存儲庫

壹個“企業內容管理(ECM)系統”必須依靠壹個全功能的“存儲庫”:

  • “存儲庫”管理每壹份內容的生命周期(Lifecycle),負責他們的“起居”,“行為”,和“安保”
  • 內嵌的“規則與策略引擎”,“版本管理引擎”,“全文檢索引擎”,“全格式轉換引擎”,“元數據內容模型”都是為了應對外界的各種各樣復雜的需求
  • 存儲庫可以對內容加密,可以多維度分類,並內置強勁的工作流引擎(workflow engine)
  • 存儲庫自帶各式各樣的接口,可以直接對接FTP, 電子郵件(IMAP, POP3, SMTP), WebDAV, CIFS, SharePoint
  • 內置單點登錄是因為可對接所有的認證系統LDAP, AD, NTLM, Kerberos, Pass-through

文檔預覽

可以在線查看文檔,而無需下載

  • 文檔在預覽時可以搜索文字、做標記,放大和縮小,能夠快速導航、分享鏈接
  • 用戶可以再預覽頁面上對文檔發起討論或者發表評論
  • Office文檔的預覽支持縮略圖頁和大綱方式顯示
  • Alfresco支持MIME類型的文檔預覽能力,比如辦公文檔、圖片、照片、掃描文件、視頻文件和音頻文件
  • Alfresco不僅支持現有MIME類型,也支持未來的MIME類型

文檔分享

協作需要共享,Alfresco提供多種內容共享方式:

  • 公共共享,Alfresco會對指定文件生成壹個共享連接(URL),任何人拿到分享的鏈接後都可以打開這個文件,不需要任何額外的權限,包括用戶名和密碼認證
  • 授權共享,Alfresco針對指定文件生成壹個共享連接(URL),獲得此鏈接的人必須通過用戶名/密碼的認證之後才可使用
  • Alfresco共享可以通過電子郵件,微信,微博,Twitter,Facebook等方式,但並不從Alfresco平臺移動文件

版本控制

文件的修改如果支持版本化,就能讓工作變得有序:

  • Alfresco支持全面的版本化管理,包括版本號,版本註釋,版本回溯等
  • 是否打開某個文件夾的或者文件的版本控制功能,完全由用戶控制
  • 必要時可以靈活的在各個版本之間穿梭,查看任何歷史信息
  • 版本控制也可以由腳本來控制,讓它在規則下運行

文檔上傳

內容放入“存儲庫”中的過程,就是上傳,在Alfresco中上傳的方式多種多樣:

  • 直接從瀏覽器上傳,可以批量上傳,支持拖拽
  • 可以使用FTP直接上傳,可以使用電子郵件方式(IMAP, SMTP, POP3)完成上傳
  • “存儲庫”可以直接映射為網盤,所以妳在妳的硬盤裏是怎樣拷貝文件的呢?
  • 自動判斷內容類型,上傳同時輸入類型屬性
  • 批量導入,大量數據/巨量數據的導入

屬性組 + 內容類型

通過不同的內容類型來管理不同類型的文檔:

  • 存儲的內容總是屬於某壹種類型,比如:發票/合同/會議記錄/電子郵件/設計圖紙/客戶信息/判決書/商標實例,等等。
  • 元數據(metadata)模型,就是為了建立這些類型,讓它替代和解決部分人工處理工作,它分為內容類型(Content Type)和切面(Aspect)
  • 如會議記錄中要有:參會者姓名、會議主題、會議記錄、會議決議等都需要“內容模型”
  • 再比如,壹個合同類型,它需要存儲的合同金額、到期日、供應商名稱、合同執行情況等等,內容類型可以讓每壹份合同都知道它自己什麽時候簽署,什麽時候履約,什麽時候付款,什麽時候變更等。

在線office的整合

在Alfresco編輯,管理Office文檔:

  • 與Office的整合 與其他在線office的整合
  • 可以使用MS Office在線編輯來編輯Office文檔,在Alfresco編輯這些存儲庫中的文檔,就像妳在本地打開它壹樣方便快捷。
  • Alfresco還支持其他類型的在線Office整合

綜合查詢

在Alfresco編輯,管理Office文檔:

  • Alfresco支持全文檢索,能夠搜索出每壹個角落的信息,妳可以按類型搜索,檢索某個特定類型的特定字段,比如:妳可以只搜索合同類型中已經付款的特定甲方的所有合同
  • 任何信息都可以被搜索,包括人,標記和分類。
  • 搜索結果可以自定義“過濾器”,比如按照“創建者”、“文件類型”、“創建時間”、“大小”、“修改者”、“修改時間”等屬性來過濾
  • 每壹個被搜索到的文件都可以在搜索結果頁中被預覽

工作流

讓工作自動化:

  • 內容管理中,2人以上的協作就涉及到“工作流”,Alfresco內容“簡單工作流”和“高級工作流”
  • 簡單工作流總是被大量使用的:任何內容需要其他人確認,修改,補充,審核,同意,知曉,分享等,都可以使用“簡單工作流”完成。對方可以是壹個單個人,也可以是壹個組,壹個部門,壹群人等
  • Alfresco內置強勁的Activiti工作流引擎來支持“高級工作流”,這種復合BPMN2.0規範的流程引擎可以為您提供任意復雜的工作流的設計、發布、運行、監控、統計、查詢等
  • Alfresco還有專門的BPM Suite部分來提供“基於流程”的Web的設計、發布、協作、共享

智能文件夾

智能過濾出妳要的內容,讓檢索,管理,使用更加快速簡潔:

  • 智能文件夾,就是妳可以在文件夾上面定義壹套規則,讓它只包含妳需要的內容,而無論這些內容在哪裏,它都會“打破”原來固有文件夾的束縛,跑到妳定義的智能文件夾中,只要妳有權限
  • 智能文件夾被定義後,無論何時打開它,它都會包含妳需要的全部內容,還會保持更新狀態

標記

標記就是Tag:

  • Alfresco允許在任何時候為妳的內容“打標記”,標記的數量不限,但只要用過的標記就會出現在左側的導航欄中,妳可以點擊“標記”快速獲得所需的內容
  • 標記同樣可以被檢索
  • 標記不全分類型,也就是說任何類型的文檔內容都可以使用相同的標記

類別與標簽

從多種維度管理,檢索文檔與文件夾:

  • 類別也可以為內容增加管理的“維度”, 任何內容都可以被設置成“可分類的”,在Alfresco中分類是可以樹形結構來組織的
  • 比如,如圖所示,在左側類別區,有“地區”、“語言”、“軟件文檔分類”等,以“語言”為例,下面又分為“中文”、“德語”、“日語”、“法語”、“英語”等,“中文”下面又分為“港澳中文”、“簡體中文”、“繁體中文”等,“英語”下面又分為“美國英語”、“英國英語”、“澳洲英語”、“印度英語”等
  • 用戶搜索“中文”類別,那麽所有“中文”下面的子類別也會被檢索到,同樣搜索“英語”類別,其子類別也會被檢索出來
  • 類別管理適合與復雜分類,層級分類,多重分類的情況,使用它可以任由妳的想象來做分類