Alfresco是ECM++, 也叫『內容操作系統』

ECM這個詞的“退休”並不意味着需求的消失,而恰恰相反,是因為需求更複雜了,那必然也是更多了。換句話說,任何活動都會圍繞具體的內容(包括:文檔,信息,數據), 有什麼樣的“業態”就有什麼樣的“內容服務”的需求。 這些需求都是在“企業”或者“組織”內部或者“組織”之間被剛性需要的。因為,內容通常是“業務邏輯”,“流程”和“人”的相互作用產生的。即使只需要一個簡單的文件共享功能,那也需要考慮權限控制,共享時機和共享時間等問題,隨着業務的深入也會有其他的“業務”上的控制和邏輯在其中

ECM-CSP

Gartner使用CSP(內容服務平台)來重新定義ECM這類軟件,本質上它想說的不是中文語義環境中的“內容服務”,而是指系統需要提供“任意的”且“不確定的”的能力,包括所有和內容相關的基礎業務(人、流程、內容),也包括外延到系統外部需要提供的功能也可以容易地被集成到同一個平台上。具體這部分,請參考“內容操作系統”一章。

那麼,在新趨勢下,對於內容管理到底有什麼樣的影響呢?

新趨勢 對內容管理的影響
  • 數據和內容的數量和種類爆炸式增長
  • 數據對象之間數十億的新鏈接
  • 物聯網的興起

客戶要做的不僅僅是捕獲文檔和信息;他們需要儘早將各種信息提取到業務流程中,並使這些流程標準化和自動化。然後,他們需要從這些爆炸性的信息海洋中汲取洞察力,為機器處理和正在到來的人工智能時代做好準備。最好,他們需要制定政策和自動化流程來處理沒有商業價值的信息。

新的以數據為中心的技術的興起 - Hadoop, NoSQL, 區塊鏈

大規模管理數據的新工具的可用性增加了對有效管理元數據的需求。讓“半成品”的數據技術變成“成品”的應用平台,通過簡易操控和定製來解決企業和機構中的現實問題。

在文件平台上整合核心內容管理功能並降低存儲價格(如亞馬遜,谷歌,IBM/Box,DropBox)

附加核心內容管理越來越多受到價格壓力的影響,促使解決方案提供商將重點轉嚮應用和解決方案。

隨着正在擴大並且越來越多地挑戰國家和地區的合規和監管要求 - 以及雲和隱私“民族主義”的發展

各種組織機構需要先把所有內容轉換成数字形式(比如,正面應對紙質內容問題,當然還有聲音,影像等)

快速的技術變革使得傳導過來的“業務模式”也面對快速變化的“應變能力”的壓力,需要提供“朝令夕改”般的靈活變通能力

快速的技術變革正在給組織帶來根本性的緊張。這些緊張來自於內容生命周期的變更,數據的篩選,流程的即時修改,人員崗位的變遷,權限控制的多樣化,業務規則的變通

領先的解決方案提供商明顯轉向雲端戰略; 大量原來是內部部署的大量最終用戶正在追趕

用戶希望內容管理解決方案採用清晰的雲戰略 - 即使他們說他們還沒有準備好

關於AIIM

AIIM(Association for Intelligent Information Management - 智能信息管理協會),在1943年成立時,叫國家微觀信息協會,在那時AIIM就認為信息是最重要的資產,AIIM一直致力於人,流程和信息之間的關係和交互方式,當年ECM就是AIIM提出的。

雖然換了名字,但它至少包含原ECM的所有功能,那麼,什麼是企業內容管理(ECM)?

僅僅“管理”內容是不夠的。 訪問正確版本的文檔或記錄的能力非常重要。 但是“相互作用的管理”是實現業務目標所需要的。

企業內容管理是用軟件系統收集和組織信息,供指定的受眾 - 企業高管,客戶等使用。既不是單一技術也不是方法,也不是流程,它是將策略,方法和工具動態的組合,也是用於整個生命周期內在捕獲,管理,存儲,保護和交付內容信息上支持關鍵組織流程的工具。

  • 捕獲,歸結為將內容輸入系統。
  • 管理,就是您在其旁邊所做的事情,因此它可以被任何人找到並使用。
  • 存儲,它意味着在您的基礎架構中找到合適的家,也許它是個正式的內容管理系統,也可能是其他信息解決方案,它總是需要有個家。
  • 保護,是指長期管護 - 如果您願意,可以歸檔 - 這也是保護它的做法之一,以便在組織將來需要它的時候,它是可用的。
  • 交付,就是在需要信息時,將信息在正確的時間,正確的位置放在正確的人手中。

文檔管理最終被歸入內容管理中,因為今天我們可以獲得的信息比以往任何時候都多,而且大多數信息都不是由我們創建的。 由於Web,拇指大小的U盤,智能手機,雲等各種來源的主流化,需要加速處理各種各樣的信息:不僅僅是更多的媒體類型,如文本不夠,就用圖像,圖像不夠,就用語音等這些文件形式,而且還包括如何結構化的組織它們 - 解決如何容易的管理 - 所有這一切都是為了這樣的目的。

結構化信息,是高度定義的信息,不僅旨在由計算機程序處理,而且能像關係數據庫中保存和處理大多數信息一樣容易,並且從業務線(line-of-business)解決方案開始切入。

非結構化信息,是沒有完全結構化定義的信息,並且很可能主要是被人類(注:是相對計算機來說)讀取和使用。 例如,考慮一般辦公應用程序 - 文字處理程序(如Word),演示程序(如Powerpoint)產生的大部分信息。

半結構化信息,是介於兩者之間的信息,如發票,採購訂單和收據,其中包含要進行計算機處理的數據,但其格式和布局首先需要識別和分類 - 通常是由人工處理,但隨着軟件工具的改進,已經開始越來越多的自動化處理。

如果不能很好的管理這些元素,很可能會導致: 實用性降低,時間損失,生產力下降,可能沒有遵守法規或公司政策,如果關鍵存儲庫損毀或自然災害發生會引發嚴重的業務中斷的風險 - 這些大家不願意看到的結果,會在您考慮內容處置和管理對業務的影響時,都變得非常重要。

有效性,效率,合規性和持續性都以不同的佔比組合在一起,為大多數組織的內容管理提供了商業案例。

相互作用的內容管理的目標是專註於制定業務或實施決策或最終結果的流程。 這些流程不是專註於創建內容,而是使用內容來幫助推動行動和決策。

示例包括髮票處理,申請處理,員工入職,應付賬款,保險索賠,患者圖表以及許可證和貸款的處理。

我們在這裏討論“相互作用的內容管理”而不是僅是“內容管理”,因為它通常需要大量的工作流配置或(和)與其他系統的集成。 但是,以內容為導向,因為有名稱上的暗示,很容易被當作“內容管理”。 出於更加形象化表述的目的,將其看作在“流程專業”和“內容專業”之間的(邊界)結合部上佔據一大片空間 - 這將是多麼寬廣的邊界,無論如何,它們是相互緊密地聯繫在一起的。

ECM是一種持續不斷髮展的戰略(策略,兵法),可以最大限度地利用您的內容。