知识库


知识内容的采集

知识内容的采集 — 可保存任何内容,甚至内容的变化履历

Alfresco是天然的知识库系统,首先所有可以保存的东西都可以存到它的存储库中,这个存储库可以存下任何类型的知识内容,内容大小也不限制。甚至,同一个知识内容在不同时间更改的记录也会被记录。

不仅人类生成的文件知识内容可被记录,其他计算机软件系统生成的文件数据知识内容也同样可被记录。


知识内容的存储 — 集中管理

企业的记忆最终都是保存在各种工作文件中。以往这些各式各样的知识内容保存在个人的电脑里,或者文件服务器上,人们的交流记录,流程记录也各自分散。有了Alfresco之后,所有内容可被集中管理。

知识内容的存储

知识内容的标识

知识内容的标识 — 元数据从多种维度标记内容

无论知识内容是来自项目记录,销售记录,培训记录,研发记录还是行政管理记录,每一份这是内容在诞生和使用过程中都会需要留下“场景”痕迹,这些痕迹可能是记录人的行为,比如修改编辑,标注,使用,权控等。也可能记录内容当时的业务场景,比如合同的执行过程,项目管理的过程,问题发生的过程等等。在每一份知识内容的生命周期中,都会有不同的场景,这些场景无论多复杂都可以被记录被搜索。


知识内容的分类 — 任意维度,并且无模式整理

同一份知识内容,在不同的使用场景具有不同的用途。比如,同一份合同,管理人员可能会用它来做业绩分析,销售人员可能会用它掌控合同的执行状态。财务人员可能会用它管理首付款。这些维度可能会随着业务需要不断增长,甚至针对大量的合同最深层的数据挖掘,获取各种类型的统计数据。这些都需要知识库系统支持无模式的识别,能够按任意维度归类。

知识内容的分类

知识的在线查看

知识的在线查看

很多的知识内容都是由人来使用的,拿到一份内容的时候是否能方便的预览其中的内容,是知识库使用便捷性的重要方面。知识库应该具有预览扩展能力,不仅可以支持已知类型的预览,还可以对未知类型提供预览扩展接口。系统不仅支持预览内容的现在状态和内容,还需要预览过去的状态和内容。不仅可以查看内容,还可以查看内容的所有相关元数据,了解这个知识内容整个生命周期中的各个使用场景的情况。


知识的搜索

全功能的搜索是知识库最重要的功能之一,系统支持全文的检索。输入任何关键字,都会在瞬间获得相关的内容。既然知识库记录知识内容的多种维度,那就可以用不同的维度去搜索。搜索的结果可以再次细化分类。也支持无模式的搜索和定位,不需要文件内容中包含这个关键字,只要语义相关就可以被搜索到。知识库不仅有常规的文件夹方式去管理和归类文件,还支持智能文件夹来夸范围提供归类,并提供夸范围的搜索。Alfresco支持人工智能(AI)的介入,可以将任何角落的知识内容盘活和挖掘出来。让它在合适的时候出现在合适的地方。

知识的搜索

知识的安全控制

知识的安全控制

知识内容来自于日常工作,必然有分级和权限控制,只有合适的角色才能看到合适的内容。系统根据使用场景的要求来控制权限。比如在某个项目中,不同的分工的人产生的知识内容,只有有权限的人才能有权使用到,包括预览,下载,修改等权限。这些都是根据实际的工作场景来控制的。同时,管理者可以方便的通过修改权限来控制知识内容的使用范围。


知识内容的自动化机制 — 规则

Alfresco作为知识库,其自动化能力是靠规则和流程来实现的。任何的内容都可以被纳入到某项或者某几项规则中。这些规则可以定义任意类型的自动化操作。当满足某项条件的时候,系统会自动激活预先设置好的动作,比如内容的自动分类,自动标记,自动更改权限,自动推送,自动执行,自动格式转换,自动启动流程等。Alfresco可以将内容和人的工作任务关联起来,这就是工作流程。任何内容都可以被附加在一个流程中经过人工的流转到达知识内容生命周期的不同阶段。通过规则和流程可以容易的实现知识内容本身的自动整理,以及和人类产生自动的交互。

知识内容的自动化机制

知识内容的关联 - 任意维度的关联

知识内容的关联 - 任意维度的关联

知识库中的内容大都不是孤立的,它们在不同的使用场景,曾经或者正在和其他的知识发生某种关联。这些关联也是知识的一部分。如何从一个知识所引到相关的知识,并且是在合适的应用场景的背景下。知识库像神经网络一样,将知识按不同的背景关联在一起。这让知识的使用者能够方便的发现关联,和使用关联去找到更多的相关内容。


知识库的使用行为分析

Alfresco作为知识库,不仅可以记录和保留知识内容本身,以及知识内容的各种使用场景的元数据(包括关联关系)。还可以记录所有知识库的使用者的行为,并且能够根据不同的人在不同的场景下对知识的操作和使用做“行为分析”。因为,任何人对任何内容的操作都会留下审计记录,通过对这些审计记录的分析可以知道那些人在什么时候,用什么方式使用了哪些知识,哪些知识内容是最热门的,哪些是最受关注的等等。

知识库的使用行为分析

知识库的社交媒体职能

知识库的社交媒体职能

Alfresco作为知识库,知识内容可以被关注,发布知识的人也可以被关注。当内容变化时,或者发布内容的人在此操作知识库的时候,关注着能够自动感知到这些变化,并通知到关注着。知识内容本身可以被评价,评论甚至多种方式被引用。知识库内容也可以被分享到各种社交媒体甚至视频网站上。