的記錄管理能力。” Weismann說,“壹旦我們的用戶使用該解決方案來進行協作和文檔管理,那麽相對,同樣使用熟悉的Alfresco Share界面進行聲明文檔成為壹個記錄,也是十分容易的。”
Country: 
Canada
Industry: 
Chinese, Traditional