钉钉集成Alfresco(渌天)系统 - 高性价比的增强OA解决方案

钉钉 + Alfresco(渌天)-  高性价比的企业综合办公解决方案

为什么要和钉钉集成

  1. 钉钉已经是取代OA的趋势
  2. 钉钉和企业微信的优势是连通人与人
  3. 但是对于企业内部由文档和文件驱动的业务流,必须要专门的系统来解决
  4. Alfresco是解决任何「文件」类型数据问题的专业系统,与钉钉集成之后,双方功能互补,构造一个完整的企业业务平台
  5. 文档、文件、档案等也叫「非结构化数据」,它们与「结构化数据」一样,也是要有专业的系统来解决问题。Alfresco是解决这类数据问题的专业系统

钉钉的功能特点

  • 企业通讯录:完整且容易更新的企业通讯录,因为每个人都会通过钉钉发送和接收消息。
  • 视频会议: 视频会议的整个过程需要的文件资料,和会议录像都可以是Alfresco的管理目标。
  • 消息必达:消息的强制抵达,会让业务更不被阻滞。
  • 企业群: 在群中保留沟通的信息,并能将群中共享出来的文件资料同步到Alfresco中管理,这些管理是带有沟通上下文的。
  • 审批: 钉钉的流程太简单,无法做复杂的业务,对接Alfresco的高级流程引擎之后,可以做到任意复杂的流程。
  • 日历:钉钉中的日历可以和Alfresco中的日历绑定。
  • 钉邮:钉钉的邮件系统可以直接对接Alfresco的邮件处理能力。
  • 钉盘:钉盘能够存储少量文件,方便个人,群组暂存交换。
  • 文档多人编辑:可以对接Alfresco,实现更完美的多人编辑能力。

Alfresco的综合能力

Alfresco (渌天)是:

专业的「内容操作系统」,提供完整的文件文档解决方案。 主要功能有对文件的编辑和协作能力,预览,标签,版本,类别,元数据,全文检索和精确搜索;能够为企业业务提供规则引擎,多级元数据引擎,安全存储,统计分析,多维度管理,内容监控,安全防扩散,内容锁定与分享,智能文件夹,高级流程引擎,安全审计等企业级重要功能。系统可集成不同的外部系统,这样Alfresco驱动企业内部的业务流程跨系统流动。

Alfresco + 钉钉 = 强强结合

钉钉在云端,有少量存储空间,负责发送和接收工作。 Alfresco运行在企业内部,受防火墙的保护,文件和内容绝对安全。连通到钉钉后,可以在不使用VPN的情况下,就能保证系统的与外界的连通,而这种连通是非常安全的。

文件的分享分为: 下行上行两个部分

our office

下行:从钉钉发来的,来自别人的分享

在云端,可以通过钉钉接收(发送)消息和文件,文件通过暂存在钉盘中,由于钉盘和Alfresco之间有一个智能管理的通道,可以决定哪些文件移动向下移动,哪些文件暂时保留在钉盘中,或者自动删除。这些下传的文件可以按接收人,发送人,业务参与人、时间、地点、类别、权限、流程等各种需要来设定规则,下传到Alfresco系统中,并开始业务流转。

无论是上行还是下行,都可以根据文件密级,或者其他安全要求决定文件在钉盘中暂存的时间和时机。如果达到一定密级的文件还要走特殊的审批流程,并且对文件做加密处理。Alfresco有多种加密方式。

our office

上行:向钉钉的联系人分享

在Alfresco内部,如果有人需要将某个文件分享给自己的同事,或者外部人员,只要点击分享按钮,文件就会自动出现在钉盘中,并根据使用者的意愿自动将文件发送给对方。

无论是上行还是下行,都可以根据文件密级,或者其他安全要求决定文件在钉盘中暂存的时间和时机。如果达到一定密级的文件还要走特殊的审批流程,并且对文件做加密处理。Alfresco有多种加密方式。


人员组织结构的同步

钉钉和Alfresco之间共享同一个人员组织结构,可双向同步,单点登录,扫码登录。

日历和事件的同步

钉钉和Alfresco之间实现日历和事件的同步,当有流程审批任务,或者通知,公告,状态变更,邮件抵达。文件生命周期变化等,都可以和钉钉同步。

高级流程的对接

Alfresco渌天的高级流程引擎,可以弥补钉钉流程的不足,并能利用钉钉的UI便利来对接各种复杂的企业内部工作流程。

对钉钉做安全的加固

Alfresco系统能够从不同层面提供对钉钉的安全加固,如:提供更多的安全机制,多种内容加密方式,灵活的保密级别,智能的安全传递和转移策略。

电子邮件的集成

无论是钉邮,还是Alfresco内部对邮件的处理能力,都给客户提供了综合全能的邮件解决方案,并能提升传统邮件系统的价值,使得它兼顾传递信息,控制信息和流程,参与业务审批,事件的触发。智能识别等。

单点登录,扫码登录

支持和钉钉使用相同的用户名密码登录,支持钉钉扫码登录。在使用和分享过程中不再需要重新输入密码。


关于Alfresco + 钉钉的问答 - Q&A


Alfresco能存东西,钉钉(钉盘)也能存东西,它们是如何分工的?

答:
  1. Alfresco负责所有和非结构化数据相关的企业内部业务流转,它可以接受专业和垂直的复杂度,无限扩展业务方向。只要是基于非结构化数据的业务流,都可以基于Alfresco系统搭建。
  2. 钉盘负责内容的分享,和外界信息沟通
  3. 钉盘容量小,只适合存放暂时的数据,综合和统一的管理依靠Alfresco(渌天)。

钉钉中「钉盘与文档」能做什么?

答:
  1. 文档可以方便的与人协作,比如上传后,文件永远放在云端,方便分享给其他人。无论是否在办公室,都可以参与协作。
  2. 协作方式,也可以做到:预览、对Word,Excel,PPT文件也能做到多人编辑。
  3. 分享文件到群聊天和联系人。
  4. 能做简单的搜索,比如搜索文件名。
  5. 也有回收站的功能,删除文件可以进回收站。以上这些功能是钉钉提供的,但是如果钉钉这些功能还不够用,并需要和自己的业务更贴近更紧密,这些就要依靠Alfresco来完成。

你认为最实用的5个功能是什么?

答:
  1. 可以用钉钉扫码登录
  2. 可以同步钉钉的组织结构
  3. 可以向钉钉中的个人或组发送文件或内容
  4. 可以接受钉钉发过来的文件或内容
  5. 钉钉运行在外部,可以享有云端分享能力的灵活性;Alfresco运行在企业内部,可以确保内容业务的复杂和安全的到充分兼顾。