Alfresco记录管理

Record这个英文词在国内曾经被翻译成:档案/记录/电子文件,中国国家标准 GB/T 29194-2012正式叫“电子文件”,Alfresco支持使用此命名,所以下文中出现“档案”和“记录”的地方如未标明,均指国家标准中的“电子文件”

同时,File Plan 相对的“归类方案”“归类计划”,“归档计划”,“文件计划”都是指相同的含义

Alfresco档案/电子文件管理(Alfresco Record Management) 是GB/T 29194-2012(中国) , MoReq2(欧盟) , DOD5015.2(美国) 标准下的软件系统,(中国国家标准将这类系统称作Electronic Records Management Systems - ERMS) 。

Alfresco档案/电子文件管理(Alfresco Record Management)是专门用来管理档案/电子文件的生命周期,包括识别,分类,归档,保存,和销毁档案/电子文件,档案/电子文件管理可以被认为是组织中的各类业务活动证据的识别、标识和管理。

Alfresco符合用户工作习惯,将档案/电子文件管理(Record Management)的复杂度大大降低,从而加大用户认同感。

使用一个统一的存储库,以及简单的就地和自动化声明档案/电子文件,从而降低不受管理的文件的风险。

自动化的,以规则为基础的档案/电子文件管理,让信息治理变得更为容易,能够从始至终的符合治理策略。

对于归档,审核,审计档案/电子文件是极为强大的工具,它可以帮助你节省时间和降低管理成本。

档案/电子文件类别(Record Types)

  • 支持电子和非电子(物理)档案/电子文件
  • 多种电子文件类型: "扫描的档案/电子文件", "电子图片档案/电子文件", "PDF档案/电子文件", "网页档案/电子文件"
  • 文件夹可包含电子和非电子(物理)档案/电子文件
  • 你可以通过Share,入站电子邮件,IMAP,CIFS进行归档

档案的分类(Record Classify)

例如,档案的分类(Classify)可以为不同应用级别的档案设置分类按照信息类型分为:

  • 最高机密
  • 机密
  • 秘密
  • 未分类

档案/电子文件归档(Record Filing)

档案/电子文件可以通过多种接口被归档::

  • 导入到记录管理站点
  • 来自于Alfresco
  • 来自于桌面CIFS,WebDAV,FTP等等
  • IMAP电子邮件客户端

工作流:允许多个用户来完成元数据

3个阶段流程:声明, 归档, 完成

只有记录管理员可以打开记录, 只能是在中断操作之前

归类方案(File Plan)

用于存储“档案/电子文件”:

  • 类别持有处置计划
  • 在档案/电子文件文件夹中档案被归档

用于存储“档案/电子文件”:

  • 安全控制谁可以浏览
  • 用户可以添加记录

支持自定义元数据

处置计划(Dispostion Schedule)

附加在档案/电子文件类别上:

  • 应用在档案/电子文件类别和文件夹下

控制档案/电子文件:

  • 保留
  • 处置

几个步骤:

  • 中断
  • 移交
  • 保留
  • 入管
  • 销毁

档案持有(Hold Support)

对于“持有档案”目标的安全控制可也做到全方位:

  • 甚至可以控制谁可以看到对“目标”的侦测正在发生

对“持有档案”内容的增加/移除

生成“持有档案”的报告

档案版本控制(Version Control)

  • 使用规则控制哪一个版本创建新的档案/电子文件
  • 档案的外在关联在归档方案中同样被保留
  • 这些关联也可用来来驱动处置计划

各种事件(Events)

用户事件

  • 由一个被授予适当特权的人定义
  • 能被包含在处置计划中
  • 通过适当的特权用户完成

系统事件

  • 由系统完成
  • 触发器
  • 作废、取代、转移

支持多事件

关于安全(Security)

LDAP认证或外部身份验证

用户必须是档案/电子文件管理的用户

提高安全性

  • 约束条件/权限/功能
  • 档案/电子文件管理角色
  • 辅助标记/警告

这里有超过50项功能

  • 延长保留期或冻结,关闭文件夹,创建、修改、销毁引用类型,销毁档案/电子文件计划等等

每一个都在系统中提供一个特别的功能

  • 延长保留期或冻结: 让用户可以冻结档案/电子文件和文件夹,从而延长这些文件的保留期
  • 关闭文件夹: 让用户可以关闭文件夹,以期后续文件归档
  • 注意,在这里还有一个相反的操作,让你可以:重新打开文件夹

预先设定的档案

  • 就地读取
  • 就地写入
  • RM用户
  • RM高级用户
  • RM安全管理者
  • RM档案/电子文件管理员
  • RM管理员

提供分组功能

能够被扩展延伸

关联和引用(Record References)

档案/电子文件之间可以建立关联关系

这些关系的种类包括

  • 父/子关系
  • 双向关系
  • 用户自定义关系

自动分离邮件创建引用

能够表现像是事件一样

添加关系的例子

父项 / 子项

  • 过时,被过时
  • 取代,被取代
  • 支持文档,被支持文档
  • 前一个版本,下一个版本
  • 信息
  • 附件

双向的

  • 交叉引用
  • 渲染(Rendition),被渲染(Rendition by)

关联举例:

  • 不同的文件类型之间可以建立关联
  • 类型之间的关联在内容类型建模时确立关系
  • 任何文件只能关联预定义的类型
  • 比如图中【入职表】类型文件只能关联【简历信息】和【学历文凭】两种类型

搜索(Search)

搜索

  • 档案/电子文件和内容属性
  • 处置计划
  • 可计算的值(例如,日期)
  • 档案/电子文件状态
  • 自定义属性

可配置的结果

  • 返回值
  • 可对“内容列”做重新排序

搜索可被保存为以后用/也可以重新编辑

审计(Audit)

审计

  • 审计跟踪操作
  • 通过事件,用户或日期过滤
  • 搜索结果可以导出或归档,并声明为档案/电子文件

就地档案/电子文件(In-Place Record)

就地档案在基于规则的“归档计划”中能够自动声明和自动归档,用户不用再操心了,所以没有学习成本。

  • 无需理解复杂的归类方案
  • 在任何地方归档和声明记录
  • 轻松访问文档
  • 无需保留“私有的”拷贝

一键声明档案/电子文件

  • 单击来声明一个档案/电子文件/记录
  • 能够就地查看档案/电子文件/记录

自动化声明档案/电子文件(Automated Declaration)

根据预先设定的规则自动化声明档案/电子文件

自动化是基于文档的各种“状态”的改变

  • 属性的改变
  • 地点/位置的改变
  • 业务状态的改变

当加载到Alfresco之后,“降落区(Drop Zone)”用来声明档案/电子文件/记录

动态归类方案和智能归类方案(Dynamic & Intelligent File Plan)

根据预先设定的规则自动化声明档案/电子文件

自动化是基于文档的各种“状态”的改变

  • 在有需要时,档案文件夹被创建
  • 无需不间断的管理和更新归类方案
  • 档案被自动归档到正确的档案文件夹
  • 动态的归类方案
  • 为档案归档设置规则
  • 自动创建档案文件夹

当加载到Alfresco之后,“降落区(Drop Zone)”用来声明档案/电子文件/记录

自动创建归类方案(Auto Create File Plan)

归类方案按需求被创建

  • 档案文件夹路径使用属性动态被命名

可以使用

  • 路径
  • 档案属性
  • 日期

档案可以连接到多个档案文件夹

  • HR档案和法律档案
  • 保留最为严格的获胜

自动化的档案归档

  • 归档和声明档案仅仅是日常业务流程的一部分
  • 定义自动化业务规则
  • 对终端用户隐藏档案管理
  • 从不让内容“从缝隙中流走”

完美结合

Alfresco One档案/电子文件管理模块让信息治理的简单性和可控性完美结合在一起。通过将档案管理结合到自然的业务流程中,以及完整的档案/电子文件生命周期(从采集,保留再到最后的销毁)。在政府,金融服务领域,医疗健康领域以及其他需要高度管制的行业里,使用Alfresco来达成信息治理,能够做到标准,高效,并且可被审计。

档案/电子文件管理模块扩展了Alfresco One的功能,为满足信息治理中不同级别的控制需求提供了额外能力。让机构/企业/组织能够在一个开放的,可伸缩的平台中,建立一个全面的策略来管理业务内容和公司档案/电子文件。

档案管理 不等于 文档管理 ,区别:

文档管理 档案管理 比如
文档目录结构是由用户建立,并随时可以更改,比如,可以任何时候添加新的文件夹结构 分类方案由企业,机构,组织所定义,用户不能够进行更改,通常这也是法律规定 比如,发票就是档案,发票如何保存,国家是有规定的,新的“电子发票”也会出台法规
文档可以在任何时间,为任何目的而创建 档案的创建通常是业务流程或事务过程的一部分 比如,你的“合同”在起草阶段是文档,签署之后就变成档案了,合同的保管也是有法规约束的
如果是一件正在进行的工作,文档可以在时间进行的任何时候被更改 除非在特殊情况下,否则一旦档案被声明,就再也不能被更改 比如,电子邮件 是档案,监控视频也是档案,交通违章拍照的照片也是档案,一旦声明档案就不能修改,除非极特殊情况,那也要在“合规”的前提下修改
根据用户的需求来保存或是删除文档 在预定时间内,档案会被保留和持有,但是在档案到期时会被弃置和删除 比如,我国第一次人口普查的档案,听说已经提前“销毁”了,因为那时候我们还不发达,没有软件系统作支撑

传统档案系统PK现代档案系统

传统的档案/电子文件管理系统都是十分复杂且独立的系统,这些系统复杂得让普通用户难以理解。因为大多数这样的系统都是为专业人员设计的,如合规性检查员或档案管理员。如今,电子发票都有了,电子存档时代的到来,要求系统不能再为内容的覆盖面和合规性检测范围"设限",因为档案内容就是来自于机构的日常业务中,所以传统的“独立档案系统”必将被淘汰。

传统档案系统特点:

  • 复杂: 专家工具,只有专家才会用
  • 专有系统: 并不是设计用来帮助普通用户的
  • 成本: 昂贵,这些系统都太贵了
  • 启用成本: 太难学, 如果要启用需要专门的和高强度的培训和训练,需要有专业的背景知识
  • 只应付当下: 不集成到各种通用的业务实践中,而是靠这个领域的专家来做事,问问那些老档案员们,每一个回首都是眼泪

现代档案系统 - Alfresco:

  • 简单: 普通用户,间歇性的就能管档案(为什么是间歇性的?因为档案管理是融在了你的日常业务中,而日常业务并不是时时刻刻都在处理档案类型的内容)
  • 可到达性: 一个组织内的所有用户都可以使用,区别只在于是否有权限
  • 成本: 一个开源的档案管理解决方案,你说会有多贵
  • 实施: 能够确保最小化的桌面占用
  • 能够保证“未来: 基础设施能够确保未来的任何标准变更一样可以工作,比如它为什么能够轻易的适应中国标准,欧盟标准和美国标准,就是这个道理,你企业内部的标准,也是通过对基础设施的配置来完成的。所以,保证将来,其实就是保证“未知,现代档案系统不相信眼泪

档案/电子文件的生命周期和现代档案系统详述

法治社会,不仅人要守法,软件也要守法,软件守法是为了避免人的“不小心违法”, 因此,软件不仅可以延伸人类的智能,还可以接受人类“推卸责任”,一个经过认证的软件系统就是用来接受人们“推卸掉的责任”而存在的。

“软件守法”在国际上的通行做法,就是让软件符合指定的国家标准,符合国家标准的软件系统是严格守法的系统,也是可以承担责任的软件系统。

档案/电子文件的生命周期就3个状态:

  • 声明为档案/电子文件(Declare as Record)
  • 归档到某个地方(File To…)
  • 归档到某个地方(File To…)

存储库: 通过和内容管理系统无缝整合,提高内容及档案处理的覆盖面,做到对日常业务的完全覆盖

  • 单一的存储库:在一个高度可扩展的,兼容CMIS的存储库中管理业务内容和公司的档案/电子文件
  • 任何资源:管理电子文档,纸质文件,电子邮件(e-mails),社交信息,视频,图片,等等等等

采集: 通过简单的动作来完成档案/电子文件的声明和归档,用户轻易的就可以使用起来

  • Alfresco Share:让用户可以通过一个简简单单的,以网页为基础的界面来处理内容和档案/电子文件
  • 就地(声明)档案/电子文件:在Alfresco Share中的任何一个地方来声明和访问档案/电子文件
  • 移动端(声明)档案/电子文件:通过Alfresco移动端App来声明和访问档案/电子文件
  • 自动化声明档案/电子文件:通过一个极易配置的业务规则,从而能够自动化的声明档案/电子文件
  • 拖拽式声明档案/电子文件:从桌面文件夹中移动文件到档案/电子文件管理系统被映射的网盘里
  • 元数据提前生成:从内容中自动化提取元数据,从而快速分类档案/电子文件

存储: 通过自动化来加强控制和合规性

  • 动态归档方案:基于可配置的规则,自动归档档案/电子文件到到正确的文件夹
  • 档案/电子文件的属性管理:基于档案/电子文件类型和相关元数据来分类档案/电子文件
  • 自动化的生命周期管理:可配置和自动化的处置计划,来满足信息治理策略上的需求;基于归类方案或是档案/电子文件的属性,来进行审查,持有,转移,归档和销毁档案/电子文件
  • 可分类内容:通过可配置的内容和档案/电子文件分类级别来添加额外的级别控制
  • 权限:确保系统的安全性具有强大的用户访问控制
  • 可配置的仪表板:使用搜索和档案/电子文件的筛选,从而容易的获得和排除例外
  • 审计日志:为了审计或是合规性的要求,存储系统中的所有的操作记录并可生成报告
  • 快速的电子数据发掘(Rapid eDiscovery):使用强大的搜索功能来快速检索相关档案/电子文件

最终处置: 降低风险和成本

  • 全面的处置支持:为处置建立和实施一个可防御(defensible)的方式,包括删除和归档
  • 档案/电子文件持有:当档案/电子文件被调查(investigation)时,能够很容易的暂停正常的处置计划
  • 归档:如果想要长期的归档记录,也可以很容易的导出记录
  • 自动化转换:为了长期保存,将档案从专有形式转换为供应商中立的格式
  • 磁盘擦除:通过多次低级别磁盘擦除,确保将敏感记录完全删除