使用Alfresco即时将所有文件转换为PDF / A

PDF/A

如果你要将电子文件归档并长期保存,普通的PDF文件是不行的,必须转成PDF / A格式,它也是美国联邦法院使用的PDF系的严格标准。它不仅用于数据的呈现,更重要的是用于归档(A表示归档),所以PDF/A是一种可归档的PDF格式。

为什么PDF/A最适合归档?

PDF格式的文件是当今公认最灵活的格式,它可以记录各种各样格式的数据类型,所以PDF文档最适合存储信息,也很容易使用,能够适用于所有设备。但是,这并不意味着.pdf文档中的每个文件都可以永久保存。

Alfresco PDF/A模块为您提供将PDF文件转换为符合ISO 19005-1或ISO 19005-2(PDF / A的强制标准)的PDF / A-1b和PDF / A-2b的能力。

为了长期保持存档,确保文档的准确性,有些功能是需要,但是有些功能就没有必要了,比如:

PDF/A 至少包含以下的一些限制:

  • 不允许签入声音(audio)或视频(video)
  • 不允许签入可执行的代码,如Javascript
  • 所有用到的字体必须内嵌在文档中,不能引用任何外面的尤其操作系统的字体
  • 不允许任何加密
  • 仅仅允许使用标准基础的元数据(standards-based metadata)

根据ISO 19005-1的规定,将PDF文档转换为PDF / A可确保您无论在现在还是在许多年之后都能够无障碍的浏览和使用文档。

符合ISO 19005-1标准的要求

当您将PDF文件转换为PDF/A时,Alfresco的PDF/A模块的准备工具将使您的文件避免错误。也就是避免不符合ISO 19005-1标准的内容出现,工具包括以下功能:

  • 自动解决文档中的问题
  • 确保没有问题的文件的结构
  • 使用流式压缩。修改外链到外部的预览文件(比如视频,或图片),修复已经删除的外部内容
  • 与所有设备兼容的色域
  • 用嵌入的目标颜色配置文件替换RGB颜色值
  • 修复丢失掉的嵌入式字体,和其他丢失的字体
  • 完全验证每个字体,并用全部用嵌入的字体来替换
  • 解决元数据的稳定性问题
  • 格式化新的元数据,并嵌入到归档文件中
  • 去除掉不稳定的信息
  • 除不可显示的数据,如音频和视频文件。并修复一些可显示的数据的外观方面问题和故障
  • 运行不顺畅的其他问题
  • 取消所有可执行的命令,如JavaScript和ImportData

如何确保您的所有文档都被永久保存

能在PDF阅读器中查看文档,并不意味着您能长期保存PDF文档。也不应该这样,因为你必须检查每个文件是否可以转换为PDF/A格式?

Alfresco的PDF/A模块允许您将多个PDF转换为PDF/A 格式,让它们满足ISO 19005-1或19005-2的要求,即使在遥远的将来,您的文件仍然可以无顾虑的使用。