存储库

一个“企业内容管理(ECM)系统”必须依靠一个全功能的“存储库”:

  • “存储库”管理每一份内容的生命周期(Lifecycle),负责他们的“起居”,“行为”,和“安保”
  • 内嵌的“规则与策略引擎”,“版本管理引擎”,“全文检索引擎”,“全格式转换引擎”,“元数据内容模型”都是为了应对外界的各种各样复杂的需求
  • 存储库可以对内容加密,可以多维度分类,并内置强劲的工作流引擎(workflow engine)
  • 存储库自带各式各样的接口,可以直接对接FTP, 电子邮件(IMAP, POP3, SMTP), WebDAV, CIFS, SharePoint
  • 内置单点登录是因为可对接所有的认证系统LDAP, AD, NTLM, Kerberos, Pass-through

文档预览

可以在线查看文档,而无需下载

  • 文档在预览时可以搜索文字、做标记,放大和缩小,能够快速导航、分享链接
  • 用户可以再预览页面上对文档发起讨论或者发表评论
  • Office文档的预览支持缩略图页和大纲方式显示
  • Alfresco支持MIME类型的文档预览能力,比如办公文档、图片、照片、扫描文件、视频文件和音频文件
  • Alfresco不仅支持现有MIME类型,也支持未来的MIME类型

文档分享

协作需要共享,Alfresco提供多种内容共享方式:

  • 公共共享,Alfresco会对指定文件生成一个共享连接(URL),任何人拿到分享的链接后都可以打开这个文件,不需要任何额外的权限,包括用户名和密码认证
  • 授权共享,Alfresco针对指定文件生成一个共享连接(URL),获得此链接的人必须通过用户名/密码的认证之后才可使用
  • Alfresco共享可以通过电子邮件,微信,微博,Twitter,Facebook等方式,但并不从Alfresco平台移动文件

版本控制

文件的修改如果支持版本化,就能让工作变得有序:

  • Alfresco支持全面的版本化管理,包括版本号,版本注释,版本回溯等
  • 是否打开某个文件夹的或者文件的版本控制功能,完全由用户控制
  • 必要时可以灵活的在各个版本之间穿梭,查看任何历史信息
  • 版本控制也可以由脚本来控制,让它在规则下运行

文档上传

内容放入“存储库”中的过程,就是上传,在Alfresco中上传的方式多种多样:

  • 直接从浏览器上传,可以批量上传,支持拖拽
  • 可以使用FTP直接上传,可以使用电子邮件方式(IMAP, SMTP, POP3)完成上传
  • “存储库”可以直接映射为网盘,所以你在你的硬盘里是怎样拷贝文件的呢?
  • 自动判断内容类型,上传同时输入类型属性
  • 批量导入,大量数据/巨量数据的导入

属性组 + 内容类型

通过不同的内容类型来管理不同类型的文档:

  • 存储的内容总是属于某一种类型,比如:发票/合同/会议记录/电子邮件/设计图纸/客户信息/判决书/商标实例,等等。
  • 元数据(metadata)模型,就是为了建立这些类型,让它替代和解决部分人工处理工作,它分为内容类型(Content Type)和切面(Aspect)
  • 如会议记录中要有:参会者姓名、会议主题、会议记录、会议决议等都需要“内容模型”
  • 再比如,一个合同类型,它需要存储的合同金额、到期日、供应商名称、合同执行情况等等,内容类型可以让每一份合同都知道它自己什么时候签署,什么时候履约,什么时候付款,什么时候变更等。

在线office的整合

在Alfresco编辑,管理Office文档:

  • 与Office的整合 与其他在线office的整合
  • 可以使用MS Office在线编辑来编辑Office文档,在Alfresco编辑这些存储库中的文档,就像你在本地打开它一样方便快捷。
  • Alfresco还支持其他类型的在线Office整合

综合查询

在Alfresco编辑,管理Office文档:

  • Alfresco支持全文检索,能够搜索出每一个角落的信息,你可以按类型搜索,检索某个特定类型的特定字段,比如:你可以只搜索合同类型中已经付款的特定甲方的所有合同
  • 任何信息都可以被搜索,包括人,标记和分类。
  • 搜索结果可以自定义“过滤器”,比如按照“创建者”、“文件类型”、“创建时间”、“大小”、“修改者”、“修改时间”等属性来过滤
  • 每一个被搜索到的文件都可以在搜索结果页中被预览

工作流

让工作自动化:

  • 内容管理中,2人以上的协作就涉及到“工作流”,Alfresco内容“简单工作流”和“高级工作流”
  • 简单工作流总是被大量使用的:任何内容需要其他人确认,修改,补充,审核,同意,知晓,分享等,都可以使用“简单工作流”完成。对方可以是一个单个人,也可以是一个组,一个部门,一群人等
  • Alfresco内置强劲的Activiti工作流引擎来支持“高级工作流”,这种复合BPMN2.0规范的流程引擎可以为您提供任意复杂的工作流的设计、发布、运行、监控、统计、查询等
  • Alfresco还有专门的BPM Suite部分来提供“基于流程”的Web的设计、发布、协作、共享

智能文件夹

智能过滤出你要的内容,让检索,管理,使用更加快速简洁:

  • 智能文件夹,就是你可以在文件夹上面定义一套规则,让它只包含你需要的内容,而无论这些内容在哪里,它都会“打破”原来固有文件夹的束缚,跑到你定义的智能文件夹中,只要你有权限
  • 智能文件夹被定义后,无论何时打开它,它都会包含你需要的全部内容,还会保持更新状态

标记

标记就是Tag:

  • Alfresco允许在任何时候为你的内容“打标记”,标记的数量不限,但只要用过的标记就会出现在左侧的导航栏中,你可以点击“标记”快速获得所需的内容
  • 标记同样可以被检索
  • 标记不全分类型,也就是说任何类型的文档内容都可以使用相同的标记

类别与标签

从多种维度管理,检索文档与文件夹:

  • 类别也可以为内容增加管理的“维度”, 任何内容都可以被设置成“可分类的”,在Alfresco中分类是可以树形结构来组织的
  • 比如,如图所示,在左侧类别区,有“地区”、“语言”、“软件文档分类”等,以“语言”为例,下面又分为“中文”、“德语”、“日语”、“法语”、“英语”等,“中文”下面又分为“港澳中文”、“简体中文”、“繁体中文”等,“英语”下面又分为“美国英语”、“英国英语”、“澳洲英语”、“印度英语”等
  • 用户搜索“中文”类别,那么所有“中文”下面的子类别也会被检索到,同样搜索“英语”类别,其子类别也会被检索出来
  • 类别管理适合与复杂分类,层级分类,多重分类的情况,使用它可以任由你的想象来做分类