什麽是備份?什麽是歸檔?

很多人經常混用“歸檔”和“備份”這兩個術語。但是,這兩個概念實際並不相同:

備份

數據備份是指復制數據的過程,以便在丟失時可以恢復數據。保存在存儲設備上的數據稱為備份副本。從備份副本重新獲取原始數據的過程稱為恢復數據。這種形式的數據備份用於數據庫或文件目錄等解決方案,也可用於備份Alfresco元數據庫。

存檔

電子歸檔是指在Alfresco中長期地,不可改變地保留電子信息。特殊檔案系統通常用於以電子方式存檔信息。術語“電子存檔”總結了企業內容管理系統中的許多不同元素,這些元素通常分別稱為“記錄管理”,“存儲”和“保存”。電子存檔用於備份關鍵的公司數據和文檔,並以長期未來的審計方式存儲它們。

歸檔文檔時,Alfresco可以將所有存檔的商業文檔(無論您是通過郵寄還是以數字形式收到)鏈接到您的會計和財務部門使用的ERP和會計系統中相當交易。 通常是鏈接到特定交易的所有文檔只需按壹下按鈕即可,無論是原始格式還是長期只讀格式(如PDF / A或TIFF)。 為確保Alfresco可以完全集成到您的系統中,我們使用通用CMIS接口和經過認證的SAP接口。

作為公司,您必須能夠在很短的時間內找到並復制所有文檔。這是審計證明存檔的基本要求之壹(參見VOI發布的10項審計證明電子存檔原則,VOI是德國文件管理行業協會[本文件僅提供德語版本])。為了幫助您解決此問題,Alfresco包括元數據搜索和文檔內容的全文搜索,這些搜索也可以合並在壹起以實現更廣泛的功能。元數據搜索使用為文檔,流程實例和記錄設置的元數據類型。您可以根據需要定義屬性值,並直接從ERP系統自動傳輸數據,以進行會計,物料管理等。但是,如有必要,您還可以手動添加更多數據。可以直接從會計和物料管理系統訪問文檔,也可以使用任何Alfresco可以接受的方式(基於Windows,基於Web或移動)訪問文檔。

WORM(“壹次寫入多次讀取”)技術可以保護您的文檔在您不知情的情況下不被刪除,替換或修改。 存儲系統為用戶提供只讀訪問權限。Alfresco支持基於標準軟件和硬件的WORM技術,可防止存儲數據被更改或(無意中)刪除。 文檔以其原始格式和防篡改TIFF,PDF或PDF / A格式存儲,從而確保可以在長期的未來訪問和閱讀它們。

Alfresco集成的審計跟蹤功能可幫助您跟蹤為特定文檔執行的所有流程。 例如,您可以向外部審計人員提供已查看和更改過文檔,流程實例和記錄以及何時發生此操作的完整記錄。 所有流程日誌都以審核方式存檔,就像文檔本身壹樣。 個人訪問權限可保護Audit Trail中存儲的信息免受未經授權的訪問,從而幫助您始終保持數據保護。

用於客戶端 - 服務器通信的個人用戶授權,身份驗證和SSL加密構成了歸檔文檔的安全基礎。 Alfresco廣泛的授權概念使您能夠在用戶級別,組級別和部門級別管理對文檔,流程實例和記錄的訪問。 您還可以為審核員設置臨時工作空間,使他們能夠訪問數字文檔。 您的檔案也可以加密,以防止信息泄露。

Alfresco包含自動管理保留規則和刪除截止日期的功能,可幫助您確保不會故意或無意刪除文檔。 文檔被轉換為防篡改的長期格式(如PDF,PDF / A和TIFF),以確保您能夠閱讀它們,即使幾年過去了。 除了長期安全地存儲文檔和數據外,Alfresco還通過自動刪除不再需要的文檔和數據(假設您的WORM存儲系統支持此功能)確保存儲容量保持在最佳水平。