Alfresco記錄管理

Record這個英文詞在國內曾經被翻譯成:檔案/記錄/電子文件,中國國家標準 GB/T 29194-2012正式叫“電子文件”,Alfresco支持使用此命名,所以下文中出現“檔案”和“記錄”的地方如未標明,均指國家標準中的“電子文件”

同時,File Plan 相對的“歸類方案”“歸類計劃”,“歸檔計劃”,“文件計劃”都是指相同的含義

Alfresco檔案/電子文件管理(Alfresco Record Management) 是GB/T 29194-2012(中國) , MoReq2(歐盟) , DOD5015.2(美國) 標準下的軟件系統,(中國國家標準將這類系統稱作Electronic Records Management Systems - ERMS) 。

Alfresco檔案/電子文件管理(Alfresco Record Management)是專門用來管理檔案/電子文件的生命周期,包括識別,分類,歸檔,保存,和銷毀檔案/電子文件,檔案/電子文件管理可以被認為是組織中的各類業務活動證據的識別、標識和管理。

Alfresco符合用戶工作習慣,將檔案/電子文件管理(Record Management)的復雜度大大降低,從而加大用戶認同感。

使用壹個統壹的存儲庫,以及簡單的就地和自動化聲明檔案/電子文件,從而降低不受管理的文件的風險。

自動化的,以規則為基礎的檔案/電子文件管理,讓信息治理變得更為容易,能夠從始至終的符合治理策略。

對於歸檔,審核,審計檔案/電子文件是極為強大的工具,它可以幫助妳節省時間和降低管理成本。

檔案/電子文件類別(Record Types)

  • 支持電子和非電子(物理)檔案/電子文件
  • 多種電子文件類型: "掃描的檔案/電子文件", "電子圖片檔案/電子文件", "PDF檔案/電子文件", "網頁檔案/電子文件"
  • 文件夾可包含電子和非電子(物理)檔案/電子文件
  • 妳可以通過Share,入站電子郵件,IMAP,CIFS進行歸檔

檔案的分類(Record Classify)

例如,檔案的分類(Classify)可以為不同應用級別的檔案設置分類按照信息類型分為:

  • 最高機密
  • 機密
  • 秘密
  • 未分類

檔案/電子文件歸檔(Record Filing)

檔案/電子文件可以通過多種接口被歸檔::

  • 導入到記錄管理站點
  • 來自於Alfresco
  • 來自於桌面CIFS,WebDAV,FTP等等
  • IMAP電子郵件客戶端

工作流:允許多個用戶來完成元數據

3個階段流程:聲明, 歸檔, 完成

只有記錄管理員可以打開記錄, 只能是在中斷操作之前

歸類方案(File Plan)

用於存儲“檔案/電子文件”:

  • 類別持有處置計劃
  • 在檔案/電子文件文件夾中檔案被歸檔

用於存儲“檔案/電子文件”:

  • 安全控制誰可以瀏覽
  • 用戶可以添加記錄

支持自定義元數據

處置計劃(Dispostion Schedule)

附加在檔案/電子文件類別上:

  • 應用在檔案/電子文件類別和文件夾下

控制檔案/電子文件:

  • 保留
  • 處置

幾個步驟:

  • 中斷
  • 移交
  • 保留
  • 入管
  • 銷毀

檔案持有(Hold Support)

對於“持有檔案”目標的安全控制可也做到全方位:

  • 甚至可以控制誰可以看到對“目標”的偵測正在發生

對“持有檔案”內容的增加/移除

生成“持有檔案”的報告

檔案版本控制(Version Control)

  • 使用規則控制哪壹個版本創建新的檔案/電子文件
  • 檔案的外在關聯在歸檔方案中同樣被保留
  • 這些關聯也可用來來驅動處置計劃

各種事件(Events)

用戶事件

  • 由壹個被授予適當特權的人定義
  • 能被包含在處置計劃中
  • 通過適當的特權用戶完成

系統事件

  • 由系統完成
  • 觸發器
  • 作廢、取代、轉移

支持多事件

關於安全(Security)

LDAP認證或外部身份驗證

用戶必須是檔案/電子文件管理的用戶

提高安全性

  • 約束條件/權限/功能
  • 檔案/電子文件管理角色
  • 輔助標記/警告

這裏有超過50項功能

  • 延長保留期或凍結,關閉文件夾,創建、修改、銷毀引用類型,銷毀檔案/電子文件計劃等等

每壹個都在系統中提供壹個特別的功能

  • 延長保留期或凍結: 讓用戶可以凍結檔案/電子文件和文件夾,從而延長這些文件的保留期
  • 關閉文件夾: 讓用戶可以關閉文件夾,以期後續文件歸檔
  • 註意,在這裏還有壹個相反的操作,讓妳可以:重新打開文件夾

預先設定的檔案

  • 就地讀取
  • 就地寫入
  • RM用戶
  • RM高級用戶
  • RM安全管理者
  • RM檔案/電子文件管理員
  • RM管理員

提供分組功能

能夠被擴展延伸

關聯和引用(Record References)

檔案/電子文件之間可以建立關聯關系

這些關系的種類包括

  • 父/子關系
  • 雙向關系
  • 用戶自定義關系

自動分離郵件創建引用

能夠表現像是事件壹樣

添加關系的例子

父項 / 子項

  • 過時,被過時
  • 取代,被取代
  • 支持文檔,被支持文檔
  • 前壹個版本,下壹個版本
  • 信息
  • 附件

雙向的

  • 交叉引用
  • 渲染(Rendition),被渲染(Rendition by)

關聯舉例:

  • 不同的文件類型之間可以建立關聯
  • 類型之間的關聯在內容類型建模時確立關系
  • 任何文件只能關聯預定義的類型
  • 比如圖中【入職表】類型文件只能關聯【簡歷信息】和【學歷文憑】兩種類型

搜索(Search)

搜索

  • 檔案/電子文件和內容屬性
  • 處置計劃
  • 可計算的值(例如,日期)
  • 檔案/電子文件狀態
  • 自定義屬性

可配置的結果

  • 返回值
  • 可對“內容列”做重新排序

搜索可被保存為以後用/也可以重新編輯

審計(Audit)

審計

  • 審計跟蹤操作
  • 通過事件,用戶或日期過濾
  • 搜索結果可以導出或歸檔,並聲明為檔案/電子文件

就地檔案/電子文件(In-Place Record)

就地檔案在基於規則的“歸檔計劃”中能夠自動聲明和自動歸檔,用戶不用再操心了,所以沒有學習成本。

  • 無需理解復雜的歸類方案
  • 在任何地方歸檔和聲明記錄
  • 輕松訪問文檔
  • 無需保留“私有的”拷貝

壹鍵聲明檔案/電子文件

  • 單擊來聲明壹個檔案/電子文件/記錄
  • 能夠就地查看檔案/電子文件/記錄

自動化聲明檔案/電子文件(Automated Declaration)

根據預先設定的規則自動化聲明檔案/電子文件

自動化是基於文檔的各種“狀態”的改變

  • 屬性的改變
  • 地點/位置的改變
  • 業務狀態的改變

當加載到Alfresco之後,“降落區(Drop Zone)”用來聲明檔案/電子文件/記錄

動態歸類方案和智能歸類方案(Dynamic & Intelligent File Plan)

根據預先設定的規則自動化聲明檔案/電子文件

自動化是基於文檔的各種“狀態”的改變

  • 在有需要時,檔案文件夾被創建
  • 無需不間斷的管理和更新歸類方案
  • 檔案被自動歸檔到正確的檔案文件夾
  • 動態的歸類方案
  • 為檔案歸檔設置規則
  • 自動創建檔案文件夾

當加載到Alfresco之後,“降落區(Drop Zone)”用來聲明檔案/電子文件/記錄

自動創建歸類方案(Auto Create File Plan)

歸類方案按需求被創建

  • 檔案文件夾路徑使用屬性動態被命名

可以使用

  • 路徑
  • 檔案屬性
  • 日期

檔案可以連接到多個檔案文件夾

  • HR檔案和法律檔案
  • 保留最為嚴格的獲勝

自動化的檔案歸檔

  • 歸檔和聲明檔案僅僅是日常業務流程的壹部分
  • 定義自動化業務規則
  • 對終端用戶隱藏檔案管理
  • 從不讓內容“從縫隙中流走”

完美結合

Alfresco One檔案/電子文件管理模塊讓信息治理的簡單性和可控性完美結合在壹起。通過將檔案管理結合到自然的業務流程中,以及完整的檔案/電子文件生命周期(從采集,保留再到最後的銷毀)。在政府,金融服務領域,醫療健康領域以及其他需要高度管制的行業裏,使用Alfresco來達成信息治理,能夠做到標準,高效,並且可被審計。

檔案/電子文件管理模塊擴展了Alfresco One的功能,為滿足信息治理中不同級別的控制需求提供了額外能力。讓機構/企業/組織能夠在壹個開放的,可伸縮的平臺中,建立壹個全面的策略來管理業務內容和公司檔案/電子文件。

檔案管理 不等於 文檔管理 ,區別:

文檔管理 檔案管理 比如
文檔目錄結構是由用戶建立,並隨時可以更改,比如,可以任何時候添加新的文件夾結構 分類方案由企業,機構,組織所定義,用戶不能夠進行更改,通常這也是法律規定 比如,發票就是檔案,發票如何保存,國家是有規定的,新的“電子發票”也會出臺法規
文檔可以在任何時間,為任何目的而創建 檔案的創建通常是業務流程或事務過程的壹部分 比如,妳的“合同”在起草階段是文檔,簽署之後就變成檔案了,合同的保管也是有法規約束的
如果是壹件正在進行的工作,文檔可以在時間進行的任何時候被更改 除非在特殊情況下,否則壹旦檔案被聲明,就再也不能被更改 比如,電子郵件 是檔案,監控視頻也是檔案,交通違章拍照的照片也是檔案,壹旦聲明檔案就不能修改,除非極特殊情況,那也要在“合規”的前提下修改
根據用戶的需求來保存或是刪除文檔 在預定時間內,檔案會被保留和持有,但是在檔案到期時會被棄置和刪除 比如,我國第壹次人口普查的檔案,聽說已經提前“銷毀”了,因為那時候我們還不發達,沒有軟件系統作支撐

傳統檔案系統PK現代檔案系統

傳統的檔案/電子文件管理系統都是十分復雜且獨立的系統,這些系統復雜得讓普通用戶難以理解。因為大多數這樣的系統都是為專業人員設計的,如合規性檢查員或檔案管理員。如今,電子發票都有了,電子存檔時代的到來,要求系統不能再為內容的覆蓋面和合規性檢測範圍"設限",因為檔案內容就是來自於機構的日常業務中,所以傳統的“獨立檔案系統”必將被淘汰。

傳統檔案系統特點:

  • 復雜: 專家工具,只有專家才會用
  • 專有系統: 並不是設計用來幫助普通用戶的
  • 成本: 昂貴,這些系統都太貴了
  • 啟用成本: 太難學, 如果要啟用需要專門的和高強度的培訓和訓練,需要有專業的背景知識
  • 只應付當下: 不集成到各種通用的業務實踐中,而是靠這個領域的專家來做事,問問那些老檔案員們,每壹個回首都是眼淚

現代檔案系統 - Alfresco:

  • 簡單: 普通用戶,間歇性的就能管檔案(為什麽是間歇性的?因為檔案管理是融在了妳的日常業務中,而日常業務並不是時時刻刻都在處理檔案類型的內容)
  • 可到達性: 壹個組織內的所有用戶都可以使用,區別只在於是否有權限
  • 成本: 壹個開源的檔案管理解決方案,妳說會有多貴
  • 實施: 能夠確保最小化的桌面占用
  • 能夠保證“未來: 基礎設施能夠確保未來的任何標準變更壹樣可以工作,比如它為什麽能夠輕易的適應中國標準,歐盟標準和美國標準,就是這個道理,妳企業內部的標準,也是通過對基礎設施的配置來完成的。所以,保證將來,其實就是保證“未知,現代檔案系統不相信眼淚

檔案/電子文件的生命周期和現代檔案系統詳述

法治社會,不僅人要守法,軟件也要守法,軟件守法是為了避免人的“不小心違法”, 因此,軟件不僅可以延伸人類的智能,還可以接受人類“推卸責任”,壹個經過認證的軟件系統就是用來接受人們“推卸掉的責任”而存在的。

“軟件守法”在國際上的通行做法,就是讓軟件符合指定的國家標準,符合國家標準的軟件系統是嚴格守法的系統,也是可以承擔責任的軟件系統。

檔案/電子文件的生命周期就3個狀態:

  • 聲明為檔案/電子文件(Declare as Record)
  • 歸檔到某個地方(File To…)
  • 歸檔到某個地方(File To…)

存儲庫: 通過和內容管理系統無縫整合,提高內容及檔案處理的覆蓋面,做到對日常業務的完全覆蓋

  • 單壹的存儲庫:在壹個高度可擴展的,兼容CMIS的存儲庫中管理業務內容和公司的檔案/電子文件
  • 任何資源:管理電子文檔,紙質文件,電子郵件(e-mails),社交信息,視頻,圖片,等等等等

采集: 通過簡單的動作來完成檔案/電子文件的聲明和歸檔,用戶輕易的就可以使用起來

  • Alfresco Share:讓用戶可以通過壹個簡簡單單的,以網頁為基礎的界面來處理內容和檔案/電子文件
  • 就地(聲明)檔案/電子文件:在Alfresco Share中的任何壹個地方來聲明和訪問檔案/電子文件
  • 移動端(聲明)檔案/電子文件:通過Alfresco移動端App來聲明和訪問檔案/電子文件
  • 自動化聲明檔案/電子文件:通過壹個極易配置的業務規則,從而能夠自動化的聲明檔案/電子文件
  • 拖拽式聲明檔案/電子文件:從桌面文件夾中移動文件到檔案/電子文件管理系統被映射的網盤裏
  • 元數據提前生成:從內容中自動化提取元數據,從而快速分類檔案/電子文件

存儲: 通過自動化來加強控制和合規性

  • 動態歸檔方案:基於可配置的規則,自動歸檔檔案/電子文件到到正確的文件夾
  • 檔案/電子文件的屬性管理:基於檔案/電子文件類型和相關元數據來分類檔案/電子文件
  • 自動化的生命周期管理:可配置和自動化的處置計劃,來滿足信息治理策略上的需求;基於歸類方案或是檔案/電子文件的屬性,來進行審查,持有,轉移,歸檔和銷毀檔案/電子文件
  • 可分類內容:通過可配置的內容和檔案/電子文件分類級別來添加額外的級別控制
  • 權限:確保系統的安全性具有強大的用戶訪問控制
  • 可配置的儀表板:使用搜索和檔案/電子文件的篩選,從而容易的獲得和排除例外
  • 審計日誌:為了審計或是合規性的要求,存儲系統中的所有的操作記錄並可生成報告
  • 快速的電子數據發掘(Rapid eDiscovery):使用強大的搜索功能來快速檢索相關檔案/電子文件

最終處置: 降低風險和成本

  • 全面的處置支持:為處置建立和實施壹個可防禦(defensible)的方式,包括刪除和歸檔
  • 檔案/電子文件持有:當檔案/電子文件被調查(investigation)時,能夠很容易的暫停正常的處置計劃
  • 歸檔:如果想要長期的歸檔記錄,也可以很容易的導出記錄
  • 自動化轉換:為了長期保存,將檔案從專有形式轉換為供應商中立的格式
  • 磁盤擦除:通過多次低級別磁盤擦除,確保將敏感記錄完全刪除