电子和数字签名是“数字化转型”的关键环节

电子和数字签名脱离纸质及实物的工作环境,可自动化的产生、批准、处理和审核文件,创造便捷的新工作模式。不再需要纸张,降低成本的同时主要是缩短你于竞争对手在业务流程效率上的差距。

Digital Signature

数字签名当然要比传统的先打印再签署的方式要高效得多, 需要签署的文件本来就在流程中,在数字化转型之后的签名要快捷、安全和高效。过你手的或者与你相关的文件随时可查,对签名文件的当前状态随时可查,对签署流程中出现的问题随时可查,对纸张和打印机也是最好的减负。

您可以简单地通过使用Alfresco就达到这个目标,它是完全基于Web的电子签名方式,完全取代基于纸张流程的签名过程完全没有问题。

不仅如此,我们通过提供电子签名来创建和定制标准操作程序(SOP),在企业中真正做到严格监管和标准程序相结合。有些使用场景中要求很多其他规范,比如:标准实验室操作规范 - Good Laboratory Practices(GLP),或者,标准生产制造规范 - Good Manufacturing Practices(GMP)等,要求严格按流程和规范行事的场合都需要这样的能力。


特点

  • 签署PDF文件
  • 签署多页文件
  • 签署微软Office 文件(Word,Excel,PowerPoint)
  • 签署AutoCAD
  • 多种印章、签章
  • 添加姓名,当前日期
  • 拖动移动,重新调整大小
  • 密码保护
  • 可以立即通过工作流的批准来签署文档
  • >对单一应用场景中的多页文件,你可以在其中选择某页作为签署页
  • 与工作流程整合
  • 签署图片TIFF,JPEG,PNG
  • 适应更多屏幕 - 平板电脑,移动设备,电脑
  • 批量签署模式
  • 无限用户
  • 无限的签名
  • 您可以添加多个签名和印章
  • 您可以随意移动签名和图章,只需单击拖动和缩放签名即可
  • 可以输入名称 – 手写签名。签署文件的同时也是为了确认和批阅重要的文件。

有关电子签名和数字签名的常见问题

数字签名 (数字签名标准)就是对文档的数字“签封”, 签封的含义就是指文档的任何变动都会导致“签封”受损而失效。签封中签署人的信息也是无法修改的,包括签署时间在内构成一个完整的签名。数字签名比实际用纸张签署要安全得多,也高效得多。数字签名系统需要验证签名者的身份。保护和校验文档中的重要数据并保证其完整性和不被篡改。.

电子签名是一种在线签署文件的方式。通过在页面上签入“签名图像”。Alfresco的解决方案让您可以通过网页来完成签名, 然后转发。它可以让企业快速签署文件,节省更多的时间。任何时间,任何地点,不再需要传递纸质的文件,不再需要一次次扫描与标注,不再需要纸质文件和电子文件的关联与合并。“中华人民共和国电子签名法”已经在2005年4月1日开始实施,以支持这个时代电子商务的扩大。

数字签名或者这通常被称为标准或高级电子签名。这是最安全的电子签名之一,并被普遍接受。数字签名基于公钥基础设施 - Public Key Infrastructure(PKI)技术。PKI技术可以维护数据完整性,防止签署人否认对文件的责任责任。还可以防止复制或者更改数字签名。数字签名需要CA证书或代理许可证。证书需要在可以使用之前发放。

对于电子签名。没有必要申请证书,但需要满足下面4点才是可靠的电子签名:

  • 电子签名制作数据用于电子签名时,属于电子签名人专有;
  • 签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制;
  • 签署后对电子签名的任何改动能够被发现;
  • 签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。

电子签名常用于内部文件签署和组织间协调。电子签名是可识别和可验证的。完全可执行且合法合规,例如来自政府机构的ISO标准,法规,控制和审计文件等。

当然,标准的数字签名为文件提供“真实性证明”。

因为它可以,识别用户,维护数据完整性(因为签名文件不能更改),带有签名的电子文件也是免责声明或举证责任的法律文件

从传统工作方式向数字化转型是社会发展的必然要求;

解决传统工作方式中复印、印刷、扫描,仓储,查找和检索丢失文档的成本问题。

实现业务流程自动化,提高效率缩短时间

电子签名环境下的运营更容易优化工作流程和协作

电子签名下的运营系统确保准确,和不遗失任何数据

以上是降低运营成本和优化运营模式的功效,另外更重要的是你不觉得环保问题是更重要的问题吗?

许多流程需要官方批准或审批。通常情况下,需要组织或部门签名批准的流程增加超出预期。如果您选择使用电子签名。组织可以缩短流程的时间,降低成本,提高协作和工作效率。

企业运营和公示

绩效报告;传播和公共关系报告;财务报表

法律文件

合同起草协议;与服务分包商合同的主要协议项

行政法规

行政法规;各种行政申请;相关行政文件

其他行业特定文件

设计,图纸,制造说明和报告,HIPAA患者和同意书

人力资源

新员工定职定岗;绩效考核;保险索赔;调职申请

客户服务文件

客户服务变更单;客户相关文件

销售文件

报价文件;销售/服务数据收集;与客户签订合同

财务/会计文件

贷款合同;务发票审批;财务报表与财务记账有关的说明;礼品帐户;报销申请

文档,质量控制

设计审批;生产报告;医疗记录;实验报告;分析结果

采购部门

与供应商或者分包商的订货合同