受困的数据

在当今世界,即时数据访问,商业智能,安全性和效率对成功至关重要,许多公司意识到有价值的数据被困在他们的文档中。这些文件可能是纸质,电子邮件或标准电子办公文件,这些文件中的数据必须被手动读取,跟踪,路由,处理和报告。事实上,超过80%的信息被困在非结构化的内容中。这意味着只有20%的数据是结构化的,并且可以很容易地从关系数据库中搜索和检索。

文档捕获技术并不是什么新鲜事,但业界已经推出了创新的工具和功能,使企业不仅仅能够扫描文档。现在,技术使企业能够对其文档进行分类,学习和提取意义。通过自动化,我们可以利用和组织所有数据,包括结构化和非结构化数据。

先进的文档捕获技术不仅对提高效率和降低运营成本至关重要,而且通过分类和数据提取可以带来更好的业务流程。

第一步:采集捕获数据

有多种方式可以捕获数据:扫描仪,多功能外设(MFP),UNC文件夹(网络文件夹),传真,电子邮件,内容服务或文档存储库,移动设备或通过外包业务流程组织(BPO)。

第2步:图像处理

文件和图像被标准化,清理和旋转以准备分类。该系统应用除斑和去偏滤镜来改善图像质量。然后生成易于识别的文件,并可以从中轻松提取数据。

第三步:分类

有多种方式可以捕获数据:扫描仪,多功能外设(MFP),UNC文件夹(网络文件夹),传真,电子邮件,内容服务或文档存储库,移动设备或通过外包业务流程组织(BPO)。

第4步:提取

这是识别文档中元数据的过程。元数据是描述和提供其他数据信息的一组数据。就文件而言,元数据可用于组织,查找和/或将文档提供给其他类型的业务系统。该系统设置为根据公司需要的业务规则和信息通过数据库查找和模糊逻辑提取数据。

第5步:验证

如果有任何文件低于预设容差水平,则会突出显示它们以供人工审阅。例如,如果有污迹,溢出,模糊的字符或我们可能错过遗漏的字段,就会发生这种情况。系统会提醒您这些文档以进行手动验证和更正。

第六步:导出和交付

导出的文档和数据可以存储在本地服务器或基于云的存储上,如Alfresco。