什么是备份?什么是归档?

很多人经常混用“归档”和“备份”这两个术语。但是,这两个概念实际并不相同:

备份

数据备份是指复制数据的过程,以便在丢失时可以恢复数据。保存在存储设备上的数据称为备份副本。从备份副本重新获取原始数据的过程称为恢复数据。这种形式的数据备份用于数据库或文件目录等解决方案,也可用于备份Alfresco元数据库。

存档

电子归档是指在Alfresco中长期地,不可改变地保留电子信息。特殊档案系统通常用于以电子方式存档信息。术语“电子存档”总结了企业内容管理系统中的许多不同元素,这些元素通常分别称为“记录管理”,“存储”和“保存”。电子存档用于备份关键的公司数据和文档,并以长期未来的审计方式存储它们。

归档文档时,Alfresco可以将所有存档的商业文档(无论您是通过邮寄还是以数字形式收到)链接到您的会计和财务部门使用的ERP和会计系统中相当交易。 通常是链接到特定交易的所有文档只需按一下按钮即可,无论是原始格式还是长期只读格式(如PDF / A或TIFF)。 为确保Alfresco可以完全集成到您的系统中,我们使用通用CMIS接口和经过认证的SAP接口。

作为公司,您必须能够在很短的时间内找到并复制所有文档。这是审计证明存档的基本要求之一(参见VOI发布的10项审计证明电子存档原则,VOI是德国文件管理行业协会[本文件仅提供德语版本])。为了帮助您解决此问题,Alfresco包括元数据搜索和文档内容的全文搜索,这些搜索也可以合并在一起以实现更广泛的功能。元数据搜索使用为文档,流程实例和记录设置的元数据类型。您可以根据需要定义属性值,并直接从ERP系统自动传输数据,以进行会计,物料管理等。但是,如有必要,您还可以手动添加更多数据。可以直接从会计和物料管理系统访问文档,也可以使用任何Alfresco可以接受的方式(基于Windows,基于Web或移动)访问文档。

WORM(“一次写入多次读取”)技术可以保护您的文档在您不知情的情况下不被删除,替换或修改。 存储系统为用户提供只读访问权限。Alfresco支持基于标准软件和硬件的WORM技术,可防止存储数据被更改或(无意中)删除。 文档以其原始格式和防篡改TIFF,PDF或PDF / A格式存储,从而确保可以在长期的未来访问和阅读它们。

Alfresco集成的审计跟踪功能可帮助您跟踪为特定文档执行的所有流程。 例如,您可以向外部审计人员提供已查看和更改过文档,流程实例和记录以及何时发生此操作的完整记录。 所有流程日志都以审核方式存档,就像文档本身一样。 个人访问权限可保护Audit Trail中存储的信息免受未经授权的访问,从而帮助您始终保持数据保护。

用于客户端 - 服务器通信的个人用户授权,身份验证和SSL加密构成了归档文档的安全基础。 Alfresco广泛的授权概念使您能够在用户级别,组级别和部门级别管理对文档,流程实例和记录的访问。 您还可以为审核员设置临时工作空间,使他们能够访问数字文档。 您的档案也可以加密,以防止信息泄露。

Alfresco包含自动管理保留规则和删除截止日期的功能,可帮助您确保不会故意或无意删除文档。 文档被转换为防篡改的长期格式(如PDF,PDF / A和TIFF),以确保您能够阅读它们,即使几年过去了。 除了长期安全地存储文档和数据外,Alfresco还通过自动删除不再需要的文档和数据(假设您的WORM存储系统支持此功能)确保存储容量保持在最佳水平。