Alfresco是ECM++, 也叫『内容操作系统』

ECM这个词的“退休”并不意味着需求的消失,而恰恰相反,是因为需求更复杂了,那必然也是更多了。换句话说,任何活动都会围绕具体的内容(包括:文档,信息,数据), 有什么样的“业态”就有什么样的“内容服务”的需求。 这些需求都是在“企业”或者“组织”内部或者“组织”之间被刚性需要的。因为,内容通常是“业务逻辑”,“流程”和“人”的相互作用产生的。即使只需要一个简单的文件共享功能,那也需要考虑权限控制,共享时机和共享时间等问题,随着业务的深入也会有其他的“业务”上的控制和逻辑在其中

ECM-CSP

Gartner使用CSP(内容服务平台)来重新定义ECM这类软件,本质上它想说的不是中文语义环境中的“内容服务”,而是指系统需要提供“任意的”且“不确定的”的能力,包括所有和内容相关的基础业务(人、流程、内容),也包括外延到系统外部需要提供的功能也可以容易地被集成到同一个平台上。具体这部分,请参考“内容操作系统”一章。

那么,在新趋势下,对于内容管理到底有什么样的影响呢?

新趋势 对内容管理的影响
  • 数据和内容的数量和种类爆炸式增长
  • 数据对象之间数十亿的新链接
  • 物联网的兴起

客户要做的不仅仅是捕获文档和信息;他们需要尽早将各种信息提取到业务流程中,并使这些流程标准化和自动化。然后,他们需要从这些爆炸性的信息海洋中汲取洞察力,为机器处理和正在到来的人工智能时代做好准备。最好,他们需要制定政策和自动化流程来处理没有商业价值的信息。

新的以数据为中心的技术的兴起 - Hadoop, NoSQL, 区块链

大规模管理数据的新工具的可用性增加了对有效管理元数据的需求。让“半成品”的数据技术变成“成品”的应用平台,通过简易操控和定制来解决企业和机构中的现实问题。

在文件平台上整合核心内容管理功能并降低存储价格(如亚马逊,谷歌,IBM/Box,DropBox)

附加核心内容管理越来越多受到价格压力的影响,促使解决方案提供商将重点转向应用和解决方案。

随着正在扩大并且越来越多地挑战国家和地区的合规和监管要求 - 以及云和隐私“民族主义”的发展

各种组织机构需要先把所有内容转换成数字形式(比如,正面应对纸质内容问题,当然还有声音,影像等)

快速的技术变革使得传导过来的“业务模式”也面对快速变化的“应变能力”的压力,需要提供“朝令夕改”般的灵活变通能力

快速的技术变革正在给组织带来根本性的紧张。这些紧张来自于内容生命周期的变更,数据的筛选,流程的即时修改,人员岗位的变迁,权限控制的多样化,业务规则的变通

领先的解决方案提供商明显转向云端战略; 大量原来是内部部署的大量最终用户正在追赶

用户希望内容管理解决方案采用清晰的云战略 - 即使他们说他们还没有准备好

关于AIIM

AIIM(Association for Intelligent Information Management - 智能信息管理协会),在1943年成立时,叫国家微观信息协会,在那时AIIM就认为信息是最重要的资产,AIIM一直致力于人,流程和信息之间的关系和交互方式,当年ECM就是AIIM提出的。

虽然换了名字,但它至少包含原ECM的所有功能,那么,什么是企业内容管理(ECM)?

仅仅“管理”内容是不够的。 访问正确版本的文档或记录的能力非常重要。 但是“相互作用的管理”是实现业务目标所需要的。

企业内容管理是用软件系统收集和组织信息,供指定的受众 - 企业高管,客户等使用。既不是单一技术也不是方法,也不是流程,它是将策略,方法和工具动态的组合,也是用于整个生命周期内在捕获,管理,存储,保护和交付内容信息上支持关键组织流程的工具。

  • 捕获,归结为将内容输入系统。
  • 管理,就是您在其旁边所做的事情,因此它可以被任何人找到并使用。
  • 存储,它意味着在您的基础架构中找到合适的家,也许它是个正式的内容管理系统,也可能是其他信息解决方案,它总是需要有个家。
  • 保护,是指长期管护 - 如果您愿意,可以归档 - 这也是保护它的做法之一,以便在组织将来需要它的时候,它是可用的。
  • 交付,就是在需要信息时,将信息在正确的时间,正确的位置放在正确的人手中。

文档管理最终被归入内容管理中,因为今天我们可以获得的信息比以往任何时候都多,而且大多数信息都不是由我们创建的。 由于Web,拇指大小的U盘,智能手机,云等各种来源的主流化,需要加速处理各种各样的信息:不仅仅是更多的媒体类型,如文本不够,就用图像,图像不够,就用语音等这些文件形式,而且还包括如何结构化的组织它们 - 解决如何容易的管理 - 所有这一切都是为了这样的目的。

结构化信息,是高度定义的信息,不仅旨在由计算机程序处理,而且能像关系数据库中保存和处理大多数信息一样容易,并且从业务线(line-of-business)解决方案开始切入。

非结构化信息,是没有完全结构化定义的信息,并且很可能主要是被人类(注:是相对计算机来说)读取和使用。 例如,考虑一般办公应用程序 - 文字处理程序(如Word),演示程序(如Powerpoint)产生的大部分信息。

半结构化信息,是介于两者之间的信息,如发票,采购订单和收据,其中包含要进行计算机处理的数据,但其格式和布局首先需要识别和分类 - 通常是由人工处理,但随着软件工具的改进,已经开始越来越多的自动化处理。

如果不能很好的管理这些元素,很可能会导致: 实用性降低,时间损失,生产力下降,可能没有遵守法规或公司政策,如果关键存储库损毁或自然灾害发生会引发严重的业务中断的风险 - 这些大家不愿意看到的结果,会在您考虑内容处置和管理对业务的影响时,都变得非常重要。

有效性,效率,合规性和持续性都以不同的占比组合在一起,为大多数组织的内容管理提供了商业案例。

相互作用的内容管理的目标是专注于制定业务或实施决策或最终结果的流程。 这些流程不是专注于创建内容,而是使用内容来帮助推动行动和决策。

示例包括发票处理,申请处理,员工入职,应付账款,保险索赔,患者图表以及许可证和贷款的处理。

我们在这里讨论“相互作用的内容管理”而不是仅是“内容管理”,因为它通常需要大量的工作流配置或(和)与其他系统的集成。 但是,以内容为导向,因为有名称上的暗示,很容易被当作“内容管理”。 出于更加形象化表述的目的,将其看作在“流程专业”和“内容专业”之间的(边界)结合部上占据一大片空间 - 这将是多么宽广的边界,无论如何,它们是相互紧密地联系在一起的。

ECM是一种持续不断发展的战略(策略,兵法),可以最大限度地利用您的内容。